Įvykdyti dokumentai turi turėti žymę apie dokumento vykdymą ir jo kryptį byloje (28 reikalavimas) ir būti padėti į bylą įvykdymo užbaigimo dieną. Griežtas šios paprastos taisyklės įgyvendinimas pašalins dokumentų praradimą ir užtikrins jų saugumą.
Formuojant bylą, į ją dedami dokumentai, kurie savo turiniu atitinka bylos pavadinimą, tuo tarpu draudžiama grupuoti juodraščius ir dvigubas dokumentų kopijas (išskyrus ypač vertingus), taip pat dokumentus. grąžinti į bylas.
Bylos formuojamos organizacijose, turinčiose centralizuotą apskaitos tarnybą dokumentų palaikymas organizacijos vadovybė (ikimokyklinio ugdymo įstaiga), turinti decentralizuotą - tiek struktūrinius padalinius (asmenis, atsakingus už ikimokyklinio ugdymo įstaigą), tiek tarnybą Ikimokyklinio ugdymo organizacijos... Tuo pačiu metu bylų formavimas atliekamas vadovaujantis tiesioginiu metodiniu organizacijos archyvo, o prireikus ir atitinkamo valstybės archyvo, vadovavimu.
Formuojant dėklus, reikia laikytis šių pagrindinių reikalavimų:
· nuolatinio ir laikino saugojimo dokumentai turi būti sugrupuoti į atskiras bylas;
· į bylą įtraukti po vieną kiekvieno dokumento egzempliorių;
· grupės dokumentai kalendoriniai metai; išimtis yra: perkėlimo atvejai; teismo bylos; asmeninės bylos, susidarančios per visą šio asmens darbo organizacijoje laikotarpį; išrinktų organų ir jų nuolatinių komisijų, pavaduotojų grupių dokumentai, susibūrę jų šaukimo laikotarpiu; mokslo įstaigų dokumentai, suformuoti per mokslo metus; teatro dokumentai, apibūdinantys scenos veiklą teatro sezono metu; filmų failai, rankraščiai, bylų istorijos ir kt.;
· dėkle turėtų būti ne daugiau kaip 250 lapų, kurių storis ne didesnis kaip 4 cm (jei dėklas yra didesnis, tada jis yra padalintas į du ar daugiau tomų). Dėklo storis, kurio laikymo trukmė ne ilgesnė kaip 10 metų, neturėtų viršyti 10 cm. Jei dėžutėje yra keli tūriai (dalys), prie kiekvieno tomo pridedamas indeksas ir bylos pavadinimas, pridedant „T. 1 "," T.2 "ir kt.
Viduje dokumentai turėtų būti išdėstyti taip, kad jie nuosekliai apimtų tam tikrus turinio klausimus. Šiuo atveju dokumentai yra rasti chronologine tvarka (gaunami - pagal gavimo datas, išeinantys - pagal išvykimo datas) arba abėcėlės tvarka pagal autorius ir korespondentus.
Priedai prie dokumentų, nepriklausomai nuo jų patvirtinimo ar parengimo datos, pridedami prie dokumentų, su kuriais jie susiję. Priedai, kuriuose yra daugiau nei 250 lapų, sudaro atskirą tomą , apie kurį dokumente daroma pastaba.
Organizaciniai ir administraciniai dokumentai yra suskirstyti į bylas pagal tipą ir chronologiją su susijusiais priedais, atsižvelgiant į šias taisykles:
Chartijos, nuostatai, instrukcijos, patvirtintos administraciniais dokumentais, yra jų priedai ir sugrupuoti kartu su šiuos dokumentus... Jei jie patvirtinami kaip nepriklausomas dokumentas, jie sugrupuojami į atskiras bylas;
· Užsakymai pagrindinei veiklai sugrupuoti atskirai nuo užsakymų personalui;
Užsakymai personalui yra suskirstyti į atvejus pagal terminai jų saugojimo. Patartina su dideliais dokumentų kiekiais sugrupuoti užsakymus darbuotojams, susijusius su įvairiais organizacijos veiklos aspektais (įdarbinimas, atleidimas ir perkėlimas, komandiruotės ir kt.) Į atskiras bylas;
· Aukštesniųjų organizacijų įsakymai ir jų vykdymo dokumentai sugrupuojami į bylas pagal organizacijos veiklos kryptis;
· Patvirtinti planai, ataskaitos, sąmatos, apribojimai, pavadinimų sąrašai ir kiti dokumentai yra sugrupuoti atskirai nuo jų projektų;
· Asmeninėse bylose esantys dokumentai išdėstomi chronologine tvarka, kai jie gaunami;
Asmeninės darbuotojų ir darbuotojų sąskaitos darbo užmokestis yra sugrupuoti į atskirus atvejus ir juose išdėstyti abėcėlės tvarka pagal pavardę;
· Piliečių pasiūlymai, prašymai ir skundai dėl organizacijos darbo ir visi dokumentai, skirti jų svarstymui ir vykdymui, yra sugrupuoti atskirai nuo piliečių pareiškimų asmeniniais klausimais;
· Korespondencija paprastai sugrupuojama kalendoriniams metams ir susisteminama chronologine tvarka, o atsakymo dokumentas dedamas už užklausos dokumento. Tęsiant susirašinėjimą konkrečiu klausimu, kuris prasidėjo ankstesniais metais, dokumentai įtraukiami į einamųjų metų bylą, nurodant praėjusių metų bylos indeksą. Atsižvelgiant į organizacijos veiklos specifiką, korespondencija taip pat gali būti grupuojama mokslo metams, išrinktų organų sušaukimo terminas ir kt.
Dokumentai, kurie buvo užsakymų išdavimo pagrindas (pareiškimai, pažymos, aktai, pastabos), gali būti sugrupuoti atskirai nuo įsakymų.
Planuojama ir ataskaitų teikimo dokumentacija (planai, paraiškos, sąmatos, ataskaitos) pateikiama tais metais, kuriems ji priklauso pagal turinį, neatsižvelgiant į jų parengimo laiką ar gavimo datą. Pavyzdžiui, 2008 m. Ataskaita būtų sudaryta 2009 m., Tačiau ji tiktų 2008 m. Priešingai, 2009 m. Planas sudarytas 2008 m. Ir įtrauktas į 2009 m. Ilgalaikiai planai turi būti priskirti pradiniams jų veiklos metams.
Bylų registravimas
dokumentų grupavimas į bylas
* dokumentų pateikimo reikalavimai teisinė jėga
* instrukcijos personalui
* personalo paslaugų bylų paruošimas perkelti į organizacijos archyvą,
* atsakomybė už personalo dokumentų tvarkymą
Personalo dokumentų formavimas byloje ir dabartinio jų saugojimo organizavimas
Visi dokumentai, sugeneruoti organizacijos veikloje, suformuojami į bylas. Ir žmogiškųjų išteklių dokumentai nėra išimtis. Kaip organizuoti saugojimą personalo dokumentai? Personalo tarnybos sukurti personalo dokumentai yra ypač svarbūs, nes juose yra darbuotojų asmens duomenys, patvirtinantys jų darbo stažą su visomis jo ypatybėmis. Atsižvelgiant į Gera vertė tokiuose dokumentuose esančią informaciją, jie turi būti saugomi tokiomis sąlygomis, kurios užtikrintų jų apsaugą nuo žalingas poveikis aplinka, žala ir nuostoliai. Personalo dokumentai turi būti suformuoti į bylas ir tinkamai saugomi. Be to: 17 straipsnio pirmoje dalyje Federalinis įstatymas 2004-10-22 Nr. 125-FZ "Įjungta archyviniai reikalai v Rusijos Federacija»Dokumentai apie personalą yra išskirti tarp tų archyvinių dokumentų, kurių saugumas turi būti užtikrintas valdžios organai, kūnai Vietinė valdžia, organizacijos ir piliečiai, dalyvaujantys verslumo veikla be išsilavinimo juridinis asmuo... Dokumentų saugumas yra užtikrintas viduje numatytus terminus saugykla.Aiškinamasis žodynas
Personalo dokumentai- atspindintys archyviniai dokumentai darbo santykiai darbuotojas su darbdaviu (Archyvo reikalų įstatymo 3 straipsnio 1 dalies 3 straipsnis).Verslas- dokumentų rinkinys (arba dokumentas), susijęs su vienu klausimu ar veiklos sritimi, patalpintas į atskirą viršelį (GOST R 51141 - 98 "Biuro darbas ir archyvinis verslas. Terminai ir apibrėžimai").
Bylos formavimas- įvykdytų dokumentų grupavimas į bylą pagal bylų nomenklatūrą ir dokumentų sisteminimas byloje (GOST R 51141 -98).
Pagrindinės bylų formavimo taisyklės.
Prasidėjus naujiems kalendoriniams metams, kiekviena organizacija pradeda formuoti savo dokumentus į bylas pagal patvirtintą bylų nomenklatūrą. Paprastai tai vyksta decentralizuotai, tai yra ne visai organizacijai, o atskiriems struktūriniams padaliniams. Taigi personalo tarnyba savarankiškai formuoja personalo dokumentus byloje. Šiuo atveju tarnyba gali turėti darbuotoją, atsakingą už bylų formavimą.
Kodėl jums reikia formuoti dokumentus byloje?
Visų pirma, ši procedūra suteikia tolesnę greitą dokumentų paiešką ir jų naudojimą. Sutinku: daug lengviau rasti dokumentą, kuris pateikiamas chronologine tvarka, aplanke su konkrečia antrašte, nei tuo atveju, jei tas pats dokumentas daugelį metų buvo saugomas dideliame masyve su visais kitais dokumentais, sukurtais įvairiais klausimais.
Be to, kompetentinga esamų saugojimo failų registracija palengvina būsimą darbą rengiant dokumentus, skirtus perkelti į archyvą. Paprastai personalo dokumentai turi ilgą saugojimo laikotarpį - 75 metus, o tai reiškia, kad tam tikru momentu reikės paruošti juos archyviniam saugojimui. Ir kuo geriau bus atliekami dabartinių reikalų registravimo darbai, tuo mažiau laiko bus skirta jų paruošimui ilgalaikiam saugojimui.
Kad perkeldami į archyvą jums nereikėtų pertvarkyti ir perregistruoti bylų, suformuokite jas pagal nustatytas taisykles jau biuro darbe.
Formuojant personalo tarnybos bylas ir organizuojant jų saugojimą, būtina vadovautis Pagrindinėmis organizacijų archyvų taisyklėmis (patvirtintomis Rosarkhiv kolegijos 2002-06-02 sprendimu). Tačiau šis dokumentas nėra privalomas reglamentas. Be to, Pagrindinės taisyklės visiškai neatspindi personalo dokumentų formavimo byloje specifikos. Todėl, atsižvelgiant į darbo su personalo dokumentais technologiją, tenka iš esmės pasikliauti metodais, kurie buvo sukurti dirbant su dokumentais, įskaitant archyvus, kuriuose saugomi personalo dokumentai.
Dokumentai, sugeneruoti personalo tarnybos veikloje, saugomi bylose, žurnalų (knygų), dokumentų spintelių pavidalu.
Yra keletas bylų formavimo taisyklių.
1 taisyklė. Dokumentai formuojami į bylas griežtai laikantis organizacijos reikalų nomenklatūros.
Primename, kad rengiant bylos nomenklatūrą ir įtraukiant į ją bylų antraštes, galima vadovautis skirtingais kriterijais. Pavyzdžiui:
| Ženklas bylų formavimui | Dokumentų formavimo byloje principas | Bylos pavadinimo dizaino pavyzdys |
| Nominalus | Pagal dokumentų tipo pavadinimą | |
| Dalykas-klausimas | Pagal dokumentų turinį | Dokumentai apie personalo atranką ir įdarbinimą (pažymėjimai, skelbimai, sąrašai) |
| Autoriaus | Dokumento autoriaus. Darant prielaidą, kad vieno autoriaus dokumentai yra sugrupuoti į bylą | Atestavimo komisijos posėdžių protokolas |
| Korespondentas | Naudojamas korespondencijai grupuoti. Bylos pavadinimas nurodo korespondentą, su kuriuo vyksta susirašinėjimas, ir atskleidžiamas klausimo turinys. | Susirašinėjimas su švietimo įstaigomis apie studentų pramoninę praktiką |
| Geografinis | Tarnauja kelių korespondentų sujungimui vienu atveju | Susirašinėjimas su Rytų Sibiro organizacijomis dėl darbo organizavimo rotacijos principu |
| Chronologinis | Naudojamas grupuoti dokumentus tam tikram laikotarpiui | Ketvirtinės ataskaitos apie personalo skyriaus darbą 2010 m |
2 taisyklė. Byla laikoma paduota nuo to momento, kai į ją pateikiamas bent vienas dokumentas.
3 taisyklė. Kartu su dokumentų įtraukimu į bylą sudaromas jos viršelis.
Korpuso dangtelio dizainas apima tam tikros informacijos taikymą:
- įmonės pavadinimas;
- struktūrinio padalinio pavadinimas;
- bylos indeksas (skaičius);
- bylos pavadinimas;
- bylos dokumentų saugojimo laikotarpis.
Organizacijos pavadinimas ir struktūrinio padalinio pavadinimas nurodomi griežtai laikantis oficialiai nustatyto pavadinimo.
Bylų indeksas perkeliamas į viršelį iš bylų nomenklatūros. Antraštė užrašyta ant bylos viršelio griežtai laikantis personalo tarnybos bylų nomenklatūros.
Dokumentų saugojimo laikotarpis taip pat nurodomas pagal bylų nomenklatūrą.
Klausimas.
Ankstyvą rudenį organizacija pakeitė pavadinimą. Dabartiniame biuro darbe yra daug atvejų, įskaitant bylas su dokumentais apie personalą. Tuo pačiu metu ant visų viršelių nurodomas ankstesnis organizacijos pavadinimas. Ar reikia perregistruoti visus atvejus (pakeisti bylų viršelius), kurie yra prieinami organizacijos biuro darbe?
Atsakymas: Nagrinėjamoje situacijoje nereikia iš naujo išduoti bylos dangtelio. Kai organizacijos pavadinimas pasikeičia per bylos dokumentus, naujas šios organizacijos pavadinimas nurodomas ant bylos viršelio, o ankstesnis pavadinimas yra skliausteliuose.
4 taisyklė.Į bylas dedami tik įvykdyti, teisingai įforminti dokumentai, kuriuose yra visa reikalinga informacija.
5 taisyklė. Byloje yra po vieną kiekvieno dokumento kopiją.
6 taisyklė.Į bylas įtraukiami originalūs dokumentai, išskyrus kai kuriuos atvejus.
Byloje gali būti dokumento kopija, kai originalas siunčiamas kitai organizacijai (ar piliečiui), o autorius pasilieka antrą kopiją (kopiją). Tai daugiausia susiję su korespondencija. Jei organizacija tvarko darbuotojų asmenines bylas, į jas dedamos šių dokumentų kopijos:
- įsakymai personalui (dėl priėmimo, perkėlimo, atleidimo, paskatinimo ir kt.);
- dokumentai apie išsilavinimą, kvalifikacijos kėlimą, kategorijos ar antrosios profesijos paskyrimą ir kt.
Dauguma personalo dokumentų yra saugomi tiksliai originaluose: užsakymai personalui ir kiti administraciniai dokumentai, vietos taisyklės (taisyklės, nuostatai, instrukcijos ir kt.), Darbuotojų asmeninės kortelės, apskaitos ir registracijos knygos, žurnalai, biuro užrašai, darbo sutartys ir kt. 7 taisyklė. Dokumentų projektai, jų kopijos ir jų grąžinami dokumentai į bylas neįtraukiami.
8 taisyklė. Kai kurios dokumentų rūšys turi būti sugrupuotos atskirai į bylas.
Atskirai sugrupuoti:
nuolatinio ir laikino saugojimo dokumentai;
įvairių tipų administraciniai dokumentai;
dokumentų originalai ir kopijos;
metiniai, ketvirčio ir mėnesio planai ir ataskaitos;
patvirtintus dokumentus ir jų projektus.
9 taisyklė. Byloje yra vienų kalendorinių metų dokumentai.
Šios taisyklės išimtys yra: perduodamos bylos, asmens bylos, susidarančios per visą konkretaus darbuotojo darbo laikotarpį, komisijų dokumentai, sugrupuoti į bylą jų veiklos laikotarpiu, ir kai kurie kiti dokumentai.
10 taisyklė.Į dėklą telpa ne daugiau kaip 250 lapų (dėklo storis ne didesnis kaip 4 cm). Turint daug dokumentų, susidaro bylų tomai (dalys).
11 taisyklė Korpuso viduje dokumentai yra išdėstyti tam tikra tvarka.
Bylose esantys dokumentai sugrupuoti pagal chronologinius ar teminius kriterijus arba jų derinį.
Dokumentų grupavimas į bylas.
| Dokumentai | Dokumentų grupavimo į bylas taisyklės |
| Gaunami dokumentai | Sujungta į bylas pagal gavimo datą |
| Išeinantys dokumentai | Grupuojami į atvejus pagal išvykimo datą arba abėcėlės tvarka pagal autorius ir korespondentus |
| Vietos taisyklės patvirtintos kaip nepriklausomi dokumentai | Suskirstyti į atvejus pagal tipą ir chronologiją su susijusiomis programomis per vienerius kalendorinius metus |
| Vietos taisyklės, patvirtintos administraciniais dokumentais | Jie yra administracinių dokumentų (įsakymų, įsakymų, sprendimų, potvarkių) priedai ir sugrupuoti į bylas kartu su nurodytais dokumentais |
| Užsakymai pagrindinei veiklai | Grupuojama atskirai nuo personalo užsakymų. Autentiškos kopijos yra susistemintos ir surašomos į bylas kartu su priedais pagal jų skaičių |
| Pagrindinės veiklos užsakymų dokumentai | Jie sugrupuojami ir pateikiami atskirai nuo pagrindinės veiklos užsakymų ir saugomi jų projektus parengusio asmens |
| Užsakymai personalui | Yra suskirstyti į bylas pagal nustatytus saugojimo laikotarpius |
| Susirašinėjimas | Jis sugrupuotas pagal kalendorinius metus ir susistemintas chronologine tvarka: atsakymo dokumentas dedamas į bylą po prašymo dokumento. Tęsiant susirašinėjimą konkrečiu klausimu, kuris prasidėjo praėjusiais metais, dokumentai įtraukiami į einamųjų metų bylą, nurodant praėjusių metų bylos indeksą. Atsižvelgiant į organizacijos veiklos specifiką, korespondencija taip pat gali būti grupuojama mokslo metams, išrinktų organų sušaukimo terminas ir kt. |
| Protokolai | Išdėstyta chronologiškai pagal jų sudarymo datas |
| Aukštesniųjų organizacijų įsakymai ir dokumentai jų vykdymui | Suskirstyti į atvejus pagal organizacijos veiklos sritis |
| Patvirtinti planai, ataskaitos, sąmatos, pavadinimų sąrašai | Yra sugrupuoti atskirai nuo savo projektų |
| Planavimo ir ataskaitų teikimo dokumentai | Yra saugomi tų metų bylose, su kuriomis jos susijusios, nepaisant jų sudarymo ar gavimo datos |
| Ilgalaikiai planai keleriems metams | Jie formuojami pirmųjų metų atveju, o ataskaitos apie šių planų įgyvendinimą - praėjusių metų atveju |
| Dokumentai asmens bylose | Jie išdėstyti chronologiškai, kai jie atvyksta |
| Asmeninės darbuotojų kortelės | Suformuota į bylą pavardžių abėcėlės tvarka |
| Asmeninės sąskaitos dėl darbuotojų darbo užmokesčio | Jie sugrupuoti į nepriklausomas bylas ir juose išdėstyti pavardžių abėcėlės tvarka |
Po įvykdymo dokumentai sugrupuojami į bylas. Jų grupavimo tvarką numato neklasifikuoto darbo biure atvejų nomenklatūra. Bylų nomenklatūra neabejotinai apima visas dokumentų ir publikacijų IRS. Dokumentai, atsižvelgiant į gamybos poreikį ir prieigos apribojimo laipsnį, gali būti sugrupuoti į bylas atskirai arba kartu su kitais dokumentais tuo pačiu klausimu.
Tais atvejais, kai organizacija sugeneruoja daug tos pačios rūšies dokumentų ir bylų (įsakymų, nurodymų, ataskaitų ir kt.) Su prieigos apribojimo antspaudu ir be šio antspaudo, patartina numatyti, kad jie būtų suformuoti atskirai į bylas. Tokiu atveju nomenklatūros skiltyje „Bylos indeksas“ prie bylos su dokumentais numerio pridedamas nurodytas ženklas apie prieigos apribojimą. Pavyzdžiui (10.1 pav.).
Kai įtraukiate dokumentą ribotas priėjimas byloje su neklasifikuotais dokumentais, neturinčiais panašaus antspaudo, ši byla gauna prieigos apribojimo ženklą, o atitinkamas paaiškinimas įrašomas į organizacijos (įstaigos) reikalų nomenklatūrą.
Organizacijose, kurių veikloje yra suformuotas nedidelis kiekis ribotos prieigos dokumentų, bylų nomenklatūroje gali būti numatyta nustatyti vieną bylą. Pavyzdžiui: „Dokumentai„ Oficialiam naudojimui “.
10.1 pav. Bylos nomenklatūros tipas
Vieno tokio atvejo saugojimo laikotarpis nenustatytas, o atitinkamoje bylų sąrašo skiltyje įrašomas ženklas „EB“ (ekspertų komisija). Kanceliarinių metų pabaigoje ribota byla peržiūrima ekspertų komisija organizacijos (įstaigos) po lapą ir, jei reikia, priimamas sprendimas pertvarkyti dokumentus. Byloje esantys ilgalaikio ir nuolatinio saugojimo dokumentai yra sugrupuoti į atskirą bylą, kuri gauna nepriklausomą pavadinimą ir papildomai įtraukta į bylų nomenklatūrą. Jei byloje yra tik laikino saugojimo laikotarpio dokumentai, ji negali būti suformuota iš naujo. Tokio failo saugojimo laikotarpį nustato maksimalus terminas joje esančius dokumentus.
Tais atvejais, kai yra atviro biuro darbo dokumentai. kur kaupiantis medžiagai sutelkta riboto platinimo informacija, turėtų būti priskiriama panašiai kategorijai. Šių dėklų viršeliai taip pat pažymėti prieigos apribojimo antspaudu. Atitinkami paaiškinimai pateikiami bylų nomenklatūroje.
Dokumentų, bylų ir publikacijų naudojimas, pašalinimas iš prieigos apribojimo antspaudo bylų
Neleidžiama naudoti informacijos iš ribotos prieigos dokumentų atvirose kalbose, publikacijose atviroje spaudoje, radijo ir televizijos programose, eksponuoti tokius dokumentus ir publikacijas atvirose parodose, demonstruoti stenduose, vitrinose ar kitose vietose viešo žiūrėjimo. Atvejai ir publikacijos išduodami vartotojams ir priimami iš jų gavus kvitą RKF „Išleistų bylų ir publikacijų apskaita“.
Kopijos trečiųjų šalių organizacijoms iš dokumentų daromos remiantis rašytiniais prašymais, gavus šiuos dokumentus parengusios organizacijos (struktūrinio padalinio) vadovo leidimą. Trečiųjų šalių organizacijoms dokumentų, gautų iš kitų organizacijų, kopijavimas atliekamas susitarus su rengiančiomis organizacijomis.
Nuolatinio ir laikino saugojimo laikotarpiai su prieigos apribojimo antspaudu yra periodiškai peržiūrimi, siekiant galimai pašalinti šį antspaudą. Žiūrėjimas atliekamas perkeliant bylas iš struktūrinių padalinių į organizacijos archyvą, taip pat rengiant bylas nuolatiniam ir ilgalaikiam saugojimui (daugiau nei 10 metų), kad būtų perduotas valstybės archyvui ( komercinės organizacijos juos pašalinus). Sprendimas pašalinti kaklą priklauso nustatyta tvarka speciali komisija, į kurią įeina už šiuos klausimus atsakingas organizacijos vadovo pavaduotojas, biuro valdymo tarnybos atstovai. Komisijos sprendimas įforminamas savavališka forma surašytu aktu, kuriam pritaria organizacijos vadovas. Viena akto kopija kartu su bylomis perkeliama į organizacijos archyvą, o nuolatinio ir ilgalaikio saugojimo atvejais - į valstybės archyvą.
Ant ribotai prieinamų bylų viršelių antspaudas panaikinamas antspaudu arba ranka rašyta pastaba, nurodant veiksmo, kuris buvo jo panaikinimo pagrindas, datą ir numerį. Panašios pastabos daromos bylų inventoriuje ir nomenklatūroje.
Riboti atvejai, kuriuos nurodo organizacijos valstybės archyvai, naudojamas kaip dokumentai ribotas naudojimas pagal Komarhivo reikalavimus.
Kontroliniai 10 temos klausimai
1. Kokiame norminiame akte įtvirtinta „Valstybės paslapčių“ sąvoka?
2. Pateikite „konfidencialios informacijos“ sąvokos apibrėžimą.
3. Įvardinkite tris slaptumo laipsnius, kurie buvo nustatyti įstatyme „Dėl valstybės paslapčių“.
4. Ką reglamentas reglamentuota dokumentų priskyrimo valstybės paslaptims tvarka.
5. Kokių pagrindinių principų reikėtų laikytis organizuojant darbą su ribotais dokumentais.
Atvejus organizacijose formuoja ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyba ir struktūriniai padaliniai (asmenys, atsakingi už darbą biure), padedant archyvui.
Formuojant dėklus, reikia laikytis šių pagrindinių reikalavimų:
Į bylą įdėkite tik įformintus dokumentus pagal bylų antraštes pagal nomenklatūrą;
Surinkite visus dokumentus, susijusius su vieno klausimo sprendimu;
Grupuoti dokumentus nuolatiniam ir laikinam saugojimui į atskiras bylas;
Vienų kalendorinių metų dokumentus sugrupuoti į bylą, išskyrus perkėlimo atvejus ir kai kurias kitas specifines dokumentų grupes, kurių sudarymo laikotarpis nesutampa su kalendoriniais metais;
Į failą įtraukite po vieną kiekvieno dokumento kopiją;
Dėžėje turi būti ne daugiau kaip 250 lapų, kurių storis ne didesnis kaip 4 cm 1 "," t. 2 "ir kt.
Formavimas prasideda kalendorinių metų pradžioje.
Bylų formavimo darbas susideda iš šių operacijų:
Įvykdytų dokumentų paskirstymas ir išdėstymas aplankuose (dėklai);
Dokumentų išdėstymas bylose tam tikra seka;
Dėklo dangtelio dizainas.
Teisingas dokumentų išdėstymas byloje yra labai svarbus.
Dokumentai sisteminami tam tikrais principais. Dažniausiai tai yra: klausimų logika, chronologija, abėcėlė, numeracija (juos galima derinti ir keisti).
Dažniausiai naudojamas klausinėjant principas, pagal kurį dokumentai yra išdėstyti bylose logine seka. Ši sistematika sutampa su chronologinis dokumentų vietą.
At abėcėlės tvarka dokumentai susisteminami naudojant autorių pavardes, institucijų pavadinimus ir kt.
V skaitine tvarka sugrupuoti vienarūšiai dokumentai su serijos numeracija (protokolai, užsakymai, kvitai ir kt.)
Administraciniai dokumentai(įsakymai, nurodymai ir kt.) formuojami į bylas pagal dokumentų rūšis ir chronologiją. Užsakymai pagal pagrindinę veiklą ir personalą grupuojami atskirai;
Protokolai sugrupuoti chronologine tvarka ir pagal skaičių;
Korespondencija grupuojama kalendorinių metų laikotarpiui ir susisteminama chronologine tvarka (atsakymo dokumentas dedamas už užklausos dokumento);
Planavimo ir ataskaitų teikimo dokumentai turėtų būti saugomi tų metų, su kuriais jie susiję, turiniu, neatsižvelgiant į jų parengimo laiką ar gavimo datą;
Metiniai planai ir ataskaitos atskiriami nuo ketvirčio ir mėnesio planų;
Finansiniai piniginiai dokumentai (kasos pavedimai, išankstinės ataskaitos ir kt.) Sugrupuoti pagal skaičių.
Dokumentai, esantys asmens bylose, išdėstomi tokia seka: vidinis dokumentų sąrašas, prašymas įsidarbinti, klausimynas, personalo įrašo lapas, autobiografija, dokumentai apie išsilavinimą, išrašai iš įsakymų dėl paskyrimo, perkėlimo, atleidimo, priedas asmeninį lapą apie personalo įrašus, pažymėjimus ir kitus dokumentus, susijusius su Šis asmuo.
Asmeninės darbuotojų ir darbuotojų sąskaitos per kalendorinius metus abėcėlės tvarka sugrupuojamos į nepriklausomas bylas.
Piliečių apeliacijos suformuojamos į atskiras bylas pagal abėcėlės grupavimo tvarką.
Kartu su dokumentų sisteminimo principais, formuojant bylas, reikėtų laikytis pagrindinių taisyklių, bendrų visoms dokumentų kategorijoms.
Į bylas įvedami tik įvykdyti dokumentai;
Kiekvienas dokumentas turi būti įformintas laikantis reikalavimų valstybinius standartus;
Byloje yra dokumentai vienu egzemplioriumi;
Nuolatinio ir laikino saugojimo dokumentai yra sugrupuoti į atskiras bylas;
Vienų kalendorinių metų dokumentai yra sugrupuoti į bylas. (studijų vadovas - mokslo metams);
Dokumentai dedami į bylą su visais susijusiais priedais ir papildoma medžiaga.
Kiekvieno dėklo storis neturi viršyti 30–40 mm, tai yra maždaug 250 lapų.
Failų saugojimas
Nuo įsteigimo momento iki perdavimo į organizacijos archyvą ar sunaikinimo bylos yra saugomos jų sudarymo vietoje.
Dėžes reikia laikyti spintelėse arba seifuose, kad jos būtų saugios ir apsaugotos nuo dulkių ir šviesos. Jie išdėstyti vertikaliai lentynose pagal nomenklatūrą.
Norėdami sekti dokumentus tam tikros kategorijos nuolatinio ir laikino (daugiau nei 10 metų) saugojimo atvejais sudaromas vidinis inventorius.
Vidinis inventorius bylos dokumentai yra apskaitos dokumentas, kuriame yra bylos dokumentų sąrašas, kuriame nurodomi dokumentų eilės numeriai, jų indeksai, pavadinimai, datos, lapų numeriai.
Bylos pradžioje pateikiama vidinė inventorizacija ir į ją įvedama informacija apie kiekvieną pateiktą dokumentą. Pasibaigus bylos formavimui, surašomas galutinis vidinės inventorizacijos protokolas.
Pasibaigus raštvedybos metams, išduotas atskirus dokumentus iš bylos neleidžiama.
Prieigos prie bylų suteikimas operatyvus saugojimas, jų išdavimą darbuotojams už darbą atlieka už biuro darbą atsakingas asmuo struktūriniame padalinyje. Bylų išdavimas kitiems skyriams atliekamas gavus struktūrinio padalinio, kuriame yra byla, vadovą. Tokiu atveju į išduotos bylos vietą įdedama kortelė - bylos pavaduotojas (15 priedas).
Dokumentų ir bylų prieinamumą ir būseną privaloma tikrinti perkeliant bylas, grąžinant bylas, keičiant struktūrinio padalinio vadovą, vyr. ikimokyklinio ugdymo paslaugos, organizacijos ar struktūrinio padalinio reorganizavimo ir likvidavimo metu.
Pasiekiamumo tikrinimas atliekamas tikrinant bylų nomenklatūros straipsnius su atvejų aprašymais viršelyje, o fizinė padėtis nustatoma vizualiai. Visi aptikti trūkumai registruojami tikrinant esamą padėtį ir padėtį.
Praradus dokumentus ir bylas, atliekamas oficialus tyrimas, kurio rezultatai rodo, kad dėl jų praradimo kaltas asmuo atsako nustatyta tvarka pagal Rusijos Federacijos kodeksą. administracinius nusižengimus(13.20 t.).
Klausimai savitikrai:
1. Kas tiria organizacijos dokumentų vertę?
2. Ar spausdinti leidiniai yra įtraukti į bylų sąrašą?
3. Kaip nustatomas dokumentų saugojimo laikotarpis kuriant bylų nomenklatūrą?
4. Kas nustato dokumentų saugojimo laikotarpį, jei jo (saugojimo laikotarpio) negalima nustatyti pagal standarto sąrašą valdymo dokumentai dėl to, kad sąraše nėra šios kategorijos dokumentų?
5. Kas tvirtina organizacijos reikalų nomenklatūrą, dokumentų sąrašus ir aktus dėl dokumentų skyrimo sunaikinti?
6. Yra įtraukti į bylų nomenklatūrą elektroninius dokumentus?
7. Ar galima laikino ir nuolatinio saugojimo laikotarpio dokumentus sudėti į vieną bylą?
Savarankiško darbo užduotys:
Parašyta testas apimtis 7-10 puslapių.
Bylos formavimas vadinamas įvykdytų dokumentų grupavimu į bylą pagal bylų nomenklatūrą ir dokumentų susisteminimu byloje. *
* GOST R 51141-98 Biuro darbas ir archyvavimas. Sąvokos ir apibrėžimai, p.
Įvykdžius dokumentus, jie dedami į atitinkamas bylas ir susisteminami. Byla laikoma iškelta nuo to momento, kai joje atsiranda pirmasis įvykdytas dokumentas.
Teisingas dokumentų paskirstymas bylose yra labai svarbus, nes tai leidžia greitai rasti reikiamus dokumentus ir jų saugumą.
Šiuo metu yra sukurti vienodi reikalavimai byloms formuoti ir vykdyti. Jie išdėstyti Valstybinėje valdymo dokumentų sistemoje ir pagrindinėse veiklos taisyklėse departamentų archyvai... Remiantis esamais standartais, bylų formavimo, saugojimo ir apdorojimo tvarka turėtų būti nustatyta konkrečių organizacijų biuro darbo instrukcijose, nes tai leidžia atsižvelgti į jų darbo specifiką ir dokumentus.
Mažose organizacijose bylas centralizuotai formuoja ir saugo darbuotojas, atsakingas už darbą biure (pavyzdžiui, sekretorius). Didelėse institucijose ir organizacijose bylos formuojamos struktūriniuose padaliniuose dokumentų sukūrimo ar vykdymo vietoje. Administraciniai dokumentai, vadovų korespondencija ir svarbiausi vidiniai dokumentai formuojami ir saugomi vadovybės biure ar sekretoriate.
Formavimas prasideda nuo kalendorinių metų pradžios, kai kiekvienam nomenklatūroje nurodytam atvejui sukuriamas atskiras aplankas (aplankų segtuvas arba aplankų registras).
Darbas su bylų formavimu susideda iš šių operacijų: įvykdytų dokumentų paskirstymas ir išdėstymas aplankuose (bylos); dokumentų išdėstymas bylose tam tikra seka; korpuso dangtelio dizainas.
Bylos turi būti įformintos pagal galiojančias taisykles. Ant viršelio pateikiama nemažai duomenų, leidžiančių suprasti, kaip dokumentai priklauso organizacijai, jų sudėtį ir turinį bei galiojimo laiką. Ant kiekvienos pateiktos bylos viršelio pateikiamas visas organizacijos pavadinimas ir (arba) sutrumpinamas, jei ji oficialiai pripažįstama, pavyzdžiui: Rusijos valstybinis humanitarinis universitetas - RSUH. Po juo rašomas struktūrinio padalinio pavadinimas: Finansų skyrius, Žmogiškųjų išteklių skyrius.
Po struktūrinio padalinio pavadinimu nurodomas bylos indeksas pagal nomenklatūrą, pavyzdžiui: Byla Nr. 01-05, kur 01 yra struktūrinio vieneto indeksas, 05 yra bylos eilės numeris. nomenklatūra.
Į bylą gali būti pateikti tik tie dokumentai, kuriuos numato nomenklatūra. Jei atsiranda naujų dokumentų, iš jų suformuojama nepriklausoma byla ir jos pavadinimas (pavadinimas) įrašomas į bylų nomenklatūrą pagal atsarginį numerį.
Teisingas dokumentų išdėstymas byloje yra labai svarbus. Jų išdėstymo seka labai priklauso nuo reikiamos informacijos paieškos laiko.
Dokumentai sisteminami tam tikrais principais. Patys būtiniausi ir praktiškai patogiausi yra šie: klausimų logika, chronologija, abėcėlė, numeracija. Jie gali būti įvairūs ir derinami.
Dažniausiai naudojamas klausinėjant(klausiminis-loginis) principas, pagal kurį dokumentai dedami į bylas logiška seka tam tikrai problemai išspręsti. Ši sistematika sutampa su chronologinis dokumentų vietą.
At abėcėlės tvarka sisteminant dokumentus naudojami jų autorių vardai, atitinkamų institucijų pavadinimai, administracinių-teritorinių vienetų pavadinimai ir kt.
V numeracija užsakymų grupės vienarūšiai dokumentai su serijos numeracija (protokolai, užsakymai, kvitai, sąskaitos faktūros ir kt.).
Administraciniai dokumentai (įsakymai, įsakymai, nutarimai ir kt.) Formuojami į bylas pagal dokumentų rūšis ir pagal chronologiją (kartu su priedais). Užsakymai pagrindinei veiklai ir personalui sugrupuoti atskirai;
Protokolai sugrupuoti į bylas chronologine tvarka ir pagal skaičių;
Korespondencija sugrupuojama kalendorinių metų laikotarpiui ir susisteminama chronologine tvarka: atsakymo dokumentas dedamas už užklausos dokumento;
Planavimo ir ataskaitų teikimo dokumentai turėtų būti saugomi tų metų, su kuriais jie susiję, turiniu, neatsižvelgiant į jų parengimo laiką ar gavimo datą;
Ataskaitose esantys dokumentai turėtų būti išdėstyti tokia seka: aiškinamasis raštas, ataskaita, priedai;
Metiniai planai ir ataskaitos atskiriami nuo ketvirčio ir mėnesio planų;
Finansiniai piniginiai dokumentai (kasos pavedimai, išankstinės ataskaitos, banko ataskaitos ir kt.) Sugrupuoti pagal skaičius. Kvitai, važtaraščiai ir kt.;
Dokumentai, esantys asmens bylose, išdėstomi tokia seka: vidinė dokumentų, esančių asmens byloje, inventorizacija; prašymas dėl darbo; klausimynas, personalo apskaitos lapas; autobiografija; švietimo dokumentai; išrašai iš įsakymų dėl paskyrimo, perkėlimo, atleidimo; asmeninio įrašo lapo papildymas; asmeninio atlygio įrašo lapo papildymas; pažymos ir kiti su šiuo asmeniu susiję dokumentai (išskyrus pažymas iš gyvenamosios vietos, sveikatos būklės ir kitus antraeilės svarbos dokumentus, kurie sugrupuoti atskirai nuo asmens bylų).
Šiose grupėse dokumentai išdėstomi chronologine tvarka. Įsakymų dėl nuobaudų, paskatų, pavadinimo pakeitimo ir kt. Kopijos. jie nepateikia jos į asmeninę bylą, nes ši informacija įrašoma kartu su asmeniniu įrašų lapu.
Darbuotojų ir darbuotojų asmeninės sąskaitos per kalendorinius metus sugrupuojamos į nepriklausomas bylas abėcėlės tvarka.
Piliečių apeliacijos suformuojamos į atskiras bylas pagal abėcėlės grupavimo tvarką.
Kartu su dokumentų sisteminimo principais, formuojant bylas, reikia laikytis pagrindinių taisyklių, bendrų visoms dokumentų kategorijoms:
Į bylas įtraukiami tik įvykdyti dokumentai. Draudžiama pateikti neužpildytus dokumentus, taip pat grąžintinus dokumentus;
Kiekvienas į bylą įtrauktas dokumentas turi būti surašytas laikantis valstybinių standartų ir kitų teisės aktų reikalavimų. * Todėl prieš paduodant dokumentą į bylą būtina patikrinti jo vykdymo teisingumą: būtinų parašų buvimą. , vizos, rodyklė, datos, ženklai ir kt .;
* Pagrindinis departamentų archyvų veiklos taisyklės, 2.2.3 punktas.
Byloje yra dokumentai vienu egzemplioriumi. Juodraščiai, pasikartojančios kopijos kartu su originalais nepateikiami. Išimtis gali būti tik ypač vertingų dokumentų juodraščiai arba kopijos, turinčios ženklus, vizas ir pan., Papildančios pirmųjų egzempliorių turinį;
Nuolatinis ir laiko tarpas saugojimas yra sugrupuotas į atskirus atvejus;
Vienų kalendorinių metų dokumentai yra sugrupuoti į bylas, išskyrus perkėlimo atvejus. Be to, tam tikros bylų kategorijos turi savo formavimo ypatybes. Taigi, asmens bylos formuojamos per visą žmogaus darbo organizacijoje laikotarpį; šaukiamam laikotarpiui sudaromi išrinktų organų ir jų nuolatinių komisijų reikalai; švietimo įstaigų dokumentacija iki mokslo metų suformuojama į bylas;
Dokumentai dedami į bylą su visais susijusiais priedais ir papildoma medžiaga. Jei paraiškos yra didelės, jos sudaro nepriklausomą verslą.
Kiekvieno korpuso storis neturi viršyti 30–40 mm, tai yra maždaug 250 lapų. Jei yra daugiau dokumentų, byla suskirstyta į tomus. Kiekvieno atvejo tomų skaičius metų pabaigoje nurodomas bylų nomenklatūroje.
Teisingas dokumentų grupavimas į bylas ir jų sisteminimas byloje labai palengvina dokumentų vertės tyrimą, dokumentų paruošimą vėlesniam saugojimui ir naudojimui.
Taip pat žiūrėkite:
