Pagrindinės veiklos užsakymo forma yra pavyzdys. Užsakymo taisyklės

Užsakymai pagrindinei veiklai - tokie užsakymai , pagal kurį klasifikacija grindžiama tokiu administracinės įmonės veiklos padalijimu, kuris yra atsakingas už jų sudarymą - šie ir kai kurie kiti klausimai bus aptarti mūsų medžiagoje. Straipsnyje pateikta informacija padės nustatyti biuro darbą organizacijoje.

Visuotinai priimta užsakymų klasifikacija įmonės administracinėje veikloje 2015-2016 m

Atskirai priimtus sprendimus o įmonėje atliekami teisiškai reikšmingi veiksmai turi būti konsoliduoti. Administracinė vadovo veikla įforminama įsakymų pagalba, tačiau įsakymus duoda jo pavaduotojas. Vadovui pavesta spręsti klausimus visose įmonės veiklos srityse, todėl administracinė veikla buvo suskirstyta į kelias sritis.

Praktiškai įprasta atskirti visus užsakymus, susijusius su vidinė veiklaįmonės, suskirstytos į 3 grupes:

• pagrindinės veiklos užsakymai,
• užsakymai darbuotojams,
• įsakymai administraciniais ir ekonominiais klausimais.

Ta pati klasifikacija pateikiama tipiškų administracinių archyvinių dokumentų, suformuotų vykdant verslą, sąraše. vyriausybinės agentūros, kūnai Vietinė valdžia ir organizacijos, nurodydamos jų saugojimo laikotarpį (toliau - Sąrašas), patvirtintą Rusijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu Nr. 558 (1.1 skirsnis, 19 eilutė). Tuo pačiu metu nėra įprasta pagrindinės veiklos užsakymų grupę suskirstyti į pogrupius. Jis pateikiamas viename bloke, kuriame yra visas dokumentų rinkinys.

Kokie užsakymai susiję su pagrindinės veiklos užsakymais (pavyzdžiai)?

Priskyrus užsakymus pagrindinės veiklos grupei, kadrai dažnai turi problemų, o įstatymų leidybos lygmeniu šiuo klausimu nėra rekomendacijų. Šiuo atžvilgiu suprasti užsakymas pagrindinei veiklai yra kokia tvarka, vienu metu naudojami du metodai:

1. Pirma, užsakymai, kurie yra tiesiogiai priskirti užsakymams personalui ir administraciniams bei ekonominiams klausimams, nedelsiant atmetami (Sąraše užsakymai personalui yra išvardyti toje pačioje 19 eilutėje, administravimo ir ekonominei veiklai priskiriamų klausimų sąrašas yra nustatytas skyriuje 10 sąrašo - atitinkamai šiai grupei priskirti pavedimai išduodami pagal juos).
2. Antra, naudojamas grupių suskirstymas pagal įsakymo prasmę. Jei išduotas įsakymas yra susijęs su vienu ar keliais konkrečiais darbuotojais, tai yra įsakymas personalui (pavyzdžiui, kad Ivanovas ir Petrovas dalyvauja darbe poilsio dieną), bet jei kalbame apie pareigas ar visą komandą , tada tai yra pagrindinės veiklos užsakymas (pavyzdžiui, kai visos įmonės šeštadienis paskelbiamas darbo diena).

Tarp bendrų pagrindinės veiklos užsakymų yra šie užsakymai:

• dėl patvirtinimo personalo stalas ir jo pakeitimus;
• atostogų grafiko ir jo pakeitimų patvirtinimas;
• struktūrinių padalinių kūrimas (reorganizavimas, likvidavimas);
• turto inventorius;
• avarijų tyrimo organizavimas;
• darbo režimo nustatymas;
• vietinių įmonės aktų patvirtinimas.

Atkreipkite dėmesį: tai neužbaigta pagrindinės veiklos užsakymų sąrašas, jis gali būti išplėstas arba pakeistas, kad atitiktų įmonės biuro darbo poreikius.

Pagrindinėje veikloje įmonėje naudojamų užsakymų sąrašo sudarymas

Siekiant išvengti painiavos dirbant biure ir teisingai organizuojant visų struktūrinių padalinių darbą, daugelis vietinio lygio įmonių patvirtina dokumentų tvarkymo instrukciją, kurioje apibrėžiami užsakymų suskirstymai į grupes. Šis metodas leidžia iš pradžių paskirstyti atsakomybę už įvairių užsakymų sudarymą tarp struktūrinių padalinių ar atskirų personalo padalinių.

Nežinai savo teisių?

Jei nurodymas nėra išduotas kaip atskiras dokumentas, bendrovė gali patvirtinti atskiro vietinio akto pavidalu užsakymų, naudojamų priskiriant juos kiekvienai konkrečiai grupei, sąrašą. Dažniausiai tai atsitinka augant įmonei: didėjant darbuotojų skaičiui, didėja dokumentų apyvarta, vienam asmeniui tampa sunku atsakyti už visų užsakymų sudarymą, todėl ši funkcija yra padalinta keli darbuotojai.

Kaip sudaromas pagrindinės veiklos užsakymas, pavyzdys

Reikalavimai vykdyti daugybę dokumentų, priskirtų organizaciniams ir administraciniams, yra nustatyti GOST R 6.30-2003. Šiame dokumente nurodoma dokumentų detalių sudėtis ir detalių registravimo reikalavimai. Jame taip pat yra formos detalių išdėstymas.

Užsakymo tekste paprastai nurodoma:

• įmonės pavadinimas;
• dokumento pavadinimas;
• data ir registracijos numeris;
• dokumento tekstas;
• vieta įsakymą patvirtinančio pareigūno parašui, nurodant pareigas;
• ženklas apie menininką;
• jei reikia, vieta vizai patvirtinti.

Įsakymo tekstas gali būti sąlygiškai suskirstytas į preambulę, kurioje išdėstyti nurodymai ir sąlygos, dėl kurių turi būti išduotas įsakymas, ir administracinę dalį, kurioje pateikiami konkretūs nurodymai ir nurodomas jų vykdymo laikas.

Jei užsakymas pridedamas atskirus dokumentus, pavyzdžiui, aiškinamasis, tai nurodoma įsakymo tekste. GOST R 6.30-2003 yra pavyzdžių, kaip į formą įdėti išsamią informaciją, kurią galite sudaryti mėginių pavyzdžiai prireikus įmonės darbuotojų užsakymai tolesniam naudojimui. Pagrindinės veiklos užsakymo pavyzdys taip pat galima atsisiųsti iš mūsų svetainės.

Tai, kad dokumentas priklauso pagrindinės veiklos užsakymų grupei, prasminga nurodyti užsakymo numeryje. Norėdami tai padaryti, galite naudoti metodą, pagal kurį po paties skaičiaus brūkšnelis arba brūkšnys pažymimas „OD“.

Išduotų įsakymų registras, užsakymų knygos (žurnalo) vedimas

Įprasta registruoti įmonėje išduotus pavedimus, nes būtina juos registruoti. Užsakymą ne tik patvirtina vadovas, bet ir gauna savo numerį, pagal kurį informacija apie jį įrašoma į specialiai šiems tikslams sukurtą registrą. Tuo pačiu metu, jei įmonėje įvedamas užsakymų skirstymas į grupes, jie registruojami atskirose vietose.

Šis požiūris pateisinamas tuo, kad Skirtingos rūšys dokumentai turi skirtingą saugojimo laikotarpį, kaip matyti iš Sąrašo. Jame numatyta, kad užsakymai pagrindinei veiklai yra laikomi nuolat, o užsakymai personalui yra 75 metų (išskyrus tam tikrus atvejus, kai jie negali būti sunaikinti tik 5 metus), o užsakymai administraciniams reikalams - 5 metai. Į rinkinius sujungus užsakymus su skirtingais saugojimo laikotarpiais, atsiras tam tikrų sunkumų.

Užsakymams registruoti naudojamas žurnalas ar knyga. Teisėkūros lygmeniu tokiam dokumentui nėra keliami jokie reikalavimai, todėl nėra net vieno jo pavadinimo. Užsakymų registravimo knygos (žurnalo) reikšmė yra ta, kad ten galima įrašyti šią informaciją apie užsakymus:

• serijos (registracijos) numeris;
• dokumento pasirašymo data;
• dokumento pavadinimas, jo santrauka arba dalyko aprašymas;
• asmens, atsakingo už įsakymo projekto parengimą (vykdytojo), duomenys;
• pastabos, jei tokių yra.

Naudojamas registracijos žurnalas (knyga) kalendoriniai metai... Kiekvienais metais pradedamas naujas žurnalas (knyga) ir jame kartojama numeracija.

Užsakymų saugojimo organizavimas

Po to, kai įsakymą išdavė ir patvirtino įmonės vadovas, į jį atkreipiamas darbuotojų, kurių interesus tai paliečia, dėmesys. Kitas žingsnis - užsakymų paskirstymas pagal organizacijoje nustatytą apskaitos ir saugojimo sistemą. administracinė dokumentacija... Iš pradžių įsakymus pradeda vykdyti asmuo, atsakingas už jų vykdymą arba jų vykdymo kontrolę. Kai poreikis kreiptis į užsakymą išnyksta, jis deponuojamas.

Kiekvienų kalendorinių metų pabaigoje dokumentai, kurių nebereikės biuro darbe arba kurių galiojimo laikas skyriuje pasibaigęs, dažniausiai sugrupuojami į bylas, aprašomi ir perduodami saugoti. Jei šiems tikslams įmonėje skiriama atskira patalpa, kiekviename padalinyje yra paruošiamos bylos saugojimui. Jei dokumentų apskaitai ir saugojimui yra sukurtas specialus archyvo padalinys, jo darbuotojai dalyvauja formuojant bylas saugojimui (arba kontroliuoja procesą) ir, gavę dokumentus, juos organizuoja ir nustato laikymui pagal nustatytas taisykles įmonės viduje.

Užsakymai pagrindinei veiklai išduodami tais atvejais, kai sprendimai priimami dėl visos komandos ar kai kurių pareigų, kurios neturi įtakos konkretiems darbuotojams. Tuo pačiu metu, norint nubrėžti pagrindinės veiklos užsakymų grupės ribas, būtina iš šios grupės neįtraukti visų užsakymų, tiesiogiai apibrėžtų norminiuose aktuose kaip užsakymai personalui ir administracinei bei ekonominei veiklai. Likę užsakymai įrašomi į atskirą sąrašą, kuris bus individualus kiekvienai organizacijai dėl veiklos specifikos, ir įrašomi atitinkamame sąraše vietinis aktas kad išvengtumėte painiavos.

Bet kurios sėkmingos įmonės ar organizacijos veikla kuriama pagal vienodas taisykles, užtikrinančias jų užduočių vykdymą. Jų veikla neįsivaizduojama be efektyvaus struktūrinių padalinių veikimo, jų sąveikos ir griežto pavaldumo.

Siekdami užtikrinti tokių problemų sprendimą, įmonių vadovai skelbia reglamentas užsakymų (nurodymų) forma.

Pagal apskaitos taisykles tokie dokumentai yra suskirstyti į kelias grupes:

• pagrindinės veiklos užsakymai;
• užsakymai personalui;
• finansinės ir ūkinės veiklos užsakymai.

Šiame straipsnyje mes apsvarstysime užsakymus, susijusius su pagrindine įmonės veikla. Pagrindinė įmonės veikla biuro darbo požiūriu apima šiuos klausimus:

• organizaciniai ir struktūriniai klausimai, susiję su padalinių ir darbuotojų funkcijų ir kompetencijų paskirstymu;
• reglamentai, kurie reglamentuoja vidinė rutina, nuostatas dėl atlyginimo, premijų ir Darbo pareigos darbuotojai (pareigybių aprašymai);
• inventorizacija, auditas, darbuotojų atestavimas, darbo apsaugos ir saugos taisyklių laikymosi kontrolė;
• struktūrinių padalinių ataskaitų ir dokumentų, siunčiamų aukštesnėms ir priežiūros organizacijoms, tvirtinimas.

Iš karto pastebime, kad nėra vienos pagrindinės veiklos tvarkos. Didelėse įmonėse, ypač valstybinėse, yra užsakymų pagrindinei veiklai pavyzdžių, patvirtintų aukštesnės institucijos. Mažoms ir privačioms įmonėms tokio susivienijimo nėra, tačiau pagrindinės veiklos administraciniai dokumentai yra labai svarbūs, nes konfliktinėse situacijose jie leidžia įvertinti (įrodyti teisme) vadovo veiksmų teisėtumą. Pažiūrėkime, kaip teisingai išduoti užsakymą. Dažnai techninis darbasšių dokumentų rengimui vadovai patiki sekretoriatą. Todėl sekretoriato darbuotojams reikia žinoti, kaip teisingai parašyti užsakymą (pavyzdį).

Pagrindinės veiklos užsakyme, kaip ir bet kurioje kitoje, turi būti išsami informacija apie įmonę, rengimo data ir vieta, įsigaliojimo data, pagrindinis turinys, asmenų, įpareigotų su ja susipažinti, parašai. Žemiau pateikiame naujo struktūrinio padalinio įsakymo sudarymo pavyzdį.

Taip pat skaitykite: Įsakymas pakeisti personalo lentelę

12 UŽSAKYMAS

Dėl padidėjusių produktų kokybės kontrolės darbų apimties ir sertifikuoto analitinio centro sukūrimo

Aš užsisakau:

1. Patvirtinti techninės kontrolės skyriaus nuostatus ir techninės kontrolės skyriaus vedėjo pareigybės aprašymą.
2. Pavaldi dirbtuvių Nr. 1, 2 ir 3 techninės kontrolės analitinių laboratorijų skyriui.
3. Techninės kontrolės skyriaus vadove paskirti Iriną Aleksandrovną Paramonovą.
4. Užsakymo vykdymo kontrolė patikėta vyriausiajam inžinieriui Sergejui Ivanovičiui Samoilovui.
5. Su įsakymu supažindinti parduotuvių ir pamainų vadovus (pagal sąrašą).

Taikymas

- Techninės kontrolės departamento reglamentas

— Darbo aprašymas techninės kontrolės skyriaus vedėjas.

LLC „Kontreks“ direktorius ______________ V.R.Smirnovas

Susipažino su užsakymu:

Taip pat parodysime, kaip surašyti užsakymą (pavyzdį) avarijos tyrimui.

Ribotos atsakomybės bendrovė "Kontreks"

24 UŽSAKYMAS

Apie techninės kontrolės skyriaus sukūrimą

Dėl sužalojimo, kurį įgijo vagonas Ivanas Ivanovičius Somovas (2017 m. Vasario 11 d. Aktas Nr. 1), pakraunant siurblį dirbtuvėse Nr.

Aš užsisakau:

1. Sukurkite komisiją kompozicijos avarijai ištirti.
   - vyriausiasis inžinierius Sergejus Ivanovičius Samoilovas (komisijos pirmininkas); - profesinių sąjungų komiteto pirmininkas Pavlovas Sergejus Petrovičius; - darbo apsaugos ir saugos skyriaus vedėja Elena Ivanovna Zamkova;

   - parduotuvės Nr. 2 vadovas Egorovas Aleksandras Ivanovičius;

   - inžinierė Vasiljeva Tatjana Ivanovna.

2. Komisija per tris dienas turėtų atlikti avarijos tyrimą, parengti ataskaitą, kurioje būtų nurodytos papildomos priemonės, skirtos stiprinti darbo apsaugą ir saugos taisyklių laikymąsi gamykloje.

3. Aš kontroliuoju pavedimo vykdymą.

Straipsnyje perskaitykite, kas susiję su pagrindinės veiklos užsakymais, kaip juos išduoti, koks yra saugojimo laikotarpis. Atsisiųskite naujausius mūsų ekspertų parengtus pavyzdžius.

Iš straipsnio sužinosite:

Kokie užsakymai yra susiję su pagrindinės veiklos užsakymais

Skirtingai nuo užsakymų personalui, kurie reguliuoja darbo santykius su konkrečiu darbuotoju, pagrindinės veiklos užsakymai reguliuoja visos įmonės gyvenimą. Dažnai kyla nesusipratimų. Atrodytų, kad už tai atsakingo asmens paskyrimas priešgaisrinė sauga reiškia personalą, nes jis susijęs su konkrečiu asmeniu. Tačiau toks paskyrimas yra būtinas visai organizacijai, todėl tai yra dokumentas apie pagrindinę veiklą. Tačiau, pavyzdžiui, darbuotojo siuntimas į komandiruotę susijęs tik su juo, todėl nurodo dokumentus apie personalą.

Personalo pareigūnui svarbu suprasti skirtumą tarp šių kategorijų dokumentų, nes vieta ir saugojimo laikas priklausys nuo teisingo jų klasifikavimo. Pagrindinės veiklos užsakymai saugomi visam laikui. Už laikymo taisyklių pažeidimą galima pritraukti administracinė atsakomybė(Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 13.20 straipsnis).

Teisės aktai nenustato tikslaus dokumentų, susijusių su pagrindinės veiklos kategorija, registro. Tačiau galite sutelkti dėmesį į „Tipiškų administracinių archyvinių dokumentų, sugeneruotų vykdant valstybės institucijų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, sąrašą, nurodant saugojimo laiką“ (su pakeitimais, padarytais 2016 m. Kovo 28 d.). Kultūros ministerijos 2010 m. Rugpjūčio 25 d. Įsakymu Nr. 558.

Išvardinkime dažniausiai pasitaikančias parinktis:

• Užimti generalinio direktoriaus pareigas
• Priskirdamas direktoriui vyriausiojo buhalterio pareigas,
• Dėl pramoninės avarijos tyrimo tvarkos
• Dėl finansiškai atsakingų asmenų sąrašo patvirtinimo
• Dėl naujo struktūrinio padalinio sukūrimo
• Apie darbo knygų išdavimo tvarką ir kt.

Pagrindinės veiklos užsakymų tipai ir užsakymų saugojimo laikotarpis

Visi organizacijos užsakymai, priklausomai nuo dalyko, gali būti suskirstyti į tris dideles grupes:

• Pagal pagrindinę veiklą. Jie reguliuoja organizacijos valdymo sprendimus ir yra nuolat saugomi.
• Personalas. Reguliuoti konkrečių darbuotojų sprendimus. Jie saugomi 50 metų (kai kuriais atvejais - 75).
• Administracinei ir ekonominei veiklai. Juose registruojami įvairūs užsakymai, susiję su pastatų ir patalpų eksploatavimu, transportu, ryšiais, saugumu ir kt. Jų galiojimo laikas yra 5 metai. Tai, pavyzdžiui, įsakymai dėl transporto paskyrimo pareigūnams, įmonių telefonų skyrimo, remonto organizavimo, naujų biuro baldų pirkimo ir kt.

Registruojantis patogu naudoti raidžių kodus, tai palengvins dokumentų registravimą. Raidė „L“ arba „K“ tradiciškai žymima užsakymais personalui, „OD“ - pagrindinei veiklai, „A“, „AH“, „HOZ“ - administracinei ir ekonominei. Anksčiau buvo būtinas GOST reikalavimas naudoti tokius kodus, dabar tai tik rekomendacija.

Dokumentų tvarkymo organizacijoje taisyklės (taigi ir jų priskyrimo vienai ar kitai rūšiai tvarka) nurodytos atskirame vietiniame norminiame akte, pavyzdžiui, „Įrašų tvarkymo instrukcijos“.

„Rosarkhiv“ sukūrė GOST-2016 vadovą. Registracijos taisyklės personalo dokumentai pasikeitė. Nepamirškite atlikti šių instrukcijų pakeitimų HR administravimas... Kad jums būtų lengviau, žurnalo „Personalo pareigūno vadovas“ ekspertai, atsižvelgdami į naujas gaires, parengė pavyzdinę instrukciją.

Sunkiais atvejais, kai neįmanoma tiksliai nustatyti, kokio tipo dokumentas priklauso, patartina jį nurodyti pagrindinei veiklai ir taip nustatyti nuolatiniam saugojimui.

Užsakymo pavyzdys pagrindinei veiklai: dėl finansiškai atsakingo asmens paskyrimo

Pagrindinės veiklos užsakymų vykdymo taisyklės

Pasiruošime administracinius dokumentus dažnai kyla klausimas, kaip juos teisingai išdėstyti. Gerai, jei įmonėje yra patyręs personalo pareigūnas, žinantis darbo biure taisyklių taisykles. O jei tokio darbuotojo nėra, arba įsakymas organizacijoje išduodamas pirmą kartą? Sunkumų atveju atsakymą pateiks GOST.

GOST R 6.30-2003, patvirtintas 2003 m. Kovo 3 d. Rusijos Gosstandart rezoliucija Nr. 65-oji ir GOST R 7.0.97-2016 „Informacijos, bibliotekų ir leidybos verslo standartų sistema. Organizacinė ir administracinė dokumentacija. Reikalavimai popierizmui “, kuris turi būti taikomas nuo 2018 m. Liepos 1 d. Jie pateikia išsamias rekomendacijas ir paaiškinimus, kaip parengti įvairius dokumentus, teisingai nurodo informaciją apie organizacijas, įstatymus ir reglamentas ir kt. „Rosarkhiv“ buvo sukurtas ir patvirtintas Gairės dėl GOST R 7.0.97–2016 taikymo. Šiame vadove yra visos dokumentų kūrimo, apdorojimo ir saugojimo taisyklės.

Studijų programas rengia žinomi šios srities ekspertai darbo santykiai... Gavę papildomą profesinį išsilavinimą, galėsite pasiruošti naujiems Valstybinės informacinių technologijų inspekcijos, „Roskomnadzor“ ir prokuratūros patikrinimų formatams, parengti dokumentus pagal naujus „Rostrud“ reikalavimus, atleisti darbuotojus be pretenzijų ir bylinėjimosi ir daug daugiau.

Pagrindinės veiklos užsakymuose įrašoma ši informacija:

• Organizacijos detalės.
• Pavadinimas, tema.
• Išleidimo data.
• Registracijos numeris vidiniame dokumentų sraute.
• Programos (pvz. atmintinė)

Svarbu numatyti vietas būtiniems parašams: tvirtintojui, vykdytojui, susitarimui.

Po paskelbimo dokumentas registruojamas specialiame žurnale.

Leidybos procedūra užsakymų o užsakymus sudaro atskiri etapai, kurie vykdomi tam tikra seka. Būtų neteisinga pradėti straipsnį tiesioginiu šių etapų svarstymu. Pirma, turite nustatyti pagrindinį užsakymo ir užsakymo tikslą, nustatyti panašumus ir skirtumus, kurie egzistuoja tarp šių tipų dokumentų.

Tvarka ir tvarka: kokie yra panašumai ir skirtumai

Iš karto reikia pažymėti, kad tvarka ir tvarka atsižvelgti į administracinius dokumentus skelbiama tik sprendimų priėmimo sąlygomis. Esant tokioms sąlygoms, valdžia visais valdymo klausimais įmonėje priklauso jos vadovui, o valdymo klausimais struktūriniame padalinyje - atitinkamo lygio vadovui.

Tekste pateiktos instrukcijos ir sprendimai įsakymai ar įsakymai galima nukreipti į:

pagerėjimas organizacinė struktūraįmonės;

pagrindinės (ar gamybinės) įmonės veiklos vykdymo priemonių ir metodų pasirinkimas;

aprūpinti įmonę finansiniais, darbo, materialiniais, informacijos ir kitais ištekliais;

pareiškimas organizacinius dokumentus ir jų pakeitimai ir kt.

Reikėtų pažymėti, kad instrukcijos ir sprendimai, esantys įsakymai ar įsakymai, yra privalomi visiems ar tam tikriems įmonės darbuotojams.

O dabar pabandysime nustatyti skirtumus tarp svarstomų dokumentų tipų.

Įsakymas - tai yra teisės aktas, kurį paskelbė įmonės (jos struktūrinio padalinio) vadovas, remdamasis vieno žmogaus vadovybe, siekdamas išspręsti pagrindines ir veiklos užduotis, su kuriomis susiduria įmonė.

Leidinio inicijavimas užsakymų arba įsakymai.

Informacijos rinkimas ir analizė rengiant dokumento projektą.

Projekto rengimas įsakymai ar įsakymai.

Dokumento projekto tvirtinimas.

Projekto užbaigimas įsakymai ar įsakymai pagal koordinatorių pastabas.

Užsakymo ar užsakymo pasirašymas.

Užsakymo ar instrukcijos registravimas.

Užsakymo ar instrukcijos atnešimas atlikėjams.

Pirmiau minėti etapai atliekami nuosekliai, nuo pirmojo iki aštuntojo etapo, be to, penktojo etapo gali iš viso nebūti, jei patvirtinimo etape nėra pastabų dėl dokumento projekto.

Panagrinėkime kiekvieną etapą atskirai.

Įsakymo ar nurodymo išdavimo inicijavimas

Užsakymų ir užsakymų projektai gali pasiruošti šiais atvejais:

pagal planą (pagal anksčiau parengtą planą ar programą);

įmonės vadovybės vardu;

struktūrinių padalinių vadovų ar pavaldžių įmonių, taip pat atskirų specialistų iniciatyva.

Būtinumo paskelbti pagrindimas įsakymai ar įsakymai gali būti nurodytas memorandume, analitinio ar informacinio turinio pažymoje, pasiūlyme, išvadoje, akte, tarnybiniame rašte. Šie dokumentai veikia kaip sprendimų inicijavimas.

LLC „Novostroyregion-A“ gauna laišką iš kūrėjo programinė įranga OJSC „21 -ojo amžiaus technologijos“ dėl naujos sandėlio apskaitos programinės įrangos produkto „Sandėlis +“ versijos išleidimo, taip pat kompaktinio disko su atnaujinimo moduliu ir atnaujinimo instrukcijų (žr. 2 pavyzdį). Gavęs šį laišką, „Novostroyregion-A LLC“ vadovas išleidžia rezoliuciją, kurioje nurodo sandėlio vadovui A. V. Stepanovui. išanalizuoti naujas sandėlio apskaitos automatizavimo sistemos galimybes ir pranešti apie būtinybę pereiti prie naujos programos versijos (žr. 2 pavyzdį). Stepanovas A.V. rengia atmintinę, skirtą generaliniam direktoriui (žr. 3 pavyzdį), kurioje jis informuoja, kad perėjimas prie naujos sistemos versijos leis efektyviau organizuoti darbą, susijusį su prekių apskaita, ir padidins personalo efektyvumą. Išstudijavęs šią atmintinę, generalinis vadybininkas sukuria naują rezoliuciją (žr. 3 pavyzdį), kuri nurodo parengti projektą užsakymų dėl naujos sandėlio apskaitos automatizavimo sistemos versijos paleidimo (žr. 5 pavyzdį). Tai yra, esant tokiai situacijai, užsakymo išdavimo pradiniai dokumentai buvo OLSC „XXI amžiaus technologijos“ laiškas ir sandėlio vadovo Stepanovo A. V. pranešimas. Remdamasis šiais dokumentais, įmonės vadovas davė nurodymus parengti įsakymo projektą.

Informacijos rinkimas ir analizė užsakymo ar užsakymo projektui rengti

Šis etapas visų pirma apima objektyvios, pakankamos ir savalaikės informacijos, reikalingos valdymo sprendimui priimti, rinkimą ir analizę, kuri vėliau bus atspindėta paskelbtame užsakymas ar užsakymas.

Informacijos šaltiniai gali būti:

teisės aktų ir norminiai dokumentai;

dabartinius organizacijos dokumentus;

dokumentai, gauti iš kitų organizacijų;

archyvinius dokumentus;

publikacijos periodiniuose leidiniuose;

mokslinė medžiaga ir kt.

Informacijos rinkimo ir analizės rezultatas yra valdymo sprendimo sukūrimas. Verta atkreipti dėmesį į tai, kad analizuojant informaciją paprastai yra parengiami įvairūs sprendimų variantai ir, juos išsamiai įvertinus, pasirenkamas vienas, labiausiai priimtinas.

1 pavyzdžio tęsinys

Užsakymo ar instrukcijos projekto rengimas

Kalbant apie projekto rengimą, reikia pažymėti, kad specialistas (ar kūrėjas) rengia projektą, o ne dokumentą. Projektas neturi teisinė jėga, ir kad administracinio dokumento projektas taptų įsakymu ar potvarkiu, jis turi atlikti patvirtinimo ir pasirašymo procedūrą. Be to, pasirašius dokumentą būtina jį užregistruoti.

Įsakymo ar instrukcijos projektą rengia specialistas ar struktūrinių padalinių specialistai. Jei dokumento projektas turi įtakos įvairių departamentų interesams, įmonės vadovybės sprendimu turėtų būti sudaryta laikinoji komisija arba paskirta darbuotojų grupė projektui parengti.

Užsakymų ir užsakymų projektai rengiami pagal GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos reikalavimus. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų tvarkymui “(toliau - GOST R 6.30-2003).

Taigi projektai įsakymai ir įsakymai yra spausdinami ant A4 formų, t.y. 210 × 297 mm. Paprastai už įsakymai ir įsakymai kuriamos specialios formos. Remiantis GOST R 6.30-2003, jie vadinami „tam tikrų tipų dokumentų formomis“. Tokios formos (išskyrus laišką), atsižvelgiant į organizacijos steigimo dokumentus, apima šią informaciją:

Nacionalinė emblema Rusijos Federacija(arba Rusijos Federacijos steigiamojo subjekto herbas, organizacijos emblema arba prekės ženklas (paslaugų ženklas);

įmonės pavadinimas;

dokumento rūšies pavadinimas;

dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta;

taip pat rekvizitų ribojantys ženklai:

• dokumento data;

  dokumento registracijos numeris.

Formų laukų dydžiai nusipelno ypatingo dėmesio. Taigi, pagal GOST R 6.30-2003, formoje turi būti bent tokie laukai:

20 mm - kairėje;

10 mm - dešinėje;

20 mm - viršuje;

20 mm - apačioje.

Kairė paraštė naudojama dokumentui įkelti į failą. Iš to galime daryti išvadą, kad kuriant dokumentų formas ilgam (daugiau nei 10 metų) ir nuolatiniam saugojimui (įskaitant užsakymus ir užsakymus), geriau nustatyti kairę paraštę 30–35 mm intervale, o ne 20 mm.

lentelę

Būtinos detalės įsakymai ir įsakymai

	Rekvizito vardas	Rekvizitų registravimo momentas
Dokumento leidimas
1.1	įmonės pavadinimas
1.2	dokumento tipo pavadinimas	nereikia rengti, pateikti formoje
1.3	dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta	nereikia rengti, pateikti formoje
1.4	dokumento data
1.5	dokumento registracijos numeris	sudaromas pasirašius dokumentą registruojant
1.6	antraštė į tekstą
1.7	dokumento tekstas	parengtas rengiant dokumento projektą
1.8	dokumentų patvirtinimo viza (prireikus taip pat gali būti dokumentų patvirtinimo antspaudas)	buvo visiškai įformintas tvirtinant dokumento projektą
1.9	pilnas parašas	surašytas pasirašant dokumentą
1.10	Priklausomai nuo steigimo dokumentų, gali būti Rusijos Federacijos valstybės herbas (arba Rusijos Federacijos steigiamojo subjekto emblema, organizacijos emblema arba prekės ženklas)	nereikia rengti, pateikti formoje
Stebėjimas ir vykdymas
2.1	kontrolinis ženklas	surašomas pateikiant dokumentą kontrolei
Pašalinimas iš kontrolės ir dokumento persiuntimas į bylą
3.1	ženklas apie dokumento vykdymą ir jo kryptis byloje	surašomas išimant iš kontrolės ir siunčiant dokumentą į bylą

Dabar pereikime prie projektų dizaino ypatybių svarstymo įsakymai ir įsakymai... Pradėkime nuo teksto sudarymo taisyklės. Jis visada parašytas vienaskaitos pirmuoju asmeniu ir susideda iš dviejų dalių:

nurodydamas (arba preambulę) ir

administracinis.

V nustatanti dalis nurodytas numatytų veiksmų motyvas. Jei skelbimo pagrindas įsakymai ar įsakymai tarnavo kaip patronuojančios organizacijos teisinis ar norminis teisės aktas arba šios organizacijos anksčiau išduotas dokumentas, jos pavadinimas, data ir numeris nurodomi nustatymo dalyje. Tokiu atveju gali būti naudojamos tokios formuluotės kaip „Remiantis“, „Vykdoma“, „Pagal“. Jei užsakymas ar užsakymas yra paskelbtas iniciatyviai, nustatymo dalyje suformuluoti numatytų veiksmų tikslai ir uždaviniai, faktai ar įvykiai, kurie sukėlė įsakymo ar įsakymo išdavimas.

Nustatymo dalis paprastai prasideda žodžiais „Tikslams“, „Ryšium“ ir kt.

Yra atvejų, kai nustatančiosios dalies gali nebūti dėl to, kad nustatytų veiksmų nereikia paaiškinti ar pagrįsti.

Nustatanti dalis užsakymų jis yra atskirtas nuo komandinio žodžio „I ORDER:“, o įsakymuose - žodžio „PROPOSE:“ arba „OBLIGATED:“. Šie žodžiai spausdinami naujoje lauko eilutėje didžiosiomis raidėmis.

Administracinė dalis turėtų būti numatytų veiksmų sąrašas, nurodant kiekvieno veiksmo atlikėją ir atlikimo laiką.

Dažnai administracinė dalis yra suskirstyta į taškus dėl to, kad daroma prielaida, kad yra keli vykdytojai įvairiems užsakymams su savo pasirengimo sąlygomis.

Dokumento fragmentas

Organizacinė ir administracinė dokumentacija. Reikalavimai dokumentų tvarkymui: metodinės rekomendacijos, kaip įgyvendinti GOST R 6.30-2003 Tuo atveju, jei veiksme dalyvauja konkretus atlikėjas, atitinkama dokumento pastraipa turėtų prasidėti atlikėjo padėtimi ir pavarde (inicialai tekste dedami po pavardės) datos atveju. Vykdytojais gali būti nurodytos organizacijos ar struktūriniai padaliniai. Informacija apie valdymo veiksmą perduodama neapibrėžtos formos veiksmažodžiu ir priedu, nurodant veiksmo objektą. Pavyzdžiui: 1. Tarptautinių operacijų skyriaus vadovas Kotovas A.D. parengti projektą „Instrukcijos dėl darbo organizavimo ...“. 2. Teisės skyriaus vedėjui Melnikovui S.G. pateikti Tarptautinių operacijų departamentui reikiamus norminius teisės aktus ir metodinius dokumentus. Terminas nurodomas atskiroje eilutėje ir sudaromas kaip įvykdymo data. Pavyzdžiui: Pateikimo terminas 2003 07 15. Paskutinėje administracinės dalies pastraipoje nurodyti konkretūs asmenys, kuriems patikėta kontroliuoti administracinio dokumento vykdymą. Pavyzdžiui: 4. Vykdymo kontrolė užsakymų patikėti banko valdybos pirmininko pavaduotojui Sidorovui K.M.

Dokumento fragmentas

Tipiškos instrukcijos, kaip dirbti biure federalinėse įstaigose vykdomoji valdžia patvirtinta Rusijos kultūros ministerijos 2005 m. lapkričio 8 d. įsakymu Nr. 536 Jei įsakymas pakeičia ar panaikina kai kurias jo nuostatas, tada vienoje iš administracinės teksto dalies pastraipų turi būti nuoroda į panaikintą dokumentą (dokumento pastraipa), nurodant jo datą, numerį ir pavadinimą. Pastraipos tekstas turėtų prasidėti žodžiais „Būti pripažintam negaliojančiu ...“. V įsakymas punktas „Įsakymas informuoti ...“ neturėtų būti įtrauktas. Padaliniai ( pareigūnai), į kurį įsakymas, yra išvardyti pašto indeksuose, kuriuos vykdytojas rengia kartu su užsakymo projektu.

Bet kokio organizacinio ir administracinio dokumento tekstas, sudarytas ant A4 formato popieriaus, turi būti atspausdintas pusantro tarpo tarp eilučių .

Turėti įsakymai ar įsakymai gali būti skirtingos programos: nuostatos, taisyklės, sąrašai, sąrašai, grafikai, lentelės, pavyzdiniai dokumentai ir tt Tačiau reikalaujamas „Paraiškos ženklas“ niekada neišduodamasįsakymai ir įsakymai dėl to, kad nuoroda į paraišką pateikiama tiesiogiai administracinio dokumento tekste.

Jei priedas yra orientacinio ar analitinio pobūdžio (diagrama, lentelė, sąrašas ir kt.), Tada įsakymo ar įsakymo tekste yra nuoroda „pagal 2 priedą“ arba „(2 priedas)“ (žr. Pavyzdžius) 5 ir 6). Tokiu atveju pirmame programos puslapyje viršutiniame dešiniajame kampe parašytas žodis „Paraiška“, žemiau yra nuoroda į užsakymas ar užsakymas... Jei yra kelios programos, jos sunumeruotos.

2 priedas

pagal UAB „Alternative-M“ užsakymą

2007 01 11 Nr. 1

Jei administracinio dokumento priedas yra patvirtintas dokumentas (reglamentas, taisyklės, instrukcijos ir kt.), Atitinkamoje administracinės dalies pastraipoje pažymima: „(pridedama)“ (žr. Administracinės dalies 1 punktą) užsakymų 5 pavyzdyje). O ant labiausiai patvirtinto dokumento, esančio viršutiniame dešiniajame pirmojo puslapio kampe, surašomas reikiamas „Dokumento patvirtinimo antspaudas“.

Iš dalies sutiko (pateikė 3 pareigūnai iš 7)
irnepasirašytas įsakymo projektas

Apatinė paskutinio įsakymo projekto lapo galinė pusė,
ant kurių projekto vykdytojai (kūrėjai) įklijavo savo vizas

Antraštė turi būti sudarytas be jokių nutarčių dėl visų įsakymų ir įsakymų projektų ir įtraukti dokumento santrauką.

Jis turi atsakyti į klausimą "apie ką (apie ką)?" dokumentų palaikymas valdymas “.

Šiuo atveju antraštė turėtų būti ne daugiau kaip penkių eilučių, kurių bendras ilgis negali viršyti 150 simbolių, ji turi būti atspausdinta iš paraštės (ty be pastraipos įtraukos) per vieną eilučių atstumą be kabučių ir nepabraukta. Pradėkite nuo didžiosios raidės ir baigti nenaudojant taško (žr. 5 ir 6 pavyzdžius).

Registracijos klausimais reikalingos detalės Mes nenagrinėsime užsakymo ar instrukcijos formos, nes tai išsamiai aprašyta E.M. Kameneva „Organizacinių ir administracinių dokumentų formų kūrimas“, publikuotas žurnaluose Nr. 8 ir 2005 m.

Kada įsakymo ar įsakymo projektą parengtas, prasideda kitas etapas - administracinio dokumento projekto tvirtinimas. Jis yra neatsiejamai susijęs su kitu etapu - projekto užbaigimu pagal koordinuojančių pareigūnų pastabas. Todėl mes apsvarstysime abu šiuos etapus vienu metu.

Įsakymo ar nurodymo projekto derinimas ir projekto peržiūrėjimas pagal koordinuojančių pareigūnų pastabas

Dokumento projekto patvirtinimas reiškia:

Užtikrinti kokybišką dokumentų projektų rengimą ir jų derinimą su suinteresuotosiomis šalimis patikėta projektą pateikusių padalinių vadovams.

Dokumento fragmentas

2.7.1.2 skirsnis. Tipiškos instrukcijos dėl biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose, patvirtintas pagal užsakymą 2005 m. Lapkričio 8 d. Rusijos kultūros ministerija Nr. 536 Užsakymų projektai(įsakymus) ir jiems pateiktas paraiškas tvirtina vykdytojas ir projektą pristatęs skyriaus vedėjas, skyrių vadovai, kuriems projekte suteikiamos užduotys ir užduotys, taip pat ikimokyklinio ugdymo įstaigos vadovas ir teisinė tarnyba(pritaria norminių teisės aktų projektams). Prieštaravimai dėl įsakymo projekto (nurodymo), kylantys dėl patvirtinimo, išdėstyti sertifikate, kuris pridedamas prie projekto. Jei patvirtinimo proceso metu įsakymo projektas atliekami esminio pobūdžio pakeitimai, tada juos reikia perspausdinti ir iš naujo susitarti. Užsakymų projektai(įsakymus), pateiktus vadovui pasirašyti, pagal pareigų paskirstymą patvirtina vadovo pavaduotojai.

Įmonė turėtų parengti dokumentų tipų ir potipių sąrašą, nurodant asmenis, kurių vizos reikalingos patvirtinus, t. nurodant pagrindinį koordinavimą arba dokumentų formų lentelę.

Dokumento projekto rengimo, jo patvirtinimo ir patikslinimo etapai pagal tvirtintojų pastabas gali būti atliekami vadinamuoju „tradiciniu“ būdu arba naudojant biuro automatizavimo sistemą ir elektroninį dokumentų valdymą.

Taikant „tradicinį“ metodą blanke parengiamas administracinio dokumento projektas ir pateikiamas tvirtinti popierine forma.

Tokiu atveju pareigūnų vizos įklijuojamos paskutinio dokumento projekto lapo apačioje. Ruošiantis specialistas įsakymo projektas ar užsakymus, gali būti pagrindas tolesniam vizų klijavimui, nurodant išvirkščia pusė paskutinį pareigybės dokumento projekto lapą ir tvirtintojų pavardes (žr. 5 pavyzdį). Būtina „dokumentų patvirtinimo viza“ turi būti parengta pagal GOST R 6.30-2003.

Dokumento fragmentas

3.24 skirsnis. GOST R 6.30-2003. Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų tvarkymui Dokumentui patvirtinti išduodama dokumento patvirtinimo viza (toliau - viza), į kurią įeina dokumentą patvirtinančio asmens parašas ir pareigos, parašo iššifravimas (inicialai, pavardė) ir pasirašymo data. Pavyzdžiui: Vadovas teisinis skyrius Asmeninis parašas A.S. Orlovas data Jei yra pastabų dėl dokumento, viza išduodama taip: Pridedamos pastabos Teisės skyriaus vedėjas Asmeninis A. S. parašas Orlovas data Pastabos pateikiamos atskirame lape, pasirašomos ir pridedamos prie dokumento.

Organizacijos nuožiūra leidžiamas dokumento projekto matymas kiekviename lape arba galimybė išduoti vizas dokumentui atskirame patvirtinimo lape. Tuo pačiu metu patvirtinimo lapo formos nereglamentuoja nei GOST, nei teisės aktai, ir pagal tai skirtingose ​​organizacijose patvirtinimo lapas gali būti kitokios formos (žr. 6 pavyzdį).

Pateikiant administracinio dokumento projektą popieriuje tvirtinti, galimas tik vieno tipo projekto maršrutas: nuoseklus. Tai reiškia, kad tuo pačiu metu dokumento projektą gali turėti tik vienas iš koordinuojančių pareigūnų. Praktiškai dažnai pasitaiko atvejų, kai dokumento projektą turi derinti to paties lygio vadovai, o jų patvirtinimo tvarka nesvarbi. Atitinkamai nuoseklus dokumentų derėjimo būdas ne visada yra geriausias sprendimas.

Be to, „tradicinis“ patvirtinimo metodas „suvalgo“ daug įmonės darbuotojų darbo laiko. Juk dokumento projektas popieriniu pagrindu turi būti nepriklausomai priskirtas koordinuojantiems pareigūnams arba perduotas per valdymo dokumentų palaikymo tarnybą (toliau - ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyba). Pastaruoju atveju dokumento patvirtinimas pratęsiamas ilgą laiką, nes pirmiausia projektas turi būti perduotas ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybai, tada būtina, kad sekretorius ar asmuo, atsakingas už biuro darbą būtinas padalinys paima projektą iš ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybos ir perduoda projektą patvirtinti jo vadovui, o po patvirtinimo jis grąžino projektą tarnybai DOE ... Ši procedūra turėtų būti tęsiama tol, kol projektas bus patvirtintas visų reikalingi pareigūnai. Dėl to vidutinėse ir didelėse įmonėse vieno dokumento projekto patvirtinimas gali užtrukti kelias dienas.

Dokumentų projektų derinimas naudojant biuro automatikos sistemas ir elektroninį dokumentų valdymą turi daug pranašumų prieš „tradicinį“ metodą. Taikydamas šį metodą, dokumento projekto kūrėjas sukuria projektą sistemoje, nurodo dokumento projekto judėjimo maršruto tipą patvirtinimo metu ir įjungia patvirtinimo procedūrą.

Galimi šie patvirtinimo būdai:

nuoseklus: kai projektas pirmą kartą atitenka pirmajam tvirtintojui; jam baigus patvirtinti, projektas automatiškai pereina prie antro patvirtintojo ir tt;

lygiagrečiai: kai projektą vienu metu gauna visi patvirtintojai ir jie bet kokia tvarka sutaria dėl dokumento projekto;

lygiagretus (arba mišrus): kai dokumento projektas pirmą kartą pasiekiamas vienai pareigūnų grupei, kuri gali atlikti patvirtinimą bet kokia seka; ir tik visiems pirmos grupės pareigūnams sutikus, projektas siunčiamas kitai pareigūnų grupei.

Jei atsižvelgsime į susitarimą užsakymų projektus ir užsakymus, galima pastebėti, kad optimaliausias bus lygiagretus-nuoseklus maršrutas. Tokiu atveju galima organizuoti koordinavimą šioje grandinėje:

1 grupė tvirtintojų - dokumento projekto vykdytojas (arba rengėjas);

2 koordinatorių grupė - vykdytojo vadovas;

3 tvirtintojų grupė - vadovas (arba ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojas), kuris tikrina administracinio dokumento projekto vykdymo teisingumą;

4 koordinatorių grupė - padalinių vadovai, kuriems projekte suteikiamos užduotys ir užduotys, taip pat teisinės tarnybos vadovas;

5 -oji koordinatorių grupė - įmonės vadovo pavaduotojas (ar pavaduotojai).

Koordinavimas naudojant automatizuotos sistemos turi daug kitų pranašumų prieš „tradicinį“ patvirtinimą. Pavadinkime pagrindinius:

Kūrėjui nereikia gaišti laiko pristatant projektą koordinuojantiems pareigūnams, nes tai daro sistema pagal nurodytą maršrutą.

Kūrėjas gali nurodyti laiką, per kurį pareigūnas privalo susitarti dėl dokumento projekto.

Dokumento projekto rengėjas bet kuriuo metu gali pamatyti, kaip dokumentas tvirtinamas, kuris iš pareigūnų patvirtino ir kokia viza buvo išduota.

Patvirtinantys pareigūnai specialios pranešimo sistemos dėka greitai sužinos apie tai, kad gavo patvirtinti dokumento projektą.

Dokumento projektas patvirtinamas kuo greičiau.

Dokumento projektas negali būti pamestas patvirtinimo proceso metu.

Sistema gali saugoti visas projekto versijas, vizas ir patvirtintojų pastabas.

Nepaisant pirmiau minėtų gana svarbių „elektroninio“ patvirtinimo privalumų, šiuo metu jis naudojamas nedidelėje įmonių skaičiaus dalyje. Ir to priežastis yra tokia: automatizuoti darbą su dokumentų projektais, įskaitant patvirtinimo etapą, galima tik tuo atveju, jei visi vadovai tampa aktyviais biuro automatikos ir elektroninių dokumentų valdymo sistemų naudotojais, nes jie yra pagrindiniai koordinuojantys pareigūnai. Deja, šiandieninė praktika rodo, kad daugumoje organizacijų ir įmonių pagrindiniai automatizavimo sistemų naudotojai yra sekretoriai ir atsakingi už darbą biure, kurių kompetencija neapima dokumentų projektų patvirtinimo.

Dabar pagalvokime, kas atsitiks, jei vienas iš patvirtintojų nesutiks su dokumento projekto turiniu.

Tuo atveju, jei vienas ar keli patvirtintojai principiniai komentarai, pakeitus dokumento esmę, projektas turi būti perspausdintas (t. y. turi būti sukurta nauja dokumento projekto versija) ir patvirtintas iš naujo.

Jei patvirtinimo metu redakcines pastabas, nekeisti projekto turinio, projektas taip pat turi būti perspausdintas, tačiau pakartotinio patvirtinimo šiuo atveju nereikia.

Užsakymo ar užsakymo pasirašymas

Sutiktas dokumento projektas pateikiamas vadovui pasirašyti.

Jei patvirtinimo vizos buvo išduotos ne paskutinio projekto lapo gale, o atskirame patvirtinimo lape, tokiu atveju taip pat būtina dokumento projekto patvirtinimo lapą perduoti vadovui.

Vadovo parašas dokumento projektą paverčia visaverčiu dokumentu, po kurio jis turi būti užregistruotas.

Užsakymo ar instrukcijos registravimas

Dokumento registracija - tai nustatytos formos įgaliojimų apie dokumentą įrašas, fiksuojantis jo sukūrimo, siuntimo ar gavimo faktą.

Mūsų atveju Registracija fiksuos kūrimo faktą dokumentas... Reikėtų pažymėti, kad registracija taip pat reikalinga tolesnei dokumentų apskaitai ir informacinio darbo organizavimui.

Registracija tai galima padaryti vienu iš trijų būdų:

dokumento įrašas popieriniame žurnale (žurnalo registracijos forma);

įrašant į popierinę registracijos ir kontrolės kortelę (registracijos kortelės forma);

informacijos apie dokumentą įvedimas į biuro automatizavimo ir elektroninę dokumentų valdymo sistemą (automatinė registracijos forma).

Reikėtų pažymėti, kad šiuo metu patartina , nes ji turi daug privalumų, palyginti su žurnalų ir kortelių registracijos formomis. Štai keletas šių privalumų:

greita dokumentų paieška pagal bet kurį reikalingą ar reikalingą daiktą;

automatinis ataskaitų, santraukų generavimas, informacinių ir analitinių darbų su dokumentais atlikimas;

automatinė užsakymų (dokumentų) vykdymo kontrolė;

galimybė vienu metu registruoti dokumentus keliose darbo vietose ir kt.

Be to, dar daugiau automatizuota dokumentų registracijaįmanoma neįdiegus įmonėje specializuotos programinės įrangos.

Daugelyje mažų įmonių tai atliekama naudojant „MS Excel“, užpildant įprastą lentelę.

Registracijos metu dokumentas priskiriamas dokumento registracijos numeris ir data. Užsakymo ir užsakymo data turi būti pasirašymo data, iš kurios galima daryti išvadą, kad įsakymai ir įsakymai turi būti registruojami pasirašymo dieną.

Dokumentų registravimas atliekamas grupėse, atsižvelgiant į dokumento tipo pavadinimą. Be to, užsakymai (taip pat užsakymai) dėl pagrindinės veiklos, personalo ir administraciniais bei ekonominiais klausimais registruojami atskirai. Tai reiškia, kad aukščiau nurodyti užsakymų ir užsakymų potipiai turės ne bendrą, o atskirą numeraciją.

Dabar mes pateiksime dizaino reikalavimus. Registracijos numeris ir dokumento datos, įtvirtintos GOST R 6.30-2003.

Dokumento fragmentas

Dokumento fragmentas

Paprastai užsakymo ir nurodymo datai užregistruoti naudojamas skaitmeninis metodas, pavyzdžiui, 2007 02 05 (žr. 6 pavyzdį).

Pasirašė galva ir registruotas užsakymas su patvirtinimo lapu

Įsakymo ar nurodymo pateikimas vykdytojams

Administracinio dokumento atnešimas atlikėjams- Tai dokumento dubliavimas, jo išplatinimas (kuo greičiau) arba perdavimas atlikėjams.

Organizuojant „tradicinį“ biuro darbą, dažniausiai daromos užsakymų ir užsakymų kopijos, rečiau daromos išrašai, kurie vėliau išsiunčiami organizacijos atlikėjams ar darbuotojams pagal adresatų sąrašą (jis taip pat sudaromas ir pasirašė atlikėjas).

Jei dirbant su dokumentais naudojama biuro automatizavimo ir elektroninė dokumentų valdymo sistema, tai daugeliu atvejų (kai darbuotojui nereikia supažindinti su dokumentu prieš parašą, o tai svarbu, pavyzdžiui, rengiant kai kuriuos administracinius dokumentus dokumentai apie personalą), registruotas dokumentas siunčiamas darbuotojams, naudojantiems naudojamas sistemas. Šis metodas leidžia adresatams kuo greičiau gauti dokumentą, taip pat sutaupyti materialinių ir laiko išteklių, kurie išleidžiami taikant „tradicinį“ metodą kopijuojant dokumentus ir perkeliant kopijas.

Verta paminėti, kad dauguma administracinių dokumentų, prieš juos perduodant atlikėjams, yra kontroliuojami tarnybinis ikimokyklinis... Tačiau vykdymo kontrolė jau yra atskira didelė tema, kuriai pernai skyrėme pakankamai dėmesio.

Temos tęsinys - straipsnyje V.P. Kozyreva "Administracinių dokumentų projektų rengimas: vykdomojo pareigūno ir biuro darbo specialisto sąveika".

Kai patyręs specialistas dalijasi savo geriausia praktika, visada įdomu. Ir ypač kai reikia užmegzti konstruktyvią sąveiką su kolegomis iš kitų departamentų. Jūs išmoksite parengti administracinio dokumento projektą, laikantis darbo biure taisyklių ir visų rusų kalbos subtilybių. GOST R 6.30-2003 nustato tik pagrindinius administracinių dokumentų vykdymo reikalavimus. Autorius pasakoja, kaip jie buvo baigti (išplėsti) ir įgyvendinti tarpregioninėje telekomunikacijų įmonėje. Konkretūs formuluotės pavyzdžiai skirtingos situacijos ir dizaino pavyzdžių prieinamumas daro straipsnį labai patogiu jį praktiškai pritaikyti jūsų darbe. Straipsnis buvo paskelbtas 2007 m. Liepos mėn. Žurnale „Biuro darbas ir dokumentų valdymas įmonėje“.

1 Reguliavimo dokumentai - dokumentai, kuriuose užfiksuoti įstaigos veiklos administracinių ir organizacinių klausimų sprendimai (tvarka, tvarka ir pan.). - Glaustas žodynas dokumentų rūšys ir rūšys. - M.: VNIIDADAS. - 1974 m.

2 Šiuo metu įsakymas taip pat yra teisinis aktas, išduotas vieno asmens: - valstybės vadovo - Rusijos Federacijos prezidento; - kolegialaus valdžios ir valdymo organo vadovas pagal jam suteiktą kompetenciją, pavyzdžiui, Rusijos Federacijos Vyriausybės pirmininko įsakymas; - Rusijos Federacijos steigiamųjų subjektų vykdomosios valdžios vadovai - valdytojai, merai ir kt.

3 Žr. Operagramą gyvenimo ciklasįsakymas pagrindinei veiklai Yu.V. Chimicho straipsnyje žurnalo Nr. 2 „32“ puslapyje 2007 m.

4 Kai kurie įsakymai ir įsakymai personalui turi būti sudaryti remiantis 9 straipsniu Federalinis įstatymas lapkričio 21 d. Nr. 129-FZ „Dėl apskaitos“ pagal vieningas formas, patvirtintas 2004 m. sausio 5 d. Rusijos valstybinio statistikos komiteto dekretu Nr. 1 „Dėl patvirtinimo“ vieningos formos pirminė darbo apskaitos ir darbo užmokesčio apskaitos dokumentacija “.

5 GOST R 6.30-2003 yra patariamojo pobūdžio visoms organizacijoms, išskyrus federaliniai organai vykdomoji valdžia. Nepaisant to, griežtas jos nuostatų įgyvendinimas byloja apie aukštą informacijos dokumentavimo ir darbo su dokumentais kultūrą.

6 Jei u komercinė organizacija nėra organizacijos logotipo ar prekės ženklas(paslaugos ženklas), tada šis reikalavimas neišduodamas.

7 Įsakymo be patikslinamosios dalies pavyzdį rasite T. A. Kuznecovos straipsnyje žurnalo Nr. 2` 2007 m. 45 puslapyje

8 Žr. E. Kamenevos straipsnį. „Kai kurios taikomųjų programų dizaino subtilybės“, paskelbta 2006 m. Nr. 11'10 žurnalo „Biuro darbas ir dokumentų valdymas įmonėje“ 26 puslapyje.

9 Išorinio patvirtinimo procedūrą rasite atsakyme į klausimą žurnalo Nr. 6` 2006 37 puslapyje

10 Atlikėjas suprantamas kaip specialistas, užsiimantis dokumento projekto rengimu.

11 Dokumento rūšis yra dokumento priklausymas dokumentų sistemai pagal turinio ypatybes ir numatytą paskirtį(pvz., tvarka, tvarka, veiksmas ir pan.). Porūšis Ši byla reiškia to paties tipo dokumentų grupę, kurią vienija dokumente nurodytos problemos pobūdis (pvz., įsakymai vesti mokymus, nurodymai atlikti sertifikatus, įsakymai ekspertų komisija ir tt).

12 Organizacijos veikloje naudojamų dokumentų formų lentelė yra leidžiamų naudoti dokumentų formų, būtinų ir pakankamų valdymo veiklos funkcijoms ir uždaviniams įgyvendinti, sąrašas, nurodant jų teisinį statusą, etapus. paruošimas ir praėjimas.

13 Eiliniai numeriai priskiriami per kalendorinius metus, t.y. nuo kitų metų pradžios serijos numeriai vėl prasidės vienu.

14 Žr. O.V. Ryskovas „Įsakymų vykdymo kontrolė: federalinių vykdomųjų organų nuostatų reikalavimai“ žurnalo Nr.

15 Žr. Ye.M. Kameneva apie užsakymų vykdymo kontrolės metodus 2006 m. Žurnalo Nr. 9 „72 puslapyje ir 2006 m. Žurnalo Nr. 10“ 76 puslapyje

Pagrindinės veiklos užsakymas priklauso organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistemai. Nė viena organizacija negali apsieiti be užsakymų. Visų pirma, tai yra veiksmingas užduoties apibrėžimo metodas, antra, kontrolės metodas. Šiame straipsnyje kaip pavyzdį apsvarstysime tvarką, pagal kurią atlikėjams pavesta parengti darbo biure instrukcijas. Išsamiai išanalizuokime pavyzdį ir pakalbėkime apie kiekvieną semantinę užsakymo dalį.

Bet kokio tipo pagrindinės veiklos užsakymai apima išsamią informaciją:

• Įmonės pavadinimas;
• -ĮSAKYMAS;
• Užsakymo data;
• Registracijos numeris;
• Dokumento paskelbimo vieta;
• Teksto pavadinimas;
• Tekstas;
• Parašas.

Dažniausiai įsakymą išduoda organizacijos vadovas. Retais atvejais - kitas pareigūnas, turintis tokius įgaliojimus, ir apskritai skyrių vadovai turėtų naudoti kitų tipų administracinius dokumentus, būtent nurodymus ir įsakymus.

Užsakymo pavyzdys

Žemiau yra dvi nuotraukos. Tai yra labiausiai paplitęs užsakymas, pateiktas iš dviejų pusių. Skaičiai nurodo pagrindines dokumento dalis ir detales.

1 - organizacijos pavadinimas. Skirtingai nuo firminių blankų, į pagrindinės veiklos užsakymą nededame informacijos apie įmonę, nes užsakymas yra vidinis dokumentas

2 - dokumento pavadinimas. Jis turėtų išsiskirti vizualiai. Verslo praktikoje įprasta rašyti dokumentų pavadinimus eilutės centre didžiosiomis raidėmis.

3 - šis elementas sujungia keletą: data, numeris, užsakymo paskelbimo vieta. Tai yra pagrindiniai registracijos duomenys. Atkreipkite dėmesį į kodą „OD“, esantį šalia numerio. Tai neprivaloma ir reiškia, kad užsakymas yra susijęs su pagrindine veikla. Be pagrindinio, yra užsakymų personalui ir administracinei bei ekonominei veiklai. Tie, kurie yra personalui, visada yra registruojami atskirai. Organizacija nusprendžia, ar registruoti AXO ir pagrindinę veiklą atskirai, tačiau patartina tai padaryti, nes AHO užsakymai turi nuolatinį saugojimo laikotarpį, o AXO - tik 5 metus.

4 - užsakymo tema arba teksto pavadinimas. Priimta, kad jis prasideda prielinksniu „O“, pavyzdžiui, „Laikydamasis buhalterinės ataskaitos„Arba„ Dėl popieriaus instrukcijos patvirtinimo “ir stovėjo prielinksnio byloje. Pavadinimas yra užsakymo, kuris atkuriamas žurnalo paskyroje, santrauka. Todėl formuluodami pavadinimą atminkite, kad vėliau būtent su juo ir ieškosite šios tvarkos.

Antraščių pavyzdžiai:

Dėl personalo skyriaus nuostatų patvirtinimo

Dėl ilgalaikio turto priėmimo į balansą

Dėl Darbo biure instrukcijos pakeitimų

Jei jūsų pavadinimas yra ilgas ir apima kelias eilutes, galite sulygiuoti jį centre.

Pagrindinis įsakymo tekstas yra padalintas į dvi dalis: konstatuojamąjį ir pamokomąjį.

5 yra aiški teksto dalis.

Šioje dalyje parašytas valdymo sprendimo motyvas. Kodėl šis įsakymas išduotas, kokia buvo priežastis?

Pateisinimų pavyzdžiai:

Vadovaujantis Rusijos Federacijos energetikos ministerijos 2015-07-01 įsakymu Nr. 5466 „Dėl informacijos teikimo“

Kad „Metallist CJSC“ biuro darbo sistema atitiktų GOST R ISO 15489-1-2007

Siekiant pagerinti efektyvumą

Dėl gamybos poreikių

6 - atskiras žodis „UŽSAKYMAS“. Jis atskiria nustatymo ir administracines dalis. Žodį „aš užsisakau“ galima įvesti didžiosiomis raidėmis, kaip pavyzdyje, o gal mažosiomis ir iš eilės: „p r ir kaz v a yu“. Galite sulygiuoti į kairę arba centruoti. Aprašomoji teksto dalis prasidės nauja eilute.

7 - teksto dalis, vadinama administracine. Čia yra užduotys, kurias vadovas paveda pavaldiniams.

Reikšmingi administracinės dokumento dalies taškai pažymėti žalia spalva.

• Kiekviena užduotis turi asmenį, atsakingą už jos įgyvendinimą. Išimtis yra dokumento patvirtinimas užsakymu.
• Taip pat labai svarbu nurodyti užduoties atlikimo terminą. Ir dar kartą, išimtis yra dokumento patvirtinimas ir užduotis, kuri yra nuolatinio pobūdžio.
• Valdymo sprendimai sunumeruoti. Vienas veiksmas - vienas užsakymo taškas. Jei užduotis suskirstyta į mažesnes užduotis, tai įforminama pastraipose:

• Privalomas elementas yra pareigūno, atsakingo už pavedimo vykdymo stebėseną, nurodymas. Tai gali būti pats generalinis direktorius arba bet kuris jam pavaldus vadovas.

Praktiškai taip pat yra tokių įsakymų, kurie konkrečiai niekam neduoda pavedimų, o valdymo sprendimai juose yra bendro organizacinio pobūdžio.

Pavyzdžiui:

Siekiant optimizuoti UAB „Roskomstrakh“ biuro darbo sistemą

AŠ UŽSISAKAU:

1. Patvirtinti ir įgyvendinti nuo 2015-01-01 „Roskomstrakh LLC“ 2015 m. Bylų sąrašą (pridedama).
2. Aš pasilieku šio įsakymo vykdymo kontrolę.

Užsakymo priedas. Skirtingai nei verslo laiškas, kai paraiška pateikiama atskirame struktūriniame teksto vienete, informacija apie paraišką užsakymui įvedama tiesiai į tekstą. Jei pridedamas vienas dokumentas, po jo pavadinimo skliausteliuose rašoma „(pridedama)“ - žr. Aukščiau pateiktą pavyzdį. Jei yra keletas programų, jos sunumeruojamos:

1. Darbo grupė renka informaciją P-3 formoje (1 priedas).

Paraiškas galima sunumeruoti įvairiais būdais:

1 priedas

1 PRIEDĖLIS

Ir tt Svarbiausia yra laikytis vienodumo tiek pačiame dokumente, tiek apskritai visuose užsakymuose. Darbo biure instrukcijos padės suvienodinti šias taisykles.

Pridėtame dokumente yra šios programos informacija:

Užregistravus užsakymą, būtina ranka įvesti registracijos informaciją į atitinkamus laukus.

Programa yra neatskiriama dalis užsakymą ir yra su juo!

8 - parašas. Reikalavimas sudaromas standartiniu būdu:

Darbo pavadinimas Asmeninis parašas Inicialai Pavardė

Užsakymas nėra antspauduotas! tai vidinis dokumentas... Nėra jokios prasmės patvirtinti direktoriaus parašo jo paties įmonėje.

Mes pereiname į atvirkštinę užsakymo pusę.

1 - patvirtinimo vizos, kurių surinkimas yra privaloma procedūra.

Įsakymą koordinuoja tie pareigūnai, kurių veikla susijusi. Koordinuojančių asmenų sudėtis priklauso nuo to, kas yra įsakymas.