Kiekvienoje organizacijoje sukuriami dokumentai, atspindintys įvairius jos veiklos aspektus: valdymas (planavimas, reguliavimas, kontrolė ir kt.), Būtinų išteklių (žmogiškųjų, finansinių, žaliavų, medžiagų, įrangos ir kt.) Aprūpinimas, pagrindinis, arba gamyba, veikla (prekyba, transporto paslaugos, draudimas, bankininkystė ir kt.). Kiekviena organizacija keičiasi informacija su kitomis organizacijomis ir gauna įvairius dokumentus ( verslo laiškai, sutartys, protokolai, aktai ir kt.). Siekiant, kad organizacijos veikla būtų efektyvi, ir tvarkingai bei organizuotai dirbtų su dokumentais, organizacijoje sukuriama darbo biure sistema.
Apibrėžkime terminus
Tarnybos darbo sistemoje mes suprantame organizacinių, informacinių, techninių, technologinių priemonių visumą, užtikrinančią organizacijos veiklos dokumentaciją (dokumentų kūrimą), dokumentų gavimą ar siuntimą, jų apdorojimą, saugojimą ir naudojimą.
Darbas biure yra sudėtinga sistema, todėl norint efektyviai organizuoti darbą, neužtenka sutvarkyti dokumentus į aplankus ir laikyti juos spintose ar staluose. Dokumentai turi būti susisteminti, registruoti, stebėti, kaip jie vykdomi, nustatyti jų saugojimo sąlygas, suformuoti į bylas, saugoti archyve arba sunaikinti praradus vertę ir pasibaigus norminių aktų nustatytam saugojimo terminui. Ir visa tai turi būti daroma vadovaujantis tam tikrais principais, laikantis tam tikrų taisyklių, kad bet kuriuo metu būtų galima rasti reikiamą dokumentą ir kad šis dokumentas galėtų būti naudojamas kaip teisinis pagrindas valdymo sprendimams priimti, kaip įrodymas teisme ar kitu tikslu.
Pagal apibrėžimą, įtvirtintą GOST R 51141-98 2.1 punkte „Darbas biure ir archyvavimas. Sąvokos ir apibrėžimai “, biuro darbas (valdymo dokumentacijos palaikymas) yra veiklos šaka, kuri teikia dokumentus ir organizuoja darbą su oficialiais dokumentais. Praktiškai panašus apibrėžimas yra įtvirtintas GOST R ISO 15489-1-2007 „Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Dokumentų valdymas. Bendrieji reikalavimai„: Dokumentų valdymas (įrašų valdymas) - sistemingų ir efektyvių dokumentų, skirtų organizacijoms kurti, naudoti, saugoti ir naikinti veiksmus, siekiant įrodyti verslo (valdymo) operacijų atlikimą“ (3.20 p.).
Organizacijos veiklos dokumentuojimas (dokumentų sukūrimas) yra veikla, kuria tam tikru ar kitu laipsniu užsiima praktiškai visi organizacijos darbuotojai. Darbo su dokumentais organizavimas (dokumentų apdorojimas, saugojimas, naudojimas) yra veikla, kurią atlieka specializuotas organizacijos padalinys arba, jei organizacija yra maža, darbuotojas (dokumentų tarnautojas, raštvedys), kuris veikia kaip darbo organizatorius dokumentus ar dokumentų tvarkytoją.
pastabąMūsų nuomone, galima teigti, kad organizacija turi apskaitos sistemą, jei:
|
Biuro darbo organizavimas
Jei kalbėsime apie biuro darbo organizavimą kaip veiksmų seką, kurią reikia atlikti organizacijoje, tada pirmiausia reikia sukurti atskirą padalinį (pavadinkime jį biuro darbo skyriumi) arba, esant mažai darbo eigai, paskyrimą darbuotojas, kurio pareigos apims darbo su dokumentais organizavimą ... Mažoje organizacijoje tai gali būti vadovo sekretorius, kuriam, be informacijos, dokumentinių ir organizacinių bei techninių paslaugų funkcijų, patikėtos darbo su dokumentais organizavimo funkcijos.
Sukūrus specializuotą biuro darbo padalinį - biuro darbo skyrių - atliekami keli nuoseklūs veiksmai.
1 žingsnis: biuro darbo skyriaus nuostatų ir skyriaus darbuotojų pareigybių aprašų sukūrimas ir patvirtinimas.
Tarnybos tarnybos nuostatai nustato šio padalinio statusą (jo teisinį statusą), užduotis, funkcijas, teises, atsakomybę, taip pat santykių su kitais padaliniais pobūdį.
Pareigybių aprašymai nustato visos padalinio atliekamos darbo apimties pasiskirstymą tarp darbuotojų, atsižvelgiant į jų kvalifikaciją, biuro darbų atlikimo technologijas ir jų apimtį.
2 žingsnis: darbuotojų, atsakingų už biuro darbo administravimą organizacijos struktūriniuose padaliniuose, paskyrimas.
Būtina sėkmingo darbo su dokumentais sąlyga yra darbuotojų, kurių pareigos apima biuro darbo palaikymą struktūriniuose padaliniuose, paskyrimas.
Ne kiekvienas organizacijos struktūrinis padalinys gali teigti, kad turi darbuotoją, kuris užsiims tik biuro darbu (sekretoriumi ar raštininku). Jei padalinio yra nedaug, o dokumentų apimtis taip pat nedidelė, struktūrinio padalinio kanceliarinis darbas gali būti patikėtas vienam iš padalinio darbuotojų, paprastai einantiems jauniausias specialisto pareigas. atliks apskaitos vedimo pareigas kartu su savo pareigų vykdymu. Darbuotojai, atsakingi už biuro darbo palaikymą struktūriniuose padaliniuose, skiriami organizacijos vadovo įsakymu.
3 žingsnis: organizacijos dokumentacijos (darbo biure) instrukcijų (toliau - ikimokyklinio ugdymo įstaigos instrukcijos) parengimas ir patvirtinimas.
Instrukcija ikimokyklinio ugdymo įstaigai yra pagrindinis norminis dokumentas, reglamentuojantis darbo su dokumentais tvarką ir technologiją nuo to momento, kai juos sukuria ar gauna organizacija, ir kol jie išsiunčiami korespondentams arba perduodami saugoti. Instrukcijose ikimokyklinio ugdymo įstaigai turėtų būti apibrėžti dokumentų tvarkymo procesai ir procedūros visuose jų etapuose gyvenimo ciklas... Instrukcija yra norminis organizacijos dokumentas, patvirtintas organizacijos vadovo ir yra privalomas visiems darbuotojams.
Šiuo metu vienintelis metodinis dokumentas, kuri nustato ikimokyklinio ugdymo įstaigos instrukcijų rengimo tvarką, yra metodinės rekomendacijos, kaip parengti instrukcijas darbui biure federalinėse vykdomosiose institucijose (patvirtintos 2009 m. gruodžio 23 d. Rosarkhivo įsakymu Nr. 76). Metodinės rekomendacijos yra skirtos federalinėms vykdomosioms institucijoms, tačiau šį dokumentą gali naudoti kitos institucijos, valstybinės ir nevalstybinės organizacijos, tačiau su atitinkamais pakeitimais.
Nepaisant to, kad egzistuoja metodinės rekomendacijos, instrukcijos rengėjas turi atlikti daug parengiamųjų darbų, kad pasirinktų konkrečią biuro darbo sistemos konfigūraciją, atspindinčią darbo su dokumentais ypatumus šioje konkrečioje organizacijoje.
Instrukcijų parengimas ikimokyklinio ugdymo įstaigai yra biuro valdymo skyriaus (darbuotojo, atsakingo už darbą su dokumentais) užduotis. Ikimokyklinio ugdymo įstaigos instrukcijų rengimo tikslas yra sukurti technologiją, kaip organizacijoje dirbti su dokumentais.
- Organizacijos valdymo veiklos dokumentavimo taisyklės(pagrindinių valdymo dokumentų kompleksų, įskaitant formų reikalavimus, detalių sudėtį ir jų dizainą, parengimas ir vykdymas);
- Dokumentų valdymo organizacijos taisyklės(dokumentų judėjimas jų kūrimo ir vykdymo procese, dokumentų gavimas ir siuntimas, įskaitant dokumentų registravimą, dokumentų vykdymo kontrolė, informacinių dokumentų atlikimas);
- Dokumentų saugojimo organizavimo taisyklės(įvykdytų dokumentų sisteminimas pagal bylų nomenklatūrą, bylų formavimas, bylų saugojimas, dokumentų perdavimas archyviniam saugojimui, dokumentų su pasibaigusiais saugojimo terminais sunaikinimas).
Rengiant ikimokyklinio ugdymo įstaigos instrukcijas, būtina vadovautis teisės aktų ir kitų norminių teisės aktų nuostatomis, reglamentuojančiomis dokumentaciją ir archyvavimą, organizacijos steigimo dokumentų nuostatomis, ypač chartija ar nuostatais (ji ar šiuose dokumentuose yra nustatyta vadovybės kompetencija, įtvirtinta vadovo teisė skelbti tam tikrus dokumentus), nustatyti ir analizuoti norminių teisės aktų rinkinį, administracinius dokumentus skirta įvairiems valdymo veiklos ir darbo su dokumentais organizavimo klausimams (pavyzdžiui, organizacijos nurodymas dėl atsakomybės paskirstymo tarp vadovybės arba dėl parašo teisių perdavimo, įsakymas dėl formų apskaitos, saugojimo ir naikinimo tvarkos) , organizacijos antspaudai ir antspaudai ir kt.). Šio dokumentų rinkinio identifikavimas yra būtinas ne tik analizuojant tas normas ir taisykles dirbant su dokumentais, kurie jau buvo nustatyti organizacijoje, bet ir tam, kad patvirtinus instrukcijas (ir kai kurias šių nuostatų nuostatas) dokumentai gali būti įtraukti į ikimokyklinio ugdymo įstaigos instrukcijas) gali būti paskelbtas įsakymas, kuriuo kai kurie iš šių dokumentų pripažįstami negaliojančiais.
4 žingsnis: bylų nomenklatūros sukūrimas, kuris yra pagrindas sisteminant dokumentus į bylas, formuojant bylas ir atliekant informacijos paieškos dokumentus.
Bylų nomenklatūra yra susistemintas organizacijoje sugeneruotų bylų antraščių sąrašas, nurodant jų saugojimo laiką. Bylų nomenklatūra būtina norint kokybiškai suformuoti organizacijos dokumentinį fondą. Dokumentinį organizacijos fondą sudaro jos veikloje suformuoti dokumentai, sukurti organizacijoje ir gauti iš kitų organizacijų. Bylų nomenklatūra leidžia suformuoti dokumentus į bylas taip, kad ateityje galėtumėte efektyviai ieškoti dokumentų, jei jų prireiks. Be to, bylų nomenklatūra atlieka dar vieną svarbią funkciją - nustato dokumentų saugojimo terminus.
Kuriant bylų nomenklatūrą, be raštinės darbo skyriaus, dalyvauja visi organizacijos struktūriniai padaliniai. Tiksliau, iš pradžių organizacijos struktūriniai padaliniai kuria padalinių bylų nomenklatūrą, tada raštinės-darbo skyrius formuoja vadinamąją konsoliduotą bylų nomenklatūrą, t.y. organizacijos reikalų nomenklatūra. Bylų nomenklatūrą geriau pradėti taikyti nuo einamųjų metų sausio 1 d., Nes biuro darbas organizacijose atliekamas kasmet.
Bylų nomenklatūra yra pagrindas organizuoti dokumentus ir organizuoti jų vėlesnį saugojimą prieš perkeldami juos į organizacijos archyvą ar sunaikinus pasibaigus nustatytiems saugojimo laikotarpiams.
Kadangi parengti ikimokyklinio ugdymo įstaigos instrukcijas yra gana sudėtinga užduotis, ir pirmą kartą galbūt negausite visais atžvilgiais patenkinamos instrukcijos versijos, galite rekomenduoti pirmiausia parengti ir patvirtinti laikinosios ikimokyklinio ugdymo įstaigos instrukcijos. Darbas su laikina instrukcija leis jums patikrinti jo nuostatas, nustatyti trūkumus, o atitinkamai peržiūrėjus, ikimokyklinio ugdymo įstaigos instrukcija gali būti patvirtinta kaip nuolatinė.
Įmonė yra sudėtingas mechanizmas, reikalaujantis kontroliuoti kiekvieną jos sektorių. Įrašų tvarkymas yra svarbi organizacijos valdymo dalis. Be šios procedūros įmonėje kils painiavos ir chaosas, bus neįmanoma rasti reikiamų dokumentų, pateikti juos reguliavimo institucijoms ir tinkamai saugoti.
Norėdami tinkamai valdyti verslą, turite susipažinti su šio proceso pagrindais. Šie pagrindai leis jums suprasti, susisteminti duomenis. Ką reikia žinoti pradedančiajam, kuris tik pradeda dirbti biure? Dažnai šios pareigos perduodamos sekretoriui, net neturint specialaus išsilavinimo. Manoma, kad įsisavinti šiuos įgūdžius nėra sunku, tačiau iš tikrųjų ši sritis turi daug niuansų, aspektų, kurių svarbu nepraleisti.
Biuro darbo organizavimo pagrindai prasideda nuo bylų nomenklatūros koncepcijos. Tai yra visų įmonės turimų dokumentų sąrašas. Sudėtinga sistema su daugybe pasekmių - taip galima apibūdinti šią koncepciją. Kiekvienai krypčiai priskiriamas atskiras kodas, kad būtų lengviau rasti norimą dokumentą.
Nomenklatūra leidžia archyvuoti medžiagą, sukurti vieningą sistemą. Kad būtų lengviau apdoroti informaciją, sukuriama lentelė, kurioje įvedami dokumento kodai, vieta archyve ir saugojimo laikotarpis.
Patyrę sekretoriai rekomenduoja sugrupuoti dokumentus pagal tipą. Yra daug dokumentų rūšių. Sąrašas priklauso nuo gamybos specifikos, įmonės funkcijų, darbo krypties. Bet yra universalūs dokumentai, kurį galima rasti tiek valstybinėse, tiek privačiose įmonėse.
Jie apima:
- gaunamos - tokios medžiagos, kurios patenka į organizaciją iš išorės;
- išeinantis - siunčiamas įmonės vardu kitiems asmenims (įskaitant laiškus, atsakymus ir pan.);
- vidiniai - dokumentai, reguliuojantys vidinį įmonės darbą (nuostatai, įsakymai, įsakymai ir kt.).
Sekretorius kiekvieną veislę laiko atskirai. Tam pradedamas individualus žurnalas, kuriame įrašoma viskas, kas susiję su konkrečiu dokumentu.
Jei, pavyzdžiui, medžiaga buvo išduota vienam iš darbuotojų, žurnale turi būti nurodyta, kas tai yra, atsakingo asmens parašas ir šio dokumento kopija.
Darbas biure - tai ne tik pažįstamų dokumentų apskaita. Taip pat registruojamas raktų perdavimo, skambučių priėmimo, atvykimo į darbą laikas ir kt. svarbius dokumentus tai gali padaryti įmonės „gyvenimą“ geresnį ir produktyvesnį.
Kitas svarbus punktas dokumentų srauto pagrindai - Reglamento dėl konkrečios organizacijos dokumentų srauto sudarymas. Šis pagrindinis dokumentas yra sukurtas kartu su įmonės direktoriumi ir atspindi visus verslo niuansus.
Kas turėtų būti rodoma pareiškime:
- dokumentų rengimo taisyklės;
- jo perdavimo ir šalinimo tvarka;
- archyvavimo procedūra ir kt.
Tai leis jums sutvarkyti reikalus ir neleisti prarasti svarbios medžiagos, padės greitai rasti tai, ko jums reikia, ir sekti bet kokius dokumento „judesius“.
Specialistui sekretoriui svarbu išsiaiškinti, kokiais atvejais antspaudas ar antspaudas dedamas ant dokumento. Čia viskas paprasta - antspaudas uždedamas ant siunčiamų blankų, o vidiniai dokumentai patvirtinami vadovo parašu. Įeinančios medžiagos, peržiūrėtos vadovo, taip pat yra sertifikuotos antspaudu.
Antspaudas yra pagalbinė priemonė, padedanti sekretoriui vertinti informaciją, tačiau ji neturi teisinės galios.
Darbo biure organizavimo taisyklės
Kad įmonėje vyraujančiai tvarkai ir darbo procesams netrukdytų dokumentai, turėtumėte įsisavinti darbo biure organizavimo taisykles. Jie padės jums nuspręsti, kaip tinkamai sekti gaunamus ir siunčiamus dokumentus, tiekėjų ir klientų korteles, skambučių žurnalus ir kitą svarbią dokumentaciją.
Galima išskirti šiuos pagrindinius dalykus:
- Pageidautina įvesti kompiuterizuotą biuro darbo organizavimą. Tai reiškia, kad galima naudoti specialią programą, kuri pati organizuoja informaciją, priskiria kodus ir archyvuoja duomenis. Tačiau tuo pačiu metu neturėtumėte išmesti popieriaus laikiklio.
- Taip pat geriau užpildyti dokumentus kompiuteryje. Kad ir kokia graži rašysena būtų juos užpildžiusio žmogaus, bet atspausdintas tipas sukurs tvarkingą įspūdį.
- Darbuotojai turi būti apmokyti būti atsakingi ir gerbti dokumentus.
- Svarbius laiškus reikia siųsti tik su „gyvu“ antspaudu, o ne kopija.
- El. Paštas, nors ir greitas būdas siųsti dokumentus, ne visada yra veiksmingas. Taip yra todėl, kad sekretorė dažnai pirmiausia peržiūri informaciją ir nusprendžia, ką spausdinti ir perduoti vadovui. Dėl šios priežasties kai kurie duomenys tiesiog nepasiekia adresato.
- Visada turėtumėte atsakyti į verslo el. Atsakymas į skubų laišką turi būti parašytas per 24 valandas, likusieji - per savaitę. tai svarbi taisyklė verslo etika, kurios įgyvendinimas apibūdins įmonę iš geriausios pusės.
Tai tik pagrindinis pagrindinių biuro darbo organizavimo taisyklių sąrašas. Kiekviena įmonė gali sukurti savo individualias taisykles, atsižvelgdama į gamybos specifiką, darbuotojų skaičių ir kt.
Biuro darbo taisyklės ir darbo eiga organizacijoje
Darbas biure yra glaudžiai susijęs su „darbo eigos“ sąvoka. Pastarasis yra dokumentų judėjimas įmonėje nuo jų sukūrimo ar gavimo momento, kol jie išsiunčiami kitiems, pateikiami archyve ar perdirbami.
Kryptį šioje srityje lemia biuro darbo taisyklės ir darbo eiga organizacijoje:
- Dokumentus galima surašyti specialioje formoje, paprastame A4 formato lape elektroniniu formatu.
- Turi būti nurodyti visi rekvizitai, uždėti antspaudai, taip pat vadovo parašas.
- Kuriant elektroninį dokumentą svarbu jį užpildyti pagal esamą šabloną.
- Turi būti sukurta bylų nomenklatūra. Be jo nebus įmanoma greitai sekti reikiamo dokumento.
- Dokumentai turi būti perkelti į archyvą. Svarbūs saugomi daugiau nei 10 metų, mažiau svarbūs - iki 10 metų.
- Bylos gali būti išduotos prieš darbuotojų parašą tam tikrą laikotarpį, pasibaigus jo galiojimui, dokumentai turi būti vėl grąžinti sekretoriui. Šis judėjimas turi būti rodomas specialiame žurnale.
- Retais atvejais originalus dokumentas gali būti pašalintas iš bylos. Bet tada reikia pridėti kopiją.
Pagrindiniai reikalavimai biuro darbo organizavimui
Be taisyklių, taip pat yra pagrindiniai biuro darbo organizavimo reikalavimai.
Jie susideda iš šių pagrindinių aspektų:
- turėtų būti saugomi gaunamų, siunčiamų ir vidinių dokumentų įrašai;
- operacinei organizacijai Kompiuterinės technologijos, pašto komunikacija ir kitos techninės galimybės, kurios leis greičiau pristatyti informaciją adresatui;
- kiekvienas dokumentas turi būti iš pradžių apdorotas, užregistruotas, iš anksto apsvarstytas, patvirtintas vadovo, tada perduodamas atlikėjams ir pateikiamas bylai;
- registracija turi būti atlikta laiku (priėmimo dieną, terminas- kitą dieną);
- turi būti sudarytas atvejų sąrašas;
- idealus variantas yra dokumento kopija elektronine forma. Elektroninis dokumentų valdymas labai supaprastins informacijos registravimą, apdorojimą, perdavimą ir archyvavimą.
Kaip ir kitose įmonės „gyvenimo“ srityse, turite rimtai žiūrėti į darbą biure, laiku užpildyti korteles ir žurnalus, atidžiai ir atidžiai tvarkyti dokumentus.
Dokumentų saugojimas organizacijos biuro darbe
Dokumentų saugojimas organizacijos biure yra svarbus ir būtinas etapas... Be jo nebus įmanoma greitai rasti reikiamo dokumento arba jo gali būti nerasta. Tai priešpaskutinis žingsnis prieš šalinant dokumentus. Informacija archyve gali būti saugoma dešimtis metų, todėl ji turėtų būti tinkamai suformatuota.
Pirmiausia reikia susisteminti informaciją ir suformuoti atvejus. Po to sukuriama bylų nomenklatūra, apimanti visus įmonėje esančius dokumentus. Jis laikomas biuro biure. Paprastai už jos formavimą ir išsaugojimą atsakingas sekretorius ar kitas asmuo, kuriam patikėtos raštininko pareigos.
Baigtos bylos perkeliamos į archyvą. Tačiau pirmiausia jie kaupia dėžutes, kad jas klasifikuotų pagal galiojimo laiką.
Kai tam tikro dokumento galiojimo laikas baigiasi, jis pašalinamas. Tai taip pat nėra lengva padaryti. Pirmiausia surašomas arešto aktas, jį turi pasirašyti vadovas, kad staiga nebūtų disponuojama jam svarbiu dokumentu.
Apytikslės instrukcijos biuro darbui organizacijoje
Kiekviena organizacija turi parengti ir patvirtinti individualią darbo biure instrukciją organizacijoje. Joje esantys elementai gali skirtis priklausomai nuo įmonės krypties. Tačiau galite pateikti apytikslę standartinę instrukciją, kuri gali tapti šablonu kuriant savo versiją.
Pradėkite nuo „antraštės“, kurioje turėtumėte nurodyti instrukciją patvirtinusio asmens datą, dokumento numerį ir duomenis. Tada jie eina " Bendrosios nuostatos».
1. Bendrosios nuostatos
1.1 Sukurta tipinė instrukcija, skirta užtikrinti dokumentų srautą įmonėje, padidinti efektyvumą ir normalizuoti gamybos, finansinius ir kitus procesus.
1.2 Dokumentas taikomas visų tipų dokumentų organizavimui, nesvarbu, kokioje laikmenoje jie pateikiami.
1.3 Įmonės vadovybės tikslas - pagerinti biuro darbo organizavimą, įdiegiant techninę ir programinę įrangą.
2. Dokumentų srauto organizavimo ir darbo biure reikalavimai
2.1. Sukurti bylų nomenklatūrą ir kiekvienam atvejui priskirti unikalų numerį.
2.2 Kiekvieno dokumento svarstymas, analizė, informacijos sisteminimas.
2.3 Privalomas atsakymas į verslo laiškus verslo etikos pagrindu.
2.4 Laiku registruoti bylas, jas perkelti į archyvą ir ilgainiui sunaikinti.
3. Kai kurių tipų dokumentų dizaino ypatybės
3.1 Įsakymai ir įsakymai perteikia reguliavimo pobūdžio sprendimus ir juos patvirtina įmonės vadovas arba padalinių vadovai.
3.2 Dokumentai yra atspausdinti ant specialios formos ir turi turėti pavadinimą, pasirašymo datą, numerį.
3.3 Į reglamentą įtrauktos taisyklės, kurių reikia laikytis įmonės veiklai
3.4 Protokolą sudaro pastabos, padarytos susirinkimo, susirinkimo metu
3.5 Tarnybos laiškai turi būti susisteminti ir įrašyti į specialų žurnalą.
4. Dokumentų priėmimas ir tvarkymas
4.1 Visi įmonės sukurti ar gauti dokumentai iš pradžių apdorojami, iš pradžių peržiūrimi, registruojami, pateikiami svarstyti vadovybei, o paskui - vykdytojams.
4.2 Jei dokumentas nėra skirtas konkrečiai vadovybei, o nurodytas įmonės pavadinime, sekretorius pirmiausia jį išnagrinėja ir tik po to perduoda direktoriui svarstyti.
4.3 Jei dokumentas patenka į elektroninę laikmeną, prie jo turi būti pridėtas motyvacinis laiškas su dokumente parašytu tekstu.
5. Failų saugojimo organizavimas
5.1 Nuo bylos sukūrimo ar perdavimo įmonei iki jos pateikimo archyvui ji saugoma biurų valdymo skyriuje.
5.2 Įmonės vadovas ir padalinių vadovai yra atsakingi už informacijos saugumą.
5.3 Bylos išduodamos tik gavus tam tikrą laikotarpį.
5.4 Pasibaigus saugojimo laikotarpiui, failai perkeliami į archyvą.
Instrukciją galite papildyti dokumentų formų šablonais.
Ne paslapties biuro darbo organizavimas
Dažniausiai jie susiduria su neslaptų biuro darbų organizavimu. Ši atsakomybė tenka sekretoriui arba biuro vadovui.
Dėl to, kad medžiagos nėra klasifikuojamos, tokio proceso organizavimas yra labai panašus į standartinį.
Veiksmų algoritmas bus toks:
- gauti ar parengti dokumentą;
- vadovybės apdorojimas ir peržiūra;
- perdavimas atlikėjams;
- saugoti dokumentą ir perkelti jį į archyvą.
Asmenų, galinčių tam tikrą laiką pasiskolinti dokumentus, prieiga neribojama.
Slaptų biuro darbų organizavimas
Sunkiau organizuoti slaptą biuro darbą. Tokiu atveju informacija yra iš dalies ar visiškai uždaryta pašaliniams asmenims, todėl būtina nedelsiant aiškiai atskirti, kas gali susipažinti su dokumentais.
Taip pat turite atkreipti dėmesį į šiuos niuansus:
- turėtų būti sukurta komisija procesui kontroliuoti;
- visi teisingo paprastos dokumentacijos organizavimo taškai šiuo atveju turėtų būti, bet labiau pažengę;
- speciali kontrolė duomenų perdavimo metu (naudojant paštą, internetą, telefoną ir pan.);
- tokiai informacijai saugoti turėtų būti paruošta speciali patalpa su seifais ir ugniai atspariomis spintelėmis;
- dokumentacija išduodama patalpoje su specialiu langu išduoti arba užtvara, kuri ribos erdvę;
- įėjimo durys turi būti su užraktais ir gerai užrakintos;
- pati patalpa turi turėti visas priemones, jei reikia, evakuoti dokumentus;
- iš patalpų, kuriose planuojama saugoti slaptą informaciją, turi būti antras raktų rinkinys;
- apsaugos sistema padės išvengti svarbių medžiagų vagysčių.
Darbo biure federalinėse įstaigose organizavimo taisyklės
Biuro darbo organizavimo federalinėse įstaigose taisyklės yra pagrįstos įstatymais, dekretais ir Rusijos Federacijos Vyriausybės įsakymais. Todėl jie yra aiškiai apibrėžti ir atsispindi standartinėje darbo biure instrukcijoje.
Šios taisyklės yra labai panašios į kitas panašias darbo eigos organizavimo įmonėje taisykles.
Tačiau taip pat yra keletas specifinių niuansų, į kuriuos reikia atkreipti dėmesį:
- Dokumentų cirkuliacija neįmanoma be federalinio organo, valdymo organų ir įmonės administracijos sąveikos.
- Dokumentus turi pasirašyti federalinės institucijos vadovas arba jo pavaduotojas.
- Patvirtinimas yra privalomas dokumentų srauto organizavimo etapas.
- Dokumentai turi būti registruojami gavimo arba pasirašymo dieną.
- Kuriamos specialios paieškos sistemos norimam dokumentui rasti.
- Jei jums reikia pakeisti dokumento vykdymo laiką, galite parašyti įsakymą, adresuotą federalinės institucijos vadovui.
- Įvykdžius dokumentą, jis pašalinamas iš valdymo. Tai taip pat galima padaryti prieš jo vykdymą, tačiau tik gavus federalinės valdžios leidimą.
- Federalinio organo reikalų nomenklatūrą sudaro padalinio reikalų nomenklatūra ir suvestinė nomenklatūra.
- Bylų formavimas yra decentralizuotas kiekviename atskirame padalinyje.
Visais kitais atžvilgiais dokumentų valdymo principai yra labai panašūs.
Biuro darbo organizavimas piliečių prašymu
Piliečiai dažnai kreipiasi pagalbos į valstybės institucijas. Tokius apeliacijas taip pat reikia sisteminti ir koreguoti biuro darbo organizavimą šioje srityje.
Piliečiai dažniau kreipiasi raštu.
Tada veiksmų tvarka bus tokia:
- raštiško prašymo gavimas;
- jo svarstymas;
- asmeninio piliečių priėmimo organizavimas;
- įsipareigojimų piliečiams vykdymo kontrolė.
Rašytinis prašymas turi būti užregistruotas per 3 dienas. Data ir registracijos numeris yra pažymėti dokumente.
Organizaciją geriau organizuoti tiek naudojant korteles, tiek naudojant kompiuterines technologijas.
Jei apeliaciniame skunde yra klausimų, kurie nepriklauso vykdomosios valdžios kompetencijai, tada per savaitę turite jį nukreipti į paskirties vietą.
Rašytinį atsakymą turi pasirašyti vykdomoji institucija.
Yra tokių priežasčių, dėl kurių negalite atsakyti piliečiui:
- jei tiraže buvo vartojama nešvanki kalba;
- nėra siuntėjo atsiliepimų;
- tekstas neįskaitomas;
- paaiškinime yra įslaptintos informacijos.
Tokių laiškų pagrindu formuojamos bylos.
Šiuolaikinio biuro darbo organizavimas, naujas darbas biure
Šiuolaikinio biuro darbo organizavimas nestovi vietoje. Nuolatinis vystymasis šioje srityje yra raktas į „sveiką“ įmonės funkcionavimą. Naujų formų, formų, dokumentų, naujų registravimo, perdavimo ir saugojimo taisyklių atsiradimas Atsakingas asmuo nuolat tobulėti, mokytis naujų dalykų.
Kas naujo biuro darbe Praeitais metais? Pagrindinė naujovė - nuo 2018 m. Liepos 1 d. Įvedamas naujas organizacinių ir administracinių dokumentų vykdymo standartas. Visų pirma ji palietė svarbią šriftų naudojimo temą rengiant dokumentus. Taigi anksčiau buvo galima naudoti tik „Times New Roman“, „Arial“, „Verdana“ ar „Calibri“. Naujasis standartas leidžia bet kokius nemokamus šriftus. Jų dydis: 12, 13, 14.
Jei reikia užpildyti lentelę, turėtumėte naudoti mažesnius šriftus.
Be to, naujame dokumente atsirado naujų detalių:
- struktūrinio padalinio pavadinimas;
- nurodomas dokumento autorius;
- prieigos apribojimo ženklas (jei yra);
- Elektroninis parašas.
Atsirado nemažai naujų formų ir programinė įranga, kurio tikslas - padėti sekretoriui susidoroti su užduotimi.
Biuro darbo organizavimas ir valdymas įmonėje yra prioritetinė užduotis. Toks duomenų sisteminimas, apdorojimas ir saugojimas reikalauja daug pastangų ir pinigų. Tačiau šiuolaikinės technologijos labai supaprastina specialistų darbą. Dabar vienu spustelėjimu galite sužinoti apie dokumento būseną, jo saugojimo vietą ir naudojimo laiką dokumentų apyvartoje.
"Personalo pareigūnas. Personalo apskaitos vedimas", 2013, N 5
VERSLO GAMYBOS ORGANIZAVIMAS MAŽOJE ĮMONĖJE
Straipsnyje aprašoma, kaip pradėti tvarkyti dokumentus naujai atidarytame smulkiajame versle. Autorius pateikia veiksmų planą, apytikslius nurodymus dirbti biure ir reikalingų dokumentų formas.
Rusijoje kasmet atsidaro nemažai smulkių įmonių. Taigi 2012 m. Verslininkų skaičius Rusijoje padidėjo 37%, daugiausia dėl naujai atidarytų mažų įmonių. Ar šiose įmonėse yra tarnautojų, personalo skyriaus darbuotojų? Gerai, jei yra vienas asmuo, bet greičiausiai iš pradžių šios funkcijos yra patikėtos sekretoriui. Kaip sukurti biuro darbo sistemą? Pagrindiniai biuro darbo uždaviniai yra įmonės valdymo, gamybos ir kitos veiklos atspindėjimas atitinkamuose dokumentuose ir racionalaus dokumentų naudojimo įmonės verslo praktikoje užtikrinimas.
Dokumentai nustato gamybos santykius, kurie vystosi tiek įmonės viduje, tiek su kitomis organizacijomis. Be to, dokumentai dažnai yra rašytinis įrodymas kilus nuosavybės, darbo ir kitiems ginčams, kuriuos nagrinėja civiliniai, arbitražo ir arbitražo teismai.
Dirbant su dokumentais, būtina vadovautis Rusijos Federacijos norminiais aktais, kurie numato dokumentų rengimą pagal tam tikras taisykles, tvarkant bylų nomenklatūrą (sąrašą), kuriant organizacijos archyvą, siekiant užtikrinti dokumentų saugumą. vertingiausi dokumentai.
Darbas su dokumentais turėtų būti vykdomas tokia nusistovėjusia tvarka, kad darbuotojams nereikėtų blaškytis nuo pagrindinių įmonės gamybos tikslų.
Jei darbas biure egzistuoja tik dėl biuro darbo, tai yra tas pats kraštutinumas, kaip ir visiško darbo su dokumentais sistemos nebuvimas. Galimybė yra pagrindinis biuro darbo organizavimo principas ir dokumentų srauto būklės vertinimo kriterijus. Nesvarbu, kaip biure dirbama jūsų įmonėje - tradiciniu būdu ar šiuolaikinio elektroninio mainų pagrindu elektroninius dokumentus bet kokiu atveju dokumentacija ir darbas su dokumentais turėtų būti atliekamas pagal nustatytas taisykles.
Mažoje įmonėje, ypač jos kūrimo laikotarpiu ir pirmaisiais veiklos metais, dažniausiai nėra struktūrinio padalinio, kuris būtų užsiėmęs biuro darbų valdymu. Šios funkcijos paprastai priskiriamos įmonės vadovo sekretoriui ar padėjėjui. Praktika rodo, kad, pradėję vykdyti savo pareigas, šie darbuotojai mano, kad būtina parengti apytikslį darbo planą biuro darbui atlikti, atsižvelgiant į konkrečios įmonės specifiką. Toks įmonės vadovo patvirtintas planas leidžia efektyviai organizuoti darbą, ypač naujai įsteigtose įmonėse ar įmonėse, kuriose nebuvo skiriamas tinkamas dėmesys biuro darbo valdymui ir būtina sutvarkyti dokumentus per trumpą laiką. laikas. Darbo planas, skirtas smulkiam verslui pagerinti biure, gali atrodyti taip.
Pavyzdinis pavyzdys
UAB „Maxima“ PATVIRTINTA
Direktorius
PLANAS UAB „Maxima“
tobulinimo darbai Parašas D.I.Guryanov
biuro darbas UAB „Maxima“ 00.00.2013
|
1. Dokumentacija |
|
|
Pagrindinių įmonės dokumentų tipų, kurių reikia, nustatymas jo darbai. Sumažinti ir pašalinti iš apyvartos nereikalingus ir pasenusius dokumentų rūšys |
|
|
Pagrindinių dokumentų tipų užbaigimas |
|
|
Dviejų tipų blankų (firminių ir bendrųjų blankų) kūrimas |
|
|
Pagrindinių įmonės dokumentų tipų pavyzdžių rinkmenos sudarymas |
|
|
Įmonės darbuotojų mokymas dėl dokumentų tvarkymo taisyklių naudojant surinktus pavyzdžius |
|
|
2. Darbo su dokumentais organizavimas |
|
|
Bylų nomenklatūros sudarymas |
|
|
Dokumentų aplankų registravimas viena forma |
|
|
Dokumentų registravimo, perdavimo ir saugojimo tvarkos nustatymas |
|
|
Įvesta vieninga dokumentų vykdymo kontrolės tvarka |
|
|
Dokumentų, kuriuos turi patvirtinti vadovas, sąrašo sudarymas |
|
|
Dokumentų, kurių nereikia registruoti, sąrašo sudarymas |
|
|
Darbo biure instrukcijų kūrimas |
|
|
Įvedamos vienodos darbo su dokumentais, sudarančiais dokumentus, taisyklės prekybos paslaptis |
Direktoriaus pavaduotojas E. K. Lipinas
Svarbų vaidmenį organizuojant darbą su dokumentais gali atlikti biuro darbo instrukcija, parengta atsižvelgiant į konkrečios įmonės specifiką.
Pavyzdinis pavyzdys
UAB „Maliy kadr“ PATVIRTINTA
Generalinis vadybininkas
INSTRUKCIJOS Parašas V.I.Draginas
dėl biuro darbo 00.00.2013
1. Bendrosios nuostatos
1.1. Ši instrukcija nustato vieningą dokumentų rengimo ir kokybiško vykdymo sistemą, racionalaus jų apskaitos organizavimo, paieškos, vykdymo ir saugojimo UAB „Maly Kadr“ taisykles.
1.2. Instrukcijos reikalavimų laikymasis yra privalomas visiems CJSC „Maliy kadr“ darbuotojams.
1.3. Instrukcija buvo sukurta atsižvelgiant į naudojimą visuose CJSC „Malyi kadr“ padaliniuose automatizuota sistema„XXXXX“, skirtas dokumentams rengti, jų registravimui, vykdymo kontrolei naudojant asmeninius kompiuterius.
1.4. Metodines biuro darbo organizavimo gaires ir Instrukcijos reikalavimų laikymosi kontrolę vykdo CJSC „Malyi Kadr“ generalinio direktoriaus sekretorius.
1.5. ZAO „Malyi kadr“ aprūpinimą įranga ir priemonėmis, reikiamomis formomis, antspaudais ir kanceliarinėmis prekėmis atlieka administracinis skyrius.
1.6. Informacinių technologijų sektorius teikia kompiuterines paslaugas biuro operacijoms.
1.7. Atsakomybė už biuro darbo organizavimą ir instrukcijose nustatytų taisyklių laikymąsi skyriuose tenka CJSC „Maly Kadr“ direktoriams, kurie prižiūri atitinkamus skyrius.
Direktoriai privalo:
Atsižvelkite į visus dokumentus jų gavimo dieną;
Reikalauti iš vykdytojų laiku ir kokybiškai vykdyti dokumentus ir užsakymus;
Praneškite laiku generaliniam direktoriui dėl būtinybės pakeisti anksčiau nustatytą dokumentų įforminimo terminą;
Imkitės priemonių, kad sumažintumėte oficialų susirašinėjimą, ypač vidaus, neleiskite susirašinėti tokiais klausimais, kuriuos galima išspręsti asmeniniu bendravimu ar telefonu;
Supažindinti naujai samdomus darbuotojus su šia instrukcija nustatyta darbo su dokumentais tvarka.
2. Įeinančių dokumentų priėmimas, registravimas ir svarstymas
2.1. Gaunamos korespondencijos priėmimą atlieka administracinio skyriaus vedėjo padėjėjas, o jo pristatymo teisingumas ir priedų buvimas yra tikrinami.
Visa korespondencija yra atidaryta, išskyrus korespondenciją, pažymėtą „Asmeniškai“, kuri pristatoma tiesiai adresatui.
2.2. Priimta korespondencija perduodama direktoratui tolesniam apdorojimui ir pranešama generaliniam direktoriui ar direktoriams, jei dokumente išdėstytas problemos sprendimas priklauso jų kompetencijai.
2.3. Dokumentų registracija vykdoma centralizuotai direkcijoje, įvedant duomenis į kompiuterį (gautų dokumentų registre).
2.4. Ant gautų dokumentų apatinėje priekinės dokumento pusės dalyje yra antspaudas su UAB „Maliy Kadr“ pavadinimu ir dokumento gavimo data bei serijos numeriu (nuo metai).
2.5. Jei prie gauto dokumento yra priedas, tada prie gaunamo numerio padaromas atitinkamas ženklas: „+ priedas 2 puslapiuose“.
2.6. Dokumento registraciją vieną kartą atlieka generalinio direktoriaus sekretorius.
2.7. Po registracijos gaunami dokumentai pateikiami generaliniam direktoriui svarstyti. Jei reikia išsamiai išnagrinėti šį klausimą, sekretorius parengia papildomos informacinės medžiagos. Jei gaunamas atsakymo laiškas, prie jo pridedamas iniciatyvinis laiškas.
2.8. Generaliniam direktoriui apsvarsčius dokumentą, pateikiama rezoliucija, kurios turinys (rangovas, terminas) įrašomas į gautų dokumentų registrą.
2.9. Ne vėliau kaip iki rezoliucijoje nurodyto termino, vykdytojas yra įpareigotas direktoratui pateikti informaciją apie dokumento vykdymą, nurodydamas įvykdymo datą ir bylos, kurioje jis saugomas, numerį. Rengiant atsakymo dokumentą, nurodoma data, dokumento numeris ir bylos, kurioje jis buvo pateiktas, numeris.
2.10. Pirmame įvykdyto dokumento lape apatiniame kairiajame kampe vykdytojas pažymi „N atveju“, taip pat pažymi, kada ir kaip problema buvo išspręsta, patvirtina parašu ir nurodo datą. Tada dokumentas įrašomas į atitinkamą failą.
2.11. Užpildyti dokumentai ir laiškų-atsakymų kopijos turi būti pateikti bylose ne vėliau kaip kitą dieną po jų įvykdymo ar atsakymo išsiuntimo.
2.12. Vykdomi dokumentai vykdytojai saugo įsakymą, neįskaitant jų praradimo. Praradus dokumentą, vykdytojas nedelsdamas apie tai praneša direktoriui kuratoriui ir generalinio direktoriaus sekretoriui.
3. Dokumentų vykdymo kontrolė
3.1. UAB „Malyi Kadr“ yra nustatyta dokumentų ir vadovybės nurodymų vykdymo per nustatytus terminus kontrolė.
3.2. ZAO generalinis direktorius Malyi Kadr turi teisę kontroliuoti dokumentus.
3.3. Terminų kontrolė patikėta generalinio direktoriaus sekretoriui. Vadovauja direktoriai mėginių ėmimo kontrolė dėl generalinio direktoriaus nurodymų vykdymo esmės.
3.4. Ant dokumentų, paimtų kontroliuoti, antspaudas „Kontrolė“ dedamas ant kairės paraštės šalia antraštės. Visą informaciją apie šiuos dokumentus audito žurnale įrašo generalinio direktoriaus sekretorius.
3.5. Užduotis pašalinama iš kontrolės tik gavus generalinio direktoriaus arba laikino direktoriaus pavaduotojo leidimą.
3.6. Per terminas rezoliucijoje iškeltų klausimų įgyvendinimas turi būti visiškai išspręstas.
Jei į dokumentą reikia atsakyti raštu, dokumentas laikomas įvykdytu išsiuntus atsakymą į paskirties vietą.
Papildomų prašymų siuntimas vykdant dokumentą nesudaro pagrindo manyti, kad jis įvykdytas.
3.7. Rangovas privalo generalinio direktoriaus sekretoriui tiksliai atsakyti į visus klausimus, susijusius su dokumentų vykdymu.
3.8. Informaciją apie kontrolės užduoties vykdymą direktoratas turi gauti ne vėliau kaip įvykdymo dieną, kad galėtų įvesti informaciją į audito žurnalą ir pašalinti dokumentą iš kontrolės.
3.9. Jei dokumentas nėra įvykdytas laiku, rangovas privalo pateikti informaciją apie vėlavimo priežastį iki termino pabaigos. Už dokumento (įsakymo) nevykdymą atsako vykdytojas ir už šį departamentą atsakingas direktorius.
3.10. Apie dokumento įvykdymo termino pakeitimą, dėl kurio buvo susitarta su generaliniu direktoriumi, reikia pranešti sekretoriui, kuris naują terminą įrašo į audito žurnalą.
3.11. Dokumentams vykdyti nustatomos standartinės ir individualios sąlygos.
Individualų terminą galima nustatyti dokumento tekste arba nustatyti UAB „Maly Kadr“ vadovybė. Nustatant terminą, būtina atsižvelgti į dokumente esančių klausimų sudėtingumą.
Jei terminas nenurodytas dokumente ar vadovybės nutarime, dokumentas turi būti įvykdytas per 5 dienas.
Terminas skaičiuojamas darbo dienomis nuo kitos dienos po vadovybės sprendimo.
3.12. Tais atvejais, kai dokumento parengimas patikėtas keliems atlikėjams, viza arba bendrai atlikėjų pastabos pateikiamos per dvi darbo dienas nuo pagrindinio atlikėjo gauto parengto dokumento projekto.
4. Oficialių dokumentų rengimo ir įforminimo tvarka
4.1. Dokumentai surašyti pagal exA byloje esančius UAB „Maliy kadr“ dokumentų pavyzdžius. doc.
4.2. CJSC „Maly Kadr“ dokumentai įgyja teisinę galią tik nuo to momento, kai juos pasirašo arba patvirtina generalinis direktorius, o jam nesant - pavaduotojas.
4.3. Patvirtinimo antspaudas dedamas pirmojo dokumento lapo viršutiniame dešiniajame kampe.
Patvirtinimo antspaudo elementai yra šie:
Žodis „PATVIRTINTAS“;
Dokumentą patvirtinusio asmens pareigos;
Asmeninis parašas ir jo iššifravimas;
Patvirtinimo data.
Užsakymų ir užsakymų rengimas ir vykdymas.
4.4. Įsakymas yra teisės aktas, kurį išleido CJSC „Maly Kadr“ generalinis direktorius arba, jo nesant, jo pavaduotojas. Įsakymas išduodamas siekiant išspręsti pagrindines užduotis, su kuriomis susiduria UAB „Malyi kadr“. Generalinis direktorius įsakymu nustato pagrindines užduotis darbuotojams, nurodo būdus, kaip išspręsti svarbiausius klausimus.
4.5. Užsakymai yra dokumentai, susiję su konkrečia vienkartine byla, ir išleidžiami daugiausia dėl veiklos klausimų. Tiek generalinis direktorius, tiek direktoriai turi teisę pasirašyti įsakymus.
4.6. Užsakymai ir užsakymai spausdinami ant įprastų UAB „Malyi Kadr“ formų. Šių dokumentų tekstus sudaro dvi dalys: įvadinė ir administracinė.
Įvadinėje dalyje nurodomos dokumento paskelbimo priežastys.
Administracinė dalis prasideda žodžiais „Aš užsisakau“ (užsakyme) ir „Siūlyti“ (užsakyme).
4.7. Administracinėje dalyje turėtų būti nurodytos konkrečios užduotys, nurodymai ar veikla, nurodant vykdytojus ir terminus.
4.8. Įsakymo projektas ir nurodymai derinami su advokatu, o vykdymo atžvilgiu - su generalinio direktoriaus sekretoriumi.
4.9. Užsakymų ir užsakymų registracija vykdoma Direkcijoje.
4.10. Įjungta išvirkščia pusė peržiūrai pateikiamas įsakymo lapas, nurodymas, sąrašas asmenų, kurie šalia savo pavardės uždeda parašą ir datą.
4.11. Pirmieji įsakymų ir įsakymų egzemplioriai suformuojami atitinkamose direktoriaus bylose, antrieji sekretorius paskelbia skelbimų lentoje, kad susipažintų su UAB „Malyi kadr“ darbuotojais.
5. Darbo su siunčiamais dokumentais tvarka
5.1. Siunčiami dokumentai ruošiami ant firminių blankų iš ZAO Maliy Kadr.
Tarnybiniai laiškai turėtų būti parašyti trumpai, aiškiai, pagrįstai. Laiškų formuluotės neturėtų leisti interpretuoti skirtingai.
5.2. Bet kokius papildymus ar pakeitimus pradiniame dokumente po jo pasirašymo gali atlikti tik jį pasirašęs asmuo.
5.3. Dokumentai turi būti pateikti generaliniam direktoriui pasirašyti per sekretorių, kuris turi teisę grąžinti dokumentus rangovui peržiūrėti, jei jie nėra tinkamai įvykdyti. Jei pasirašydamas dokumentą generalinis direktorius privalo pateikti paaiškinimus dėl parengto dokumento esmės, tai tokius dokumentus asmeniškai pateikia pasirašyti atsakingi direktoriai ar vadovai.
5.4. Adresato vardas ir pašto adresas įrašomi viršutinėje dešinėje dokumento dalyje, formoje pažymėti kampais. Dokumento data ir išeinantis numeris yra viršutinėje kairėje dalyje. Rašant atsakymo laišką, būtinas „On N ___ from _________“ turi būti užpildytas iniciatyvaus laiško (prašymo laiško) data ir numeris. Apatiniame kairiajame kampe nurodoma atlikėjo pavardė, vardas, pavardė ir telefono numeris (jei priekinėje pusėje nėra tarpo, jie nurodomi lapo gale).
5.5. Dokumente turi būti ne daugiau kaip 4 adresatai. Siunčiant dokumentą daugiau nei 4 adresais, sudaromas jų platinimo sąrašas, o kiekvienoje dokumento kopijoje nurodomas tik vienas adresas.
Žodis „Kopijuoti“ nededamas prieš 2, 3, 4 adresatus.
6. Siunčiamų dokumentų registravimas
6.1. Patikrinus dokumento teisingumą, pridedamas išeinantis numeris.
Išeinantį numerį sudaro: departamento rodyklė, bylos numeris pagal nomenklatūrą, į kurią bus įkeliama siunčiamo dokumento kopija, ir eilės numeris, pridedamas prie direktorato. Jei dokumentą pasirašo generalinis direktorius, jo kopija lieka direkcijos bylose. Jei reikia, atlikėjas gali paruošti darbinę dokumento kopiją saugojimui savo byloje.
6.2. Išsiunčiamo dokumento duomenis į išsiųstų dokumentų registrą įrašo generalinio direktoriaus sekretorius.
CJSC „Maliy kadr“ padalinių indeksavimas:
2 direktoratas
Rinkodaros skyrius 3
Techninis skyrius 4
Operacijų skyrius 5
Apskaita 6
Administracinis skyrius 1
Jei reikia papildomai indeksuoti siunčiamos raidės numerį, šis klausimas turi būti suderintas su darbo direkcija.
6.3. Vadovybės pasirašyti dokumentai turi būti išsiųsti ne vėliau kaip pirmos kitos dienos po pasirašymo dienos.
6.4. Siuntimo dieną išsiųstų dokumentų kopijos yra įtraukiamos į bylas. Jei pateiktas dokumentas yra atsakymas, gaunamą dokumentą turi būti pritvirtintas vykdymo ženklas, kurio forma yra tokia:
„Versle N ___.
Laiškas buvo išsiųstas iš ___________ N ___.
Atlikėjo parašas, data “.
7. Bylų nomenklatūros sudarymas
7.1. Bylų nomenklatūra yra susistemintas bylų pavadinimų, suformuotų atliekant CJSC Malyi Kadr biuro darbą, sąrašas.
Reikėtų atspindėti bylos santraukos nomenklatūrą pilnas kompleksas visų CJSC „Maliy kadr“ padalinių bylos.
7.2. Spausdinti leidiniai, brošiūros, žinynai, informaciniai biuleteniai, biuleteniai, abstraktūs žurnalai, greita informacija ir kita panaši medžiaga nėra įtraukta į bylų nomenklatūrą.
7.3. Departamento bylų nomenklatūras rengia skyriaus darbuotojai, gerai išmanantys skyriaus užduotis ir dokumentaciją, ir jiems pritaria skyriaus vedėjai. Tada bylų nomenklatūra pateikiama tvirtinti generalinio direktoriaus sekretoriui, kad jos vėliau būtų įtrauktos į konsoliduotą MALY KADR CJSC bylų nomenklatūrą ir patvirtintos. Generalinis direktorius tvirtina konsoliduotą bylų nomenklatūrą.
7.4. Nomenklatūros bylų antraštės turėtų trumpai, aiškiai ir konkrečiai atspindėti dokumentų, kurie turėtų būti sugrupuoti į bylas, sudėtį ir turinį.
Antraštėje yra:
Į bylą įtraukto dokumento tipo (tipų) pavadinimas (užsakymai, protokolai, korespondencija ir kt.);
Darbo vietos nustatymas arba veiklos klausimas, patikslinama informacija apie dokumento autorius, korespondentus, dokumentų autentiškumą ir kopijų skaičių ir kt.
Jei byloje yra korespondencija, turėtų būti nurodyta - su kuo ir kokiu klausimu ji vykdoma, korespondencijos tipas (išeinantis, gaunamas).
Formuojant pavadinimą, vartojamos sąvokos „byla“ ir „dokumentai“, jei dokumentai yra įtraukti į bylą. skirtingi tipai.
7.5. Surašyti antraštes „Įvairūs susirašinėjimai“, „Verslas su ataskaitomis“, „Orientavimo medžiaga“, „Dokumentai apie bendrus klausimus“ir kt. neleidžiama.
7.6. Direkcijai pateiktų bylų nomenklatūros pavyzdys:
Formos pavyzdys
BYLŲ NOMENKLATŪRA
(Departamento pavadinimas)
Skyriaus vedėjas Parašas Vardas Pavardė
7.7. Kitų metų departamentų bylų nomenklatūra direkcijai pateikiama ne vėliau kaip iki einamųjų metų gruodžio 15 d.
7.8. Neleidžiama verstis ne nomenklatūra CJSC „Maliy Kadr“ padaliniuose.
8. Bylų formavimas
8.1. Įvykdyti dokumentai yra sugrupuoti į bylas, griežtai laikantis UAB „Malyi Kadr“ bylų nomenklatūros.
8.2. Į bylą pateikiami vienerių metų dokumentai, išskyrus asmeninius ir bylas, kurios perkeliamos į kitus metus. Jei į bylą įtraukiami įvairių metų dokumentai, jie atskiriami skiriamuoju ženklu, nurodant metus. Bylos viršelyje taip pat turėtų būti nurodyta, kokiems metams buvo pateikti dokumentai.
8.3. Į bylą pateikiami tik įvykdyti dokumentai su vykdymo ženklu ir vykdytojo parašu, o tai rodo, kad darbas su dokumentu yra baigtas.
8.4. Į bylą neleidžiama įtraukti su juo nesusijusių dokumentų, taip pat juodraščių ir kopijų.
Dokumentai bylose išdėstomi atvirkštine chronologine tvarka (paskutiniai gauti dokumentai bus pirmieji byloje).
8.5. Darbuotojų užsakymai grupuojami atskirai nuo užsakymų pagal pagrindinę veiklą.
8.6. Dėžių formavimas ir saugojimas organizuojamas taip, kad būtų užtikrinta greita jų paieška ir naudojimas, taip pat visiškas saugumas. Dabartinėse bylų saugojimo vietose turėtų būti paskelbtas atitinkamo departamento bylų suvestinės nomenklatūros ištrauka.
8.7. Dėklo dangtis suprojektuotas taip:
Organizacijos pavadinimas UAB „Maliy kadr“;
Departamento pavadinimas;
Bylos numeris pagal nomenklatūrą, susidedantis iš skyriaus indekso ir bylos serijos numerio;
Bylos pavadinimas;
Įkūrimo metai arba metų ketvirtis;
Verslo apimtis;
Tinkamumo laikas.
9. Dokumentų saugumo užtikrinimas
9.1. Biuro darbo užbaigtos bylos saugomos skyriuose, kuriuose jos buvo suformuotos. Departamentų vadovai ir direktoriai, atsakingi už šį skyrių, yra atsakingi už dokumentų saugumą.
9.2. Dėklai gali būti laikomi ir darbo patalpose, ir specialiai jiems laikyti skirtose patalpose, kurios užtikrina patikimą dokumentų išsaugojimą ir yra su signalizacija nuo neteisėtos prieigos.
9.3. Dėklai dedami spynais į išorę spintelėse ar seifuose.
9.4. Neleidžiama atsiimti ir išduoti jokių dokumentų iš bylų. Išimtiniais atvejais toks atšaukimas padaromas gavus departamentui atsakingo direktoriaus leidimą.
9.5. Raštvedybos metais pildoma pakaitinių bylų kortelė byloms, išduodamoms pagal poreikį žinoti. Jame nurodomas skyrius, bylos numeris, išdavimo data, kuriam byla buvo išduota, jos grąžinimo data, pateikiami stulpeliai, skirti kvitoms, kurias turi gauti atlikėjas, ir bylos priėmimui dabartiniam saugojimui.
Formos pavyzdys
Pakaitinės bylos kortelės forma
Skyrius _________
Byla N ________
9.6. Praradus kokią nors bylą ar dokumentą, atsakingas vykdytojas privalo nedelsdamas apie tai pranešti skyriaus vedėjui ir direktoriui kuratoriui.
9.7. Generalinio direktoriaus sekretorius kartą per ketvirtį pasirinktinai tikrina, ar skyriuose yra bylų ir dokumentų, ir informuoja skyriaus vadovą bei direktorių-kuratorių apie jo rezultatus.
9.8. Visą failų ir dokumentų prieinamumo tikrinimą skyriuose kasmet, baigiantis biuro metams (ne vėliau kaip sausio 20 d.).
10. Dokumentų praktinės vertės tyrimas
10.1. Dokumentų vertės tyrimas suprantamas kaip dokumentų vertės nustatymas, siekiant atrinkti juos toliau saugoti ar sunaikinti.
10.2. Norėdami organizuoti ir atlikti egzamino darbą, sukuriama CJSC „Maliy kadr“ ekspertų komisija (ne mažiau kaip 3 žmonės). Ekspertų komisijoje dirba labiausiai kvalifikuoti ir patyrę padalinių darbuotojai, teisininkas iš UAB „Maly Kadr“, taip pat direkcijos atstovas.
10.3. Jei atrenkant dokumentus saugoti aptinkamas atskirų dokumentų trūkumas, reikėtų imtis priemonių jų ieškoti.
10.4. Dokumentus saugojimui ir naikinimui turėtų atrinkti ekspertų komisija, peržiūrėjusi prieš trejus metus atliktas bylas.
10.5. Atvejai, atrinkti ilgalaikiam saugojimui dėl tyrimo, įrašomi į inventorių ir perkeliami į archyvą.
Formos pavyzdys
UAB „Maliy kadr“ PATVIRTINTA
Ekspertų komisijos posėdžio protokolas
nuo ___________ N ___
APRAŠYMAS N _______
ilgalaikis saugojimas
per metus
N inventoriuje _________ yra ______________________________________ atvejų
(skaičiais ir žodžiais)
nuo N ___ iki N ___.
Parašas Vardas Pavardė
10.6. Patvirtinus ilgalaikio saugojimo dėklų aprašus, atrenkami sunaikinti dokumentai ir dėklai. Į aktą įtrauktos pasirinktos bylos.
Formos pavyzdys
UAB „Maliy kadr“ PATVIRTINTA
ACT generalinis direktorius
dėl dokumentų skyrimo sunaikinimui Parašas V.I.Draginas
CJSC „Malyi Kadr“ ekspertų komisija sunaikinti pasirinko šiuos dalykus
praktinės reikšmės praradę atvejai ir dokumentai:
Iš viso: _________ atvejų metų _______________________.
__________ metų bylų aprašus patvirtino ekspertų komisija.
Ekspertų komisijos pirmininkas Parašas I.O. Pavardė
Ekspertų komisijos nariai: parašas, vardas, vardas, pavardė
Parašas Vardas Pavardė
Sunaikinimo aktą pasirašo ekspertų komisijos pirmininkas ir nariai, o patvirtina generalinis direktorius.
10.7. Dokumentų vertės tyrimo teisingumo kontrolę vykdo UAB „Maliy kadr“ direktoratas.
10.8. Archyviniam saugojimui paruoštose bylose turi būti antraštės, sunumeruoti lapai, tiesioginė chronologinė bylos dokumentų tvarka, patvirtinimo lapas, nurodantis lapų skaičių.
10.9. Dokumentai naikinami po to, kai atvežamos ir priimamos bylos archyviniam saugojimui. Dokumentų smulkinimas popieriaus smulkintuve atliekamas dalyvaujant ekspertų komiteto nariams.
10.10. Ekspertų komisija savo darbą kasmet atlieka pirmąjį sausio dešimtmetį. Inventoriai ir aktai pateikiami tvirtinti generaliniam direktoriui ne vėliau kaip sausio 20 d. Jei kuris nors ekspertų komisijos narys negali dalyvauti dokumentų vertės tyrime, jo funkcijas atlieka to paties skyriaus darbuotojas, įgaliotas direktoriaus kuratoriaus.
Dokumentų srautas arba dokumentų palaikymas yra dokumentų perkėlimas nuo jų sukūrimo ar gavimo iki vykdymo ar siuntimo į kitą instituciją. Įvairūs šaltiniai apibrėžia darbo eigos santykį, o biuro darbas aprašomas skirtingai. Kai kurie šaltiniai teigia, kad darbo eiga yra darbo eigos dalis, kituose, atvirkščiai, darbo eiga yra darbo eigos dalis. Apskritai darbas biure- Tai įstaigos raštvedybos reikalų tvarkymas. Ir jei atsižvelgsime į darbo eigą ir darbą biure, galime daryti išvadą, kad kai kuriais atvejais kai kurie organizacijos darbo eigos procesai gali neatitikti biuro darbo organizavimo reikalavimų (pvz. paštu tarp įmonės darbuotojų). Darbe autoriai siūlo biuro darbą laikyti reguliavimo sistemą dokumentų valdymas, galimai įgyvendinant decentralizuotą dokumentų apskaitos procesą.
Pagrindinė veikla yra dokumentų palaikymas įstaigoje. Darbo eigos tikslas yra įgyvendinti informacijos valdymą priimant valdymo sprendimus. Informacija gali būti kitokia, ji gali būti el. Laiškuose, dokumentuose, gautuose iš kito struktūrinio padalinio, valdymo įsakymuose ir kt. Tokia informacija gali apimti įsakymus, nurodymus, pranešimus apie tam tikrus įstaigos pakeitimus. Informacija, kuri ateina į įstaigą, yra apdorojama, o po to įforminama pagal standartų reikalavimus, kurie gali būti įtvirtinti dokumentacijos instrukcijose ar taisyklėse.
Apskritai dokumentas- tai informacija, įrašyta į apčiuopiamą laikmeną su detalėmis, leidžiančiomis ją atpažinti. Yra daugialypė dokumentų klasifikacija. Visi dokumentai yra suskirstyti į šiuos dokumentų srautus:
· Gaunami dokumentai;
· Išeinantys dokumentai;
· Vidiniai dokumentai.
Gaunami dokumentai- tai dokumentai, gauti iš aukštesnių valdymo organų, iš pavaldžių organizacijų, iš kitų departamentų, iš kitų organizacijų ir, žinoma, iš piliečių. Tokie dokumentai gali būti įsakymai, įsakymai, laiškai, piliečių ir kitų asmenų skundai. Gaunami dokumentai paprastai registruojami ir įrašomi į gaunamų dokumentų žurnalą.
Išeinantys dokumentai- tai dokumentai, kurie siunčiami iš institucijos. Tokie dokumentai gali apimti įsakymus, nurodymus pavaldžioms organizacijoms, ataskaitas, pavyzdžiui, aukštesnėms valdymo institucijoms, laiškus ir kitus. Siunčiami ir gaunami įrašomi ir registruojami siunčiamų dokumentų žurnale.
Vidiniai dokumentai- tai dokumentai, kurie neišeina iš įstaigos. Tokie dokumentai gali apimti įsakymą, viršininko nurodymą pavaldiniui, paaiškinimus, ataskaitas ir kt.
Šiame dokumente aptariama dokumentų klasifikacija, atsižvelgiant į dokumentų srautą. Žemiau mes analizuosime kiekvieno srauto veisles.
Pirma, bus atsižvelgiama į gaunamų dokumentų klasifikaciją:
· Dokumentai, į kuriuos nereikalaujama atsakyti;
· Dokumentai, į kuriuos reikia atsakyti;
· Dokumentai, gauti iš pavaldžių institucijų ir organizacijų;
· Asmeninis susirašinėjimas;
· Piliečių apeliacijos.
Dabar turėtumėte išanalizuoti siunčiamus dokumentus. Siunčiamų dokumentų klasifikacija apima šiuos komponentus:
· Atsakymai į piliečių apeliacijas;
· Atsakymai į gaunamus dokumentus, kurie buvo išsiųsti iš kitų institucijų.
Paskutinis dar neįslaptintų dokumentų srautas yra vidiniai dokumentai. Į vidinius dokumentus apima šias veisles:
· Užsakymai;
· Užsakymai;
· Užduotys.
Pagal pateikimo formą galima laikyti šią klasifikaciją:
· Elektroninėse laikmenose, ypač el. Paštu siunčiamuose laiškuose;
· Ant lapo;
· Dokumentai, siunčiami su elektroniniu skaitmeniniu parašu. Elektroninis skaitmeninis parašas leidžia patikrinti, ar parašas priklauso rakto sertifikato savininkui.
Pagal svarstymo ir vykdymo sąlygas dokumentus galima suskirstyti į šias dalis:
· Reguliavimo;
· Nereguliuojama.
Reguliavimo dokumentai yra dokumentai, kurie turi būti įvykdyti per tam tikrą laikotarpį.
Nereguliavimo dokumentai yra dokumentai, kuriems netaikomos svarstymo ir vykdymo sąlygos.
Ši dokumentų klasifikacija pagal apimtį:
· Organizacinis ir administracinis dokumentas;
· Mokslinis ir techninis dokumentas;
· Ataskaitinis ir statistinis dokumentas.
Priklausomai nuo struktūros, yra šie dokumentai:
· Sudėtingos struktūros dokumentas;
· Paprastas dokumentas.
Pagal priėmimo į dokumentus laipsnį yra šie dokumentai:
· Atviri dokumentai;
· Dokumentai su prieigos apribojimo antspaudu.
Priklausomai nuo kilmės, yra šie dokumentai:
Paslauga arba oficialūs dokumentai;
· Asmens dokumentai.
Oficialūs arba oficialūs dokumentai yra dokumentai, kuriuos fizinis ar juridinis asmuo surašo tam tikra tvarka, atspindėdamas institucijos interesus.
Asmens dokumentai yra dokumentai, atspindintys konkretaus asmens interesus. Jie taip pat vadinami asmeniniais dokumentais.
Šie dokumentai yra teisiškai galiojantys:
· Originalūs dokumentai;
· Atostogos;
· Patvirtintos kopijos;
· Dublikatai;
· Ekstraktai.
Originalūs dokumentai yra dokumentai, kurie buvo sukurti pirmiausia arba pagaminti vienu egzemplioriumi, pasirašyti autoriaus.
Dokumentų kopija yra dokumentai, kuriuose yra visa informacija apie originalų dokumentą ir jo tipą, tačiau tokio tipo dokumentai neturi teisinės galios.
Dokumentų išleidimas - dokumento kopija, kuri, padarius originalų dokumentą, yra pagaminta kaip kopija, ir lieka institucijoje.
Patvirtintos kopijos yra teisiškai privalomos kopijos.
Dublikatai yra originalo dokumento kopijos, turinčios tokią pat teisinę galią kaip ir originalus dokumentas.
Išrašai yra dokumento, patvirtinto pareigūno, dalis ir antspaudas, nurodantis dokumentą, iš kurio jis buvo išduotas.
Pateikimo formoje yra šie dokumentai:
· Individualus;
· Trafaretas;
· Tipiškas;
· Apytikslis;
· Vieninga.
Individualūs dokumentai yra bet kokios formos dokumentai.
Trafaretiniai dokumentai - dokumentai, kuriuose struktūra ir dalis turinio buvo paruošta iš anksto, o kitos dalys užpildomos rengiant.
Tipiški dokumentai yra dokumentai, apibūdinantys tam tikrus reiškinius ir procesus. Tai apima tipiškas instrukcijas.
Dokumentų pavyzdžiai - dokumentai, kurie naudojami rengiant panašių dokumentų dokumentus.
Suvienyti dokumentai yra dokumentai, kurie yra vieningos sistemos dalis.
Pagal vykdymo sąlygas yra šie dokumentai:
· Nenurodant atlikimo termino;
· Skubus.
Atsižvelgiant į saugojimo laikotarpį, yra šie dokumentai:
· Laikino saugojimo dokumentai (iki 10 metų);
· Nuolatinio saugojimo dokumentai;
· Dokumentai ilgalaikiam saugojimui (daugiau nei 10 metų).
Aukščiau pateikta informacija yra išsami dokumentų klasifikacija.
Aukščiau aptarti dokumentai, jų judėjimas vadinamas dokumentų srautu.
Technologinėje dokumentų tvarkymo ir judėjimo grandinėje išskiriami šie etapai:
· Organizacijos gautų dokumentų priėmimas ir pirminis apdorojimas;
· Išankstinis dokumentų svarstymas ir platinimas;
· Dokumentų registravimas;
· Vykdymo kontrolė;
· Informacinis ir informacinis darbas;
· Dokumentų vykdymas, jų rengimas, tvirtinimas, vykdymas;
· Siuntimas arba siuntimas verslui.
Dabar patartina išsamiau apsvarstyti kiekvieną etapą.
Organizacijos gaunamus dokumentus priima ir pirminį tvarkymą atlieka biuro darbuotojai. Laiškai paprastai siunčiami kiekvienam darbuotojui, todėl apdorojimą atlieka ne tik biuro darbuotojai, bet ir pavieniai darbuotojai.
Išankstinio dokumentų svarstymo ir platinimo etapas. Šiame etape numatoma paskirstyti dokumentus pavieniams darbuotojams, kurie yra atsakingi už tą ar tą klausimą arba kuriems dokumentas yra skirtas.
Svarbų vaidmenį vaidina dokumentų registravimas. Šis etapas yra būtinas, kad bet koks dokumentas nebūtų prarastas ir būtų galima sekti šio dokumento vykdymą.
Vykdymo kontrolė yra kitas žingsnis. Tai reiškia dokumentų savalaikiškumo ir kokybiško vykdymo kontrolę.
Informacinis darbas reiškia dokumento vietą, kas turi šį dokumentą ir kuriuose dokumentuose yra informacija bet kokiu klausimu.
Dokumentų vykdymas, jų rengimas, tvirtinimas ir vykdymas yra priešpaskutinis dokumentų tvarkymo etapas.
Pateikimas ar persiuntimas yra paskutinis žingsnis. Įvykdę dokumentą, jie žiūri į dokumento galiojimo laiką ir siunčia jį kartu su pridėtais dokumentais šiuo klausimu į bylą.
Dokumentų klasifikacija buvo aptarta aukščiau. Šiuo atžvilgiu išskiriami šie darbo eigos tipai:
· Išorinis;
· Vidinis.
Išorinė darbo eiga yra darbo eiga, kai dokumentai gaunami iš kitų institucijų.
Vidinė darbo eiga yra darbo eiga, kai dokumentai juda tik tam tikroje institucijoje.
Priklausomai nuo organizacijos tipo, išskiriamos šios darbo eigos:
· Centralizuotas - tai darbo eiga, kurioje veikia vieninga dokumentų registravimo ir apskaitos sistema;
Decentralizuota - tai darbo eiga, kurioje nėra vieninga sistema dokumentų registravimas ir apskaita;
· Mišrus yra darbo eiga, kurioje vyksta ir decentralizuotos, ir centralizuotos darbo eigos. Šio tipo dokumentų srautas naudojamas didelėse įmonėse, kuriose yra daug dokumentų.
Dokumentų srautas šiuo metu nėra idealus, nors apie tai daug kalbama ir rašoma literatūroje. Daugelyje organizacijų yra neišspręstų problemų, trukdančių tobulinti institucijų valdymą. Todėl dokumentų judėjimas įstaigoje nėra pakankamai efektyviai apgalvotas, kai kurie dokumentai adresatui nueina ilgą kelią, operacijos su šiuo dokumentu dubliuojamos. Dažnai kelias, kuriuo eina dokumentas, yra daug ilgesnis nei laikas, kurį reikia dirbti su juo.
Dokumentų vykdymas pagal standartus yra esminė susirašinėjimo su kitomis organizacijomis, institucijomis, įmonėmis dalis. Skirtas tik biuro darbas teisinga rašybaįvairaus pobūdžio dokumentus į skirtingas priėmimo vietas. Yra šie valstybiniai dokumentų tvarkymo standartai:
· GOST R 7.0.8 - 2013. Biuro darbas ir archyvinis darbas. Terminai ir apibrėžimai;
GOST R ISO 15489-1-2007. Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Dokumentų valdymas. Bendrieji reikalavimai;
GOST R 6.30-2003. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų tvarkymui;
GOST 7.70-2003. Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Duomenų bazių ir mašininio skaitymo informacijos masyvų aprašymas. Savybės ir sudėtis.
Standartas GOST R 7.0.8 - 2013. Darbas biure ir archyvavimas. Sąvokos ir apibrėžimai pateikia terminus ir apibrėžimus archyvavimo ir įrašų tvarkymo srityje. Šiame valstybiniame standarte įrašytos sąvokos ir apibrėžimai turėtų atsispindėti visų tipų dokumentuose ir literatūroje apie darbą biure ir archyviniai reikalai.
GOST R ISO 15489-1-2007. Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Dokumentų valdymas. Bendrieji reikalavimai taikomi įrašų tvarkymui visose organizacijose. Tai daro įtaką visiems dokumentų formatams ir visoms laikmenoms. Standarte yra nuostatos dėl procesų, susijusių su įstaigos dokumentais, nuostatos dėl atsakomybės, procedūrų, politikos Gairės dėl dokumentų valdymo sistemų diegimo ir projektavimo.
Rusijos Federacijos valstybinis standartas GOST 6.30-2003 "Vieningos dokumentų sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų tvarkymui “(priimtas ir įsigaliojo 2003 m. Kovo 3 d. Rusijos Federacijos„ Gosstandart “dekretu N 65-oji). Į vieningą organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistemą įeina įsakymai, įsakymai, laiškai, aktai, protokolai, valstybės standartas numato: reikalavimus dokumentų formoms, dokumentų rekvizitų sudėtį ir jų registravimo reikalavimus, teisingą rekvizitų vietą. valstybės standartas rekomenduojama, bet kartu ir privaloma, nes neteisingai įformintas dokumentas gali užtrukti organizacijos, valstybės institucijos darbe, nes neteisingai įformintas dokumentas gali būti neteisingai suprastas ir išsiųstas peržiūrėti struktūriniam padaliniui, iš kurio jis buvo gautas. Teisingas dizainas dokumentai yra svarbi organizacijos, institucijos, turinčios kitų struktūrinių padalinių, darbo dalis, ypač kai tai susiję su vyriausybinės agentūros su kuo dirbate ar ketinate dirbti.
GOST 7.70-2003. Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Duomenų bazių ir mašininio skaitymo informacijos masyvų aprašymas. Savybių sudėtis ir žymėjimas yra tarpvalstybinis. Šalys, priėmusios šį standartą: Armėnija, Azerbaidžanas, Baltarusija, Gruzija, Kazachstanas, Kirgizija, Moldova, Rusijos Federacija, Tadžikistanas, Turkmėnistanas, Uzbekistanas ir Ukraina. Šis standartas nustato rekvizitus, tai yra jų turinį, pateikimą, sudėtį, elektroniniai ištekliai kurios yra duomenų bazė.
Biuro darbas organizacijoje ar įstaigoje yra informacijos srautas, kuris turi būti teisingai sudarytas, į jį atsižvelgta ir reglamentuotas.
Kiekviena veikla turi ir privalumų, ir trūkumų.
Biuro darbo privalumai, visų pirma, yra greita prieiga prie reikiamus dokumentus... Prieiga prie reikiamų dokumentų internete apibrėžia organizaciją kaip gerai organizuotą, struktūruotą organizaciją, su kuria lengva bendradarbiauti. Yra šie biuro darbo privalumai:
· Dokumentų judėjimo valdymo efektyvumas;
· Vienos rūšies veiklos dokumentų saugojimas vienoje vietoje;
· Dokumentų archyvo formavimas.
Darbe biure yra ir privalumų, ir trūkumų. Dabar patartina apsvarstyti šiuos biuro darbo trūkumus:
Pasenusi norminių dokumentų, reglamentuojančių dokumentų palaikymo ir apskaitos veiklą, bazė;
· Prastas sisteminimas standartinių procedūrų įgyvendinimo metoduose, kuris neleidžia greitai įvykdyti ar sukurti dokumentų;
· Nepakankama departamentų įranga su šiuolaikinėmis kompiuterinėmis technologijomis, susijusiomis su organizaciniu ir personalo darbu;
Vieno ryšių ir transporto tinklo, jungiančio dokumentų saugyklas, nepakanka arba jo nėra skirtingi skyriai organizacijos ar institucijos;
· Nepakankamai suderinamų elektroninių technologijų naudojimas, dėl kurio atliekami neteisingi sprendimai atliekant įvairias dokumentų operacijas (sukūrimas, apdorojimas, saugojimas ir vykdymo kontrolė);
· Silpnas kontrolės sistemos efektyvumas ir greitas reagavimas į besikeičiančią dokumentacijos paramos reguliavimo sistemą.
Dokumentų klasifikacija yra įvairi ir laikoma didele apimtimi. Dokumentų srauto tarpusavio ryšys yra savitas ir daugelis šaltinių tai nurodo skirtingai. Dokumentų srautas ir darbas biure yra nepriklausomos institucijos dalys. Dokumentų srautas - tai dokumentų judėjimas institucijoje, o darbas biure - dokumentų sukūrimas ar vykdymas pagal reikalavimus arba, kitaip tariant, standartus. Kiekviena veikla turi ir privalumų, ir trūkumų. Kalbant apie darbo eigą, nėra idealo, tačiau yra keletas patobulinimų, kaip greitai pereiti kelią iki adresato. Svarstomi biuro darbo privalumai ir trūkumai.
(dokumentų palaikymas kontrolė) - pagrindinis vietinis norminis aktas, reglamentuojanti darbo su organizacija (įstaiga, įmonė, įmonė) technologiją.
Darbo biure instrukcija nustato dokumentų kūrimo taisykles, būdus, procesus, darbo su jais tvarką. Praktinis nurodymas įtvirtina darbo biure sistemąįdiegta konkrečioje organizacijoje.
Instrukcijos rengiamos atsižvelgiant į organizacijos darbo specifiką. Jų sudarymo pagrindas yra apytikslis ir Tipiškos instrukcijos, taip pat dabartiniai reguliavimo ir metodiniai tarpšakinių veiksmų biuro darbe dokumentai.
Darbo biure instrukcijų kūrimas
Pagal normatyvus teisės aktai RF ofiso darbo instrukcija yra privalomas dokumentas, reglamentuojantis darbą biure. Federalinėse vykdomosiose institucijose, vadovaujantis pavyzdinėmis federalinių vykdomųjų organų sąveikos taisyklėmis ir biuro darbo taisyklėmis, parengiamos darbo biure instrukcijos, dėl kurių susitarta federalinė institucija vykdomoji valdžia archyvavimo srityje. GOST R ISO 15489-1-2007 nustatė, kad bet kuri organizacija turi apibrėžti ir dokumentuoti savo įrašų valdymo politikos principus. Šios politikos tikslas turėtų būti sukurti ir prižiūrėti įrašų valdymo sistemą, kuri būtų autentiška, patikima ir tinkama naudoti ir galėtų palaikyti verslą reikiamą laikotarpį. Bet kuri organizacija gali atlikti šią užduotį, vadovaudamasi kanceliarinėmis instrukcijomis.
Popierinių nurodymų turinys
Darbo biure instrukcijų teksto struktūra nėra reguliuojama tarpšakinių veiksmų norminiais ir metodiniais dokumentais. Paprastai instrukcijoje yra bendrų nuostatų, teminių skyrių ir priedų.
Skyriuje " Bendrosios nuostatos"Nustatykite:
- instrukcijos apimtis (pavyzdžiui, „instrukcija taikoma visiems organizacijos dokumentams“, „instrukcija taikoma visiems dokumentams, išskyrus konfidencialius“ ir pan.);
- atsakomybė už nesilaikymą;
- padalinys, atsakingas už vieningą darbo su dokumentais dokumentavimo ir organizavimo procedūrą organizacijoje (firmoje) ir struktūriniuose padaliniuose;
- reguliavimo ir metodologinė bazė.
Teminiai skyriai, kaip taisyklė, prasideda skyriumi „ Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės“, Kur apibrėžta:
- dokumentų rūšys ir rūšys, naudojamos administracinei, organizacinei, informacinei veiklai dokumentuoti;
- bendrosios dokumentų rengimo ir vykdymo taisyklės;
- tam tikrų tipų administracinių dokumentų rengimo taisyklės, įskaitant stebėjimo, derinimo, patvirtinimo ir pasirašymo tvarką;
- dokumentų rengimo ir dauginimo tvarka;
- kopijų ir priedų dizaino ir sertifikavimo taisyklės;
- formų, antspaudų, antspaudų naudojimo ir saugojimo tvarka;
- atlikėjų darbo su dokumentais tvarka.
Skyrius „“ apima:
- gaunamų dokumentų priėmimo, apdorojimo, platinimo tvarka;
- jų gabenimo ir perkėlimo iš vieno struktūrinio padalinio į kitą taisyklės;
- pagrindiniai dokumentų judėjimo atvejai;
- siunčiamų dokumentų rengimo ir siuntimo tvarka;
- darbo eigos apimties apskaitos tvarka.
Skyriuje „“ yra:
- gaunamų, siunčiamų ir vidinių dokumentų registravimo tvarka;
- registracijos sąlygos, formos ir būdai;
- dokumentų indeksavimo taisyklės.
Skyrius " Informacinio darbo organizavimas"(IPS) pataisymai:
- informacijos ir informacinio darbo organizacijoje (firmoje) kūrimo principai;
- apima nuorodų masyvų (nuorodų kortelių, elektroninių duomenų bazių ir kt.) aprašymą;
- informacinės informacijos sisteminimo ir klasifikavimo tvarka;
- informacijos paieškos technologija.
Darbo biure instrukcijų skyriuje " Dokumentų vykdymo kontrolė"Įdiegta:
- dokumentų kategorijos, kurioms taikoma privaloma kontrolė;
- jų kontrolės tvarka;
- valdymo technologija (kontrolės kortelių formos, ženklų taikymas dokumentuose ir kt.);
- atlikėjų pareigos;
- tipiškos vykdymo sąlygos;
- duomenų apie dokumentų vykdymo kontrolę apibendrinimo tvarka;
- vadovų informavimo apie drausmės vykdymo tvarką.
Skyrius " Operatyvus»Sudėtyje yra:
- dokumentų saugojimo biuro darbo tarnyboje ir organizacijos (firmos) struktūriniuose padaliniuose taisyklės;
- nustato tam tikrų pareigas pareigūnai dėl dokumentų saugumo;
- formavimo taisyklės byloje pasirinktos kategorijos dokumentai;
- bylų nomenklatūros kūrimo ir naudojimo tvarka;
- bylų sisteminimo ir indeksavimo tvarka.
Į skyrių " Dokumentų, skirtų pateikti archyvui, paruošimas"Įtraukti:
- tyrimo tvarka (dokumentų atrinkimas saugoti ir sunaikinti);
- dėžių paruošimo saugojimui taisyklės;
- reikalavimai bylų aprašymui ir vykdymui;
- bylų perdavimo archyvui tvarka.
Teminių skyrių sudėtis gali būti keičiama ir papildoma priklausomai nuo darbo sąlygų ir priimtos technologijos. Darbo biure instrukcijose gali būti skyrių apie darbą su piliečių apeliacijomis, su dokumentais, kurių platinimo ribotumas (DSP), Techninė pagalba dokumentų rengimas (spausdinimas, garso įrašymas, stenografija, faksimilinis bendravimas ir kt.).
Raštvedybos instrukcijos paprastai papildomos priedais, kuriuose turėtų būti daugiausia informacinės ir iliustracinės medžiagos, susistemintos skyrių tvarka. Prie priedų pridedamos dokumentų eigos schemos, antspaudų ir antspaudų atspaudai, formų pavyzdžiai, dokumentų blankų pildymo pavyzdžiai, tam tikrų tipų dokumentų registravimo pavyzdžiai, kontroliuojamų dokumentų sąrašai, jų apskaitos formos, bylų nomenklatūros formos ir kt.
Darbo biure instrukcija turėtų atspindėti visą darbo su dokumentais procesą, visas technologines operacijas jų logine seka. Instrukcija yra norminis dokumentas ne tik biuro darbo tarnybai, bet ir visiems valdymo aparato specialistams.
Instrukciją rengia biuro darbo tarnyba, dalyvaujant archyvui, teisinė tarnyba... Instrukciją patvirtina organizacijos vadovas ir ji įgyvendinama jo įsakymu. Struktūriniuose padaliniuose jis naudojamas kaip norminis dokumentas, kurių pagrindu valdymo aparato specialistai turi rengti ir vykdyti dokumentus.
