Organizaciniai ir administraciniai dokumentai. Administraciniai dokumentai Organizacinės ir administracinės dokumentacijos rūšys ir vykdymas

Dokumentų rengimas ir vykdymas turėtų būti atliekamas pagal tam tikras taisykles. Valstybiniai standartai darbo biure srityje ir dokumentų palaikymas numatytas valdymas vienodos formos daugeliui dokumentų. Be to, dokumentai, skirti naudoti įmonėje, turi atitikti priimtinus įmonių standartus.

Visi dokumentai paprastai klasifikuojami kaip organizaciniai ir administraciniai ar apskaitos dokumentai. Į organizacinius ir administracinius dokumentus įeina įsakymai, protokolai, pažymos, laiškai, instrukcijos. GOST R 6.30-2003 („Vieningos dokumentų sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema“) nustato organizacinių ir administracinius dokumentus.

Organizaciniai ir administraciniai dokumentai yra dokumentai, kuriuose registruojami sprendimai administraciniais ir organizaciniais klausimais, taip pat valdymo, sąveikos, valdžios institucijų ir įmonių veiklos palaikymo ir reguliavimo klausimai. Organizacijos ir pareigūnai.

Organizacinė ir administracinė dokumentacija yra suskirstyta į pagrindines dokumentų grupes:

1.organizaciniai (įstatai, nuostatai, taisyklės, instrukcijos, nustatančios įmonės statusą, jos struktūrinius padalinius ir jų darbo tvarką);

2. administracinis (užsakymai pagrindinei veiklai, įsakymai, sprendimai);

3. informacija ir nuoroda (aktai, laiškai, faksai, sertifikatai, telefono žinutės, ataskaitos ir biuro užrašai ir kt.);

4. dokumentai apie personalą (užsakymai l / s, darbo sutartys, darbo knygos, asmeninės kortelės f. Nr. T-2, asmenines sąskaitas dėl atlyginimo, asmeninių reikalų).

5. komerciniai dokumentai (komercinės sutartys (susitarimai));

6. piliečių apeliacijų dokumentai (pasiūlymai, prašymai, skundai ir dokumentai jų svarstymui).

Apskaitos dokumentai yra sąskaitos faktūros, važtaraščiai, grynieji pinigai, mokėjimo dokumentai, be užpildymo nustatyta įstatyme detales, jos negali būti sandorių pagrindas.

Pagrindinis organizacinių ir administracinių dokumentų bruožas yra tai, kad jie yra vidiniai dokumentai. Kitaip tariant, norint juos plėtoti ir įgyvendinti, trečiųjų šalių ar kitų įmonių atstovų dalyvavimas nėra būtinas. Pakanka įmonės, su kuria susiję šie dokumentai, vadovybės ar kitų pareigūnų sprendimo.

Įmonės išduotas vidinis dokumentas gali būti laikomas privalomu darbuotojams tik tuo atveju, jei jis jį turi teisinė jėga.

Kad dokumentas turėtų tokią galią, reikia:

b dokumento nuostatos turi griežtai atitikti teisės aktų reikalavimus;

b dokumentą turi išduoti įmonės vadovybės, departamento pareigūnas, turintis tam reikalingus įgaliojimus;

b dokumento duomenys turi atitikti priimtus standartus.

Jei šių sąlygų nesilaikoma, teismas gali pripažinti dokumentą negaliojančiu.

Rengiant organizacinius ir administracinius dokumentus, atliekami tipiniai valdymo veiksmai, susiję su šių dokumentų derinimu, pasirašymu, patvirtinimu, atkreipiant darbuotojų dėmesį į gavimą. Tuo pačiu metu prie dokumentų pritvirtinami standartiniai užrašai: parašas, patvirtinimo antspaudas, patvirtinimo ir supažindinimo vizos. Svarbu pabrėžti, kad atskirų duomenų registravimo taisyklės yra bendros įvairių tipų organizaciniams ir administraciniams dokumentams.

GOST R 6.30-2003 nustato toliau nurodytų ORD detalių sudėtį (žr. 2 priedą).

Dokumentų detalių išdėstymas pagal GOST R 6.30-2003 pateiktas 3 priedėlyje. Kiekvienas dokumentas turi individualų detalių rinkinį, atspindintį jo ypatybes ir paskirtį valdymo procese. Tuo pačiu metu atskiri duomenys yra visiškai privalomi kiekvienam dokumentui, neatsižvelgiant į jo tipą ir įvairovę. Jei dokumente nėra tokių detalių, jis netenka teisinės galios. Visiems ORD privalomi reikalavimai: organizacijos pavadinimas, dokumento data, Registracijos numeris, tekstas, parašas.

Pavyzdinė forma yra dokumento sudarymo modelis, kuriame nustatoma apimtis, formatai, laukų dydžiai ir pagrindinė informacija.

Daugelio organizacinių ir administracinių dokumentų projektavimo schema yra pagrįsta formos pavyzdžiu. T. V. Kuznecova Biuro darbas (valdymo dokumentacija), 4 leidimas, rev. ir pridėkite. - M.: LLC „Personalo valdymo žurnalas“, 2003 m., 176 m. Skiriasi tik įmonės vidaus ir išorės dokumentų antraštinės dalys. Išoriniuose dokumentuose turi būti nurodyti informaciniai duomenys apie organizaciją, jie nėra nurodyti vidiniuose dokumentuose. Išdėstymo raktas skirtas dokumentų suvienijimui ir standartizavimui.

Šio tyrimo metu didžiausią susidomėjimą kelia instrukcijos. Instrukcijos yra tipiškos ir individualios.

Susideda atskira grupė pareigybių aprašymus, kurie taip pat yra tipiški, pramoniniai ir individualūs.

Instrukcijoje turėtų būti:

ь organizacijos pavadinimas;

ь dokumento tipo pavadinimas;

b antraštė į tekstą;

b patvirtinimo antspaudas;

b kompiliatorių parašai;

b spausdinimas (jei reikia);

Instrukciją tvirtina ir įgyvendina organizacijos vadovas arba administracinis dokumentas (įsakymas). Įvedus įsakymą, instrukcija sudaroma kaip to užsakymo priedas.

Jei atliekamos dokumentacijos funkcijos automatizuota sistema, tada dokumentų kūrimo ir registravimo procesas yra labai supaprastintas, nes pašalinamos tam tikro tipo dokumento vykdymo klaidos, kurdama naują dokumentą, sistema automatiškai priskiria jam reikiamą informaciją arba užpildo naujo dokumento duomenis. dokumentas su informacija, nukopijuota iš pagrindinio dokumento, kiekvienas dokumentas registruojamas sistemoje ir išsaugomas vieningoje duomenų bazėje. Naujas dokumentas gali būti sukurtas vartotojo iniciatyva arba automatiškai tam tikru verslo proceso vykdymo etapu.

Pagrindinės organizacinių dokumentų funkcijos yra: valdymas ir teisinė. Vykdydami valdymo funkciją, dokumentai veikia kaip valdymo veiklos priemonė. Organizaciniai dokumentai užtikrina stabilų, normalų visos valstybės sistemos funkcionavimą valstybinė institucija atskirai. Teisinė funkcija yra sumažinta iki teisės normų ir teisinių santykių fiksavimo, įtvirtinimo ir keitimo.

Besimokydamas praktikoje Sankt Peterburgo Frunzensky rajono GOU gimnazijoje Nr. 227, tyrimo autorius padarė išvadą, kad pagrindinis institucijos steigiamasis dokumentas, kurio pagrindu buvo sukurti organizaciniai ir teisiniai dokumentai, yra Chartija. valstybinės švietimo įstaigos 227 Nr.

Įstatai yra taisyklių rinkinys, reglamentuojantis legalus statusas visuomenės švietimas ir konkrečios veiklos srities organizavimas. Pagal 1 skyriaus 11 punktą. Iš chartijos " Švietimo įstaiga savo veikloje vadovaujasi: Konstitucija Rusijos Federacija; Rusijos Federacijos įstatymas „Dėl švietimo“ ir kiti federaliniai įstatymai; Rusijos Federacijos prezidento dekretai ir įsakymai, Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretai; Bendrojo ugdymo įstaigos pavyzdiniai nuostatai (patvirtinta Rusijos Federacijos Vyriausybės 2001 m. Kovo 19 d. N 196); Sankt Peterburgo chartija, Sankt Peterburgo ir visų lygių švietimo institucijų įstatymų ir reguliavimo aktai; taip pat ši chartija ir vietiniai aktaiŠvietimo įstaiga ".

Organizacija taip pat parengė ir patvirtino „Darbuotojų nuostatus“, kuriuose išdėstyti pagrindiniai darbo veiklos principai, administracijos ir darbuotojų teisės ir pareigos, jų tarpusavio santykiai, priėmimo ir atleidimo taisyklės, darbo laikas ir poilsio laikas, garantijos ir kompensacijos, personalo skatinimas už sėkmę darbe, atsakomybė už darbo drausmės pažeidimą.

Atsižvelgiant į tai, kad 227 gimnazijoje nėra atskiro „Materialinio ir moralinio skatinimo reglamento“, „Nuostatuose dėl personalo“ ši nuostata įtraukta kaip atskiras punktas. Pagal „Tarnybos nuostatus“ darbo veikla organizacijos personalui vadovauja Darbo kodeksas Rusijos Federacijoje - organizacijos chartija, taip pat vidaus reguliavimo dokumentai.

Frunzensky administracinio rajono 227 GOU gimnazijos darbuotojų vidaus darbo taisyklės nustato vidaus darbo grafikas GOU gimnazijoje Nr. 227 ir daugiausia apima „Personalo nuostatų“ punktus: darbuotojų priėmimo ir atleidimo tvarka, pagrindinės darbuotojų ir administracijos pareigos, darbo laikas, taip pat paskatos ir atsakomybė už darbo drausmės pažeidimą.

Valstybinės švietimo įstaigos etatų lentelė surašoma mokslo metų pradžioje, ją pasirašo įstaigos vadovas ir vyriausioji buhalterė, o patvirtina rajono administracijos vadovas.

Tuo pačiu metu, remiantis direktoriaus įsakymu, sukuriama komisija, kuri atlieka tarifų nustatymo darbus ir, atsižvelgiant į išsilavinimą, kategoriją, darbo patirtį, apskaičiuojama atlyginimas arba įstaigos darbuotojų darbo užmokesčio norma. Remiantis įsakymu dėl personalo lentelės patvirtinimo ir darbuotojų sąskaitų išrašymo, mokami įstaigos darbuotojai.

Gimnazijos pareigybių aprašymai parengti visų specialybių ir profesijų darbuotojams:

ь Papildomo ugdymo mokytojo pareigybės aprašymas;

ь 1-4 klasių klasių mokytojų metodinės asociacijos pirmininko pareigų aprašymas.

ь vyriausiojo buhalterio pareigybės aprašymas;

ь buhalterio pareigybės aprašymas;

ь klasės auklėtojas;

ь biuro vadovo pareigybės aprašymas;

ь direktoriaus pavaduotojo AHR pareigybės aprašymas;

ь patalpų valytojos pareigybės aprašymas;

b Prižiūrėtojo pareigybės aprašymas ir kt.

Atsižvelgiant į tai, kad pagal personalo lentelę įstaigoje nėra specialisto „biuro vadovo“, pareigybės aprašymas neatitinka faktinio darbo pareigas sekretorė. Tyrimo autoriaus parengtą viešosios švietimo įstaigos sekretoriaus pareigybės aprašymo variantą galima rasti 4 priede.

Atsižvelgiant į tai, kad 227 GOU gimnazija nuo 1992 m. Yra nepriklausomame balanse ir atlieka apskaitos įrašus, prekių tiekimo, paslaugų teikimo ir darbo užsakymai vykdomi savarankiškai (pagal federalinį įstatymą Nr. 94). -FZ), t rengia lydimuosius dokumentus Frunzensky rajono administracijos pirkimo procedūrai atlikti. Lydimiesiems dokumentams parengti turi būti pateiktas dokumentas „Pranešimas apie paslaugų, teikiamų už kainas, stebėseną valstybės poreikius Sankt Peterburgas ". Likę dokumentai: motyvacinis laiškas, protokolas ir išvada surašomi pagal pavyzdžius, kuriuos parengė Frunzensky rajono administracijos miesto tvarkos skyrius.

Taigi, Pagrindinis bruožas organizaciniai ir administraciniai dokumentai yra tai, kad jie yra vidiniai dokumentai. Daugelio organizacinių ir administracinių dokumentų projektavimo schema yra pagrįsta formos pavyzdžiu. Nustato organizacinių ir administracinių dokumentų rekvizitų GOST R 6.30-2003 („Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema“) sudėtį ir vietą.

Dėl evoliucijos „dokumento“ sąvoka buvo pakeista tam tikrus pakeitimus... Kad dokumentas įgytų teisinę galią, jo sukūrimo procesas yra reguliuojamas ir vykdomas pagal nustatytas taisykles.

XIII - XV amžiaus laikotarpiu. susiformavo rusiškos biuro darbo sistemos tradicijos, buvo sukaupta dokumentacijos patirtis.

Kanceliarijos darbo laikotarpiu (XVI - XVII a.) Palaipsniui buvo kuriama centrinių ir vietinių institucijų raštinės darbo sistema, formuojami raštinės darbuotojų kadrai, kuriamos stabilios dokumentų formos ir jų sudarymo pavyzdžiai.

Kolegiško biuro darbo laikotarpiu (XVIII a.) Atsirado naujų dokumentų pavadinimų, Jekaterina II užbaigė Petro I reformas, 1775 m. Lapkričio 7 d. Išleido „Provincijų administravimo institucijas“, kurios nustatė santykių tarp aukštesniųjų , centrinės ir vietos institucijos. Ši hierarchinė santykių tvarka buvo išlaikyta visą XIX a.

Ministro kanceliarijos laikotarpiu (XIX - XX a. Pradžia) darbo su dokumentais organizavimas turėtų būti laikomas aiškia sistema, užtikrinančia valdymo dokumentų judėjimą, apskaitą, kontrolę ir saugojimą, kuri buvo pagrįsta „universaliu“. žmogaus galimybes.

Darbas biure Sovietmečiu pažymėta sukūrus dokumentacijos sistemą: planinė, statistinė, apskaita, medžiagų ir techninis aprūpinimas ir tt Patvirtinta naujas leidimas Valstybinė sistema dokumentų valdymo palaikymas (GS DOU), sukuriami nauji valdymo dokumentai ir vieningos dokumentacijos sistemos. Reikėtų pažymėti, kad šioje srityje vis dar yra daug klausimų teisinis reguliavimas Ikimokyklinio ugdymo įstaiga ir archyviniai reikalai. Iš esmės tai lemia vykstančios administracinės reformos, valdžios institucijų kompetencijos nustatymo procedūros neužbaigtumas. valstybės valdžia ir vietos valdžia.

Teisinis ikimokyklinio ugdymo įstaigų ir archyvinių reikalų reguliavimas tiek federalinėje, tiek regioniniu lygiu nėra viena iš prioritetinių užduočių, todėl dėl to, kad vėluojama rengti ir priimti atitinkamus teisės aktus ir teisės aktus, neigiamų pasekmių vadybos srityje apskritai.

Galiojančiuose teisės aktuose yra nemažai privalomų normų, taisyklių ir reikalavimų įvairioms valstybinių ir nevalstybinių organizacijų veiklos sritims dokumentuoti, tam tikrų tipų dokumentams kurti, jų turiniui ir teksto struktūrai. Biuro darbo srities specialistas privalo žinoti galiojančius šalies teisės aktus ir stebėti jų pokyčius, nes šios žinios yra vienos svarbiausių profesines savybes, be kurio neįmanoma susitvarkyti su biuro darbu šiuolaikiniu lygiu.

Pagrindinis organizacinių ir administracinių dokumentų bruožas yra tai, kad jie yra vidiniai dokumentai. Daugelio organizacinių ir administracinių dokumentų projektavimo schema yra pagrįsta formos pavyzdžiu. Nustato organizacinių ir administracinių dokumentų rekvizitų GOST R 6.30-2003 („Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema“) sudėtį ir vietą.

Organizaciniai ir administraciniai dokumentai yra susisteminti pagal šias funkcijas:

- organizacijos, įmonės sukūrimas;

- organizacijos, įmonės reorganizavimas;

- organizacijos, įmonės likvidavimas;

- valstybės ir savivaldybių organizacijų, įmonių privatizavimas;

- Administracinė organizacijos, įmonės veikla;

- Organizacinis ir norminis organizacijos, įmonės veiklos reguliavimas;

- Organizacijos, įmonės veiklos operatyvinis ir informacinis reguliavimas;

Peržiūrėjo

Administravimo sistema pagal dokumentų rūšis suskirstyta į tris dokumentų grupes.

1. Organizacinė ir administracinė dokumentacija (ORD) - nuostatai, chartijos, nurodymai, įsakymai, sprendimai, protokolai, etatai, nuostatai ir kt.

2. Informacinė ir informacinė dokumentacija (LED) - laiškai, telegramos, telegramos, ataskaitos, tarnyba, aiškinamieji, aiškinamieji raštai, pažymos, aktai ir kt.

3. Personalo dokumentai (DLS) - užsakymai, asmens bylos, prašymai, darbo knygos, charakteristikos, klausimynai, gyvenimo aprašymai, sutartys ir kt.

Funkcijos

Pagrindinė reguliavimo dokumentų funkcija yra reguliavimas; specialus tikslas- veiklos reguliavimas, leidžiantis valdymo organui užtikrinti jam pavestų užduočių įgyvendinimą, siekiant maksimalaus įmonės veiklos efekto.

Administraciniuose dokumentuose užfiksuotu sprendimu siekiama tobulinti organizacinė struktūra, įstaigų pagrindinės (gamybinės) veiklos vykdymo pobūdį, turinį, priemones ir būdus, suteikiant organizacijai finansinius, darbo, materialinius, informacijos ir kitus išteklius.

Reguliavimo dokumentuose yra sprendimų, kurie eina iš viršaus į apačią per valdymo sistemą: nuo valdymo organo iki valdomo, nuo aukštesnės pavaldžios organizacijos, nuo organizacijos vadovo iki dabartinio skyriaus vadovo ir šio skyriaus darbuotojų organizacija ir kt. Būtent šie dokumentai įgyvendina vertikalų objekto valdymą.

Teisiniu požiūriu didelė administracinių dokumentų dalis yra susijusi su norminiais teisės aktais. Juose yra konkrečių, teisiškai autoritetingų dalykų nurodymų vykdomoji valdžia Tokių reikalavimų specifiškumas pasireiškia tuo, kad jų adresatai yra konkrečios institucijos, struktūriniai padaliniai, pareigūnai ar darbuotojai; jie yra juridiniai faktai, dėl kurių atsiranda specifiniai administraciniai ir teisiniai santykiai.

Piešimas

Biuro dokumentų stiliui turėtų būti būdingas stilistinis griežtumas ir pateikimo neutralumas. Organizacijos valdymo dokumentai yra susiję su teisinius reglamentus todėl pateikimo stiliaus objektyvumui būdingas empirinis ir nurodantis dokumento pobūdis. Oficialiame verslo stiliuje neturėtų būti emocionalumo, subjektyvaus vertinimo ir šnekamosios kalbos. Oficialus dokumentų stilius turi atitikti šiuos reikalavimus:

oficialaus dokumento pateikimo trumpumas ir kompaktiškumas;

formuluotės tikslumas ir tikrumas;

terminų unikalumas ir vienodumas;

posekis.

Administraciniuose dokumentuose privaloma nurodyti konkrečius asmenis, atsakingus už vykdymą, taip pat asmenį, kuris kontroliuoja vykdymo eigą. Galimybė nurodyti datą, iki kurios pavedimas turi būti įvykdytas.

Registracijos taisyklės

Dokumentai susideda iš atskirų elementų, kurie paprastai vadinami rekvizitais (iš lotynų kalbos requisitum - reikalaujama, būtina). Dokumento detalių rinkinys atspindi jo formą. Todėl tam, kad dokumentas atitiktų savo paskirtį, jis turi būti surašytas pagal šios kategorijos dokumentų formą. Jų įrodomoji (teisinė) galia priklauso nuo dokumentų įvykdymo išsamumo ir kokybės, nes jie yra įrodymai, patvirtinantys konkrečius faktus, reiškinius, įvykius.

1997 m. Liepos 31 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto rezoliucija Nr. 273 priimta ir įsigaliojo nuo 1998 m. Liepos 1 d. GOST R 6.30-97 „Vieninga organizacinių ir administracinių dokumentų sistema“. 2000 m. Sausio 21 d. Rusijos Federacijos „Gosstandart“ dekretu Nr. 9 šis standartas buvo pakeistas, kad įsigaliotų 2000 m. Balandžio 1 d. Šis standartas nustato organizacinių ir administracinių dokumentų rekvizitų sudėtį, taisykles. jų vykdymas ir vieta dokumentuose, formų gamybos reikalavimai ir formų su atgaminimu apskaita Valstybės emblema Rusijos Federacijos ir Rusijos Federaciją sudarančių subjektų herbai.

Naujajame valstybės standartas, palyginti su iki 1997 m. galiojančiu standartu, vietoj 31. yra apibrėžta 29 detalės. (Jų vieta parodyta 1 priedėlio diagramose)

Dokumentas yra teisiškai privalomas, jei yra tokio tipo dokumentų privalomi rekvizitai. Pavyzdžiui, reikalingi laiško duomenys yra organizacijos pavadinimas, pašto adresas, adresatas, teksto pavadinimas, data, rodyklė, tekstas, parašai, menininko pavardė ir telefono numeris.

Rengiant ir rengiant dokumentą, detalių sudėtis gali būti papildyta kitomis detalėmis, jei to reikalauja dokumento tikslas, jo tvarkymas ir kt.

Reikėtų pažymėti, kad dažnai dokumentai rengiami trijų tipų formomis: tarnybinio laiško forma, tam tikros rūšies dokumento forma ir bendra visų kitų dokumentų forma. Šios formos turi nustatytą nuolatinių rekvizitų rinkinį su išilginiu arba kampinis išdėstymas... Jie daugiausia gaminami iš A4 (210 x 297 mm) ir A5 (148 x 210 mm) popieriaus. Priimamos A3 ir A6 formos.

Dviejų ar daugiau organizacijų vardu parengti dokumentai išduodami be formos.

Priešgaisrinė sauga

Dokumentų sąrašas priešgaisrinė sauga

Priešgaisrinės saugos nurodymai

1. Įsakymas organizacijai „Dėl asmens, atsakingo už priešgaisrinę saugą, paskyrimo“;

2. Įsakymas organizacijai „Dėl rūkymo zonų nustatymo“;

3. Įsakymas organizacijai „Dėl elektros įrenginių atjungimo nuo gaisro procedūros ir darbo dienos pabaigoje“;

4. Įsakymas organizacijai „Dėl elektros įrenginiams atsakingo asmens paskyrimo“;

5. Įsakymas organizacijai „Dėl priešgaisrinės saugos instruktažo ir mokymo apie gaisrinės technikos minimumą tvarkos ir laiko nustatymo, taip pat už jų elgesį atsakingų asmenų paskyrimo“;

6. Užsakymas organizacijai „Dėl paskyrimo Atsakingas asmuo dėl pirminės gaisro gesinimo įrangos ir gaisro gesinimo įrangos saugumo ir pasirengimo veikti “;

7. Įsakymas organizacijai „Dėl Priešgaisrinės saugos instrukcijos ir organizacijos personalo veiksmų gaisro atveju patvirtinimo“;

8. Įsakymas dėl organizacijos „Dėl savanoriškos ugniagesių komandos patvirtinimo“;

9. Įsakymas organizacijai „Dėl priešgaisrinio techninio minimumo mokymo organizavimo“.

Priešgaisrinės saugos žurnalai

10. Objektų žurnalas „Evakuacijos plano parengimas gaisro atveju“;

11. Objektų žurnalas „Gesintuvų priežiūra“;

12. Objektų žurnalas „Gesintuvų bandymas ir įkrovimas“;

13. Objektų žurnalas „Leidimų dirbti pavojingiems dujoms darbams gaminti registravimas“;

14. Objektų žurnalas „Priešgaisrinės automatikos priežiūra“;

15. Objektų žurnalas „Čekių apskaita juridinis asmuo, individualus verslininkas pagal kūnus valstybės kontrolė(priežiūra), savivaldybių kontrolės įstaigos “.

Priešgaisrinės saugos instrukcijos

16. Instrukcija vietoje „Dėl personalo veiksmų procedūros, kai suveikia priešgaisrinė automatika“;

17. Instrukcija vietoje „Dėl gamybos ir pagalbinių patalpų uždarymo pasibaigus darbams“;

18. Instrukcija vietoje „Dėl pagalbos nukentėjusiajam suteikimo“;

19. Instrukcija vietoje „Dėl elektros saugos“;

20. Instrukcija vietoje „Dėl ventiliacijos sistemų oro kanalų peržiūros (valymo)“;

21. Instrukcija vietoje „Dėl priešgaisrinės saugos priemonių objekte“;

22. Instrukcija vietoje „Dėl priešgaisrinės saugos priemonių vykdant renginius objektuose, kuriuose yra daug žmonių“;

23. Instrukcija vietoje „Atsakingas už priešgaisrinę saugą“;

24. Instrukcija vietoje „Dėl vidinio priešgaisrinio vandens tiekimo veikimo“;

25. Instrukcija vietoje „Dėl gesintuvų parinkimo ir veikimo reikalavimų“;

26. Instrukcija vietoje "Dėl darbininkų (piliečių) buitinių pirotechnikos gaminių naudojimo".

27. Priešgaisrinės saugos instruktažų vedimo taisyklės;

28. Bilietai į priešgaisrinę techninę minimumą;

29. Paskaitų rinkinys, skirtas atlikti priešgaisrinį techninį minimumą;

30. Bandymo užduotys pagal PTM;

31. Priešgaisrinės apsaugos priemonių planas metams;

32. Įvadinio ugniagesių instruktažo programa.

Siekiant apsaugoti asmens duomenis

Organizacinės asmens duomenų apsaugos priemonės apima organizacinių ir administracinių dokumentų rengimą, taip pat asmens duomenų apsaugos priemonių įgyvendinimą.

Pagal 1 str. 23 Federalinis įstatymas liepos 27 d. Nr. 152-FZ „Dėl asmens duomenų“ ir reglamento 1 punktas Federalinė tarnyba dėl priežiūros ryšių ir masinių ryšių srityje, patvirtinto 2009 m. kovo 16 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu Nr. 228, įgaliotajai asmens duomenų subjektų teisių apsaugos institucijai, kuriai pavesta užtikrinti asmens duomenų tvarkymo atitikties šio federalinio įstatymo reikalavimams kontrolė ir priežiūra yra federalinė vykdomoji institucija, atliekanti kontrolės ir priežiūros funkcijas ryšių ir masinių ryšių srityje („Roskomnadzor“).

Įmonėje atliekamos organizacinės priemonės, neatsižvelgiant į tai, ar pranešimas buvo pateiktas „Roskomnadzor“, ar ne, PD apdorojimas atliekamas naudojant automatizavimo įrankius arba nenaudojant jų.

Veiklos sąrašas ir reikalingi dokumentai gali skirtis priklausomai nuo asmens duomenų tvarkymo specifikos, organizacinės struktūros ir kitų kiekvienos įmonės ypatybių.

Organizacijos dokumentacija apima dokumentų grupes, kurios skiriasi paskirtimi ir naudojimo tvarka. Dažniausi dokumentai yra chartijos, pareigybių aprašymai, įsakymai, protokolai, aktai, tarnybiniai raštai ir kiti dokumentai, kurie yra organizacinių ir administracinių dokumentų (ORD) dalis. Šie dokumentai turi būti surašyti ir įforminti pagal GOST 6.38.90 „Organizacinių ir administracinių dokumentų sistema. Reikalavimai popierizmui “ir USORD.

Organizaciniai ir administraciniai dokumentai apima šias valdymo dokumentų grupes: organizacinius, administracinius ir informacinius bei informacinius dokumentus.

Organizaciniai dokumentai.

Visos valstybės, savivaldybių, privačios įmonės, visuomeninės asociacijos veikia pagal chartiją.

Chartija yra taisyklių rinkinys, registruojantis organizacijų, institucijų, draugijų ir piliečių veiklą, jų santykius su kitomis organizacijomis ir piliečiais, teises ir pareigas tam tikroje valstybės ar ekonominė veikla... Yra, pavyzdžiui. Savanoriškos sporto visuomenės chartija. Akcinės bendrovės įstatai ir kt.

Bendrąsias chartijas tvirtina aukščiausios valstybės valdžios ir administravimo institucijos ir chartijos visuomeninės organizacijos priėmė ir patvirtino jų kongresai. Valstybės įmonių ir institucijų įstatus tvirtina jų aukštesnės institucijos (ministerijos, departamentai). Savivaldybės įmonių įstatus tvirtina rajono (miesto) administracijos, privačias - atitinkami savininkai, kolektyvai, jos yra registruojamos regioninėse, teritorinėse, miestų ir rajonų administracijose.

Įregistruojant chartijas turi būti šie duomenys: ministerijos pavadinimas, organizacijos pavadinimas, dokumento rūšis, rodyklė, data, paskelbimo vieta, patvirtinimo antspaudas. Būtinajame „tekste“ būtina numatyti tokius skyrius kaip Bendrosios nuostatos, pagrindinės funkcijos, teisės ir pareigos, vadovavimas, santykiai ir ryšiai, gamyba ir ekonomika, komercinė veikla, turtas ir lėšos, kontrolė, tikrinimas ir peržiūrėjimas, reorganizavimas ir likvidavimas. Po to, kai tekstą pasirašo galva.

Reglamentas yra norminis aktas, nustatantis valstybės organų sistemos formavimo tvarką, struktūrą, funkcijas, kompetenciją, pareigas ir darbo organizavimą (tai yra bendrosios nuostatos dėl Rusijos Federacijos ministerijų), viena institucija (pvz. , Reglamentas dėl regiono administracijos bendro skyriaus) arba struktūrinis padalinys (komisija, grupės). V atskira grupė turėtų pabrėžti nuostatas, reglamentuojančias organizacinių, darbo ir kitų santykių visumą konkrečiu klausimu.

Nuostatos yra tipiškos ir individualios. Įprasti yra sukurti institucijų ir įmonių sistemai. Į reglamento tekstą būtina įtraukti tokius skyrius kaip bendra dalis(preambulė), pagrindinės funkcijos, teisės, darbo formavimo ir organizavimo tvarka ir kt., priklausomai nuo situacijos pobūdžio.

Įstatai ir taisyklės yra sudėtingi dokumentai. Jų struktūrą ir turinį dažniausiai lemia besivystančios institucijos.

Instrukcija yra teisės aktas paskelbė įstaiga valdžia kontroliuojama, siekiant nustatyti taisykles, reglamentuojančias organizacinius, mokslinius ir techninius, technologinius, finansinius ir kitus specialius institucijų, organizacijų, įmonių (jų padalinių ir tarnybų), pareigūnų ir piliečių veiklos aspektus. Nurodymai pateikiami siekiant išaiškinti ir nustatyti teisės aktų ir administracinių dokumentų (pavyzdžiui, įsakymų) taikymo tvarką.

Instrukcijos antraštėje turėtų būti aiškiai išdėstytos problemos, objektai ir asmenys, kuriems taikomi jos reikalavimai.

Instrukcijos tekstas yra suskirstytas pagal tam tikrą loginę schemą į skyrius, punktus ir papunkčius. Instrukcija yra nuolatinis arba ilgalaikis dokumentas (kol jis nebus pakeistas nauju).

Instrukcija parengta pagal bendrą formą. Jį tvirtina specialus administracinis aktas arba tiesiogiai vadovas. Kai nurodymas patvirtinamas administraciniu dokumentu (įsakymu, potvarkiu ir pan.), Jame nustatomas instrukcijos įvedimo terminas, išvardijamos būtinos organizacinės priemonės ir nurodomi atsakingi vykdytojai.

Administraciniai dokumentai.

Viena iš organizacijų, įstaigų, įmonių vykdomosios ir administracinės veiklos formų yra administracinių dokumentų, per kuriuos sprendžiami svarbiausi valdymo klausimai, skelbimas. Pagal galiojančius teisės aktus ir kompetenciją valdymo organai išduoda šiuos administracinius dokumentus: įsakymus, nurodymus, nurodymus; sprendimai; sprendimus, įsakymus.

Sprendimas kaip administracinis dokumentas yra teisės aktas, kurį priima ministerijos ar departamento kolegija, mokslinė taryba ir kt.

Įsakymas - valstybės institucijos valdymo aktas, turintis autoritetingą pobūdį, išduotas pagal pareigūnui priskirtą kompetenciją, valstybės institucija, turinti privalomoji jėga piliečiams ir organizacijoms, kurioms šis įsakymas skirtas. Įsakymai yra poįstatyminiai aktai ir skirstomi į dvi grupes: bendrieji, ilgalaikiai įsakymai ir įsakymai, susiję su konkrečia problema, atskiras atvejis. Įsakymus išduoda vyriausybė, ministerijos, departamentai, teritorijų, regionų, miestų, rajonų administracijos, įmonių administracijos, institucijos, neviršydamos Rusijos Federacijos įstatymų jiems suteiktų teisių.

Instrukcija yra administracinis dokumentas, išduotas ministerijų, departamentų, organizacijų daugiausia informaciniais ir metodiniais klausimais, taip pat klausimais, susijusiais su pavedimų, nurodymų ir kitų aktų vykdymo organizavimu. Teisę pasirašyti nurodymus vadovas perduoda savo pavaduotojams ar padalinių vadovams pagal jų kompetenciją. Instrukcijų rengimas ir vykdymas atliekamas pagal nustatyta tvarka užsakymų rengimas ir vykdymas.

Įsakymas yra teisės aktas, kurį išduoda ministerijų, departamentų, departamentų, departamentų, įstaigų, asociacijų, organizacijų, įmonių, veikiančių vieno žmogaus valdymo pagrindu, vadovai. Įsakymas išduodamas siekiant išspręsti pagrindines šios įstaigos veiklos užduotis.

Įsakymas yra labiausiai paplitęs administracinio dokumento tipas, naudojamas valdymo praktikoje. Jis skelbiamas apie įstaigų ar jų struktūrinių padalinių kūrimą, likvidavimą, reorganizavimą, nuostatų, nurodymų, taisyklių ir panašių dokumentų, kuriems reikalingas patvirtinimas, patvirtinimą, organizaciją, įmonę, taip pat personalo klausimais, susijusiais su darbuotojų priėmimu, perkėlimu, atleidimu ir kt. Vadovas įsakymu nustato darbuotojams pagrindines užduotis, nurodo esminių klausimų sprendimo būdus. Užsakymas yra privalomas visiems tam tikros organizacijos ar pramonės darbuotojams. Kai kuriais atvejais įsakymas gali būti susijęs su įvairiomis organizacijomis ir pareigūnais, nepriklausomai nuo jų pavaldumo.

Visi administraciniai dokumentai turi griežtai atitikti įstatymus, nė viename iš jų negali būti įstatymui prieštaraujančių nuostatų.

Yra trys administracinio dokumento rengimo etapai:

b Tai klausimo esmės tyrimas ir dokumento projekto rengimas;

ь Diskusijos ir dokumento priėmimo etapas kolegialaus organo posėdžiuose (rezoliucijų, sprendimų atveju);

ь Dokumento patvirtinimas ir jo pasirašymas.

Administracinio dokumento projekto rengimas gali būti patikėtas vienam ar keliems struktūriniams padaliniams arba pavieniams pareigūnams. Pagrindinė sąlyga, užtikrinanti aukštą dokumento kokybę, yra pakankama jį rengiančių asmenų kompetencija.

Rengiant administracinio dokumento projektą reikia surinkti reikiamą informaciją apie pateikto klausimo esmę. Surinkę ir išstudijavę reikiamą medžiagą, aiškiai apibrėžę administracinio dokumento išdavimo tikslą, jie pradeda rengti jo projektą.

Administracinio dokumento tekstą dažniausiai sudaro dvi tarpusavyje susijusios dalys: pareiškimas ir administracinis.

Būtina atsižvelgti į informacijos pateikimo konkrečiam atlikėjui laiką. Užsakymo dokumente gali būti nustatytas bendras terminas visoms prekėms. Tačiau dažniau terminas nustatomas kiekvienai užduočiai atskirai.

Paruošę administracinio dokumento tekstą, jie pradeda jį kurti. Administraciniai dokumentai surašomi naudojant bendrą A4 formą. Išsami informacija apima Rusijos Federacijos herbą, departamento pavadinimą, institucijos pavadinimą, dokumento rūšies pavadinimą, datą, indeksą (skaičių), sudarymo vietą, pavadinimą, tekstą, parašą (-us) ), patvirtinimo ženklai.

Paskutinis darbo su administracinių dokumentų projektais etapas yra jų patvirtinimas ir pasirašymas. Prieš pasirašant projektą, reikia susitarti su suinteresuotomis institucijomis, taip pat su struktūriniais padaliniais ar pareigūnais. Patvirtinimas atliekamas pastebėjus arba uždedant patvirtinimo antspaudą.

Visiškai parengti dokumentų projektai pateikiami pasirašyti. Įsakymus ir įsakymus pasirašo vadovas arba jo pavaduotojas. Nutarimai ir sprendimai turi būti pasirašyti dviem nariais: kolegialaus organo pirmininkas ir sekretorius. Administraciniai dokumentai įsigalioja nuo jų pasirašymo ar vykdytojo dėmesio. Kai kuriais atvejais įsigaliojimo data ir valdymo akto trukmė nurodoma pačiame dokumente.

Protokolas yra organizacinis ir administracinis „dokumentas, kuris nustato klausimų aptarimo eigą ir sprendimų priėmimą posėdžiuose, posėdžiuose, konferencijose ir kolegialių organų posėdžiuose“.

Posėdžio metu paprastai saugomi protokolai. Tais atvejais, kai susitikimas stenografuojamas arba įrašomas į magnetinę juostą, protokolas gali būti surašytas po to, kai jis buvo perrašytas. Protokolą turėtų saugoti sekretorius arba specialiai paskirtas asmuo. Kalbos protokolinio įrašymo kokybė priklauso nuo jo kvalifikacijos, sugebėjimo įsigilinti į aptariamų klausimų esmę. Protokolas surašytas įprastu A4 formatu.

Protokole antspauduojama susirinkimo data, o ne galutinis protokolo įvykdymas ar pasirašymas. Jei susitikimas trunka kelias dienas, nurodoma susitikimo pradžios data ir pabaigos data po brūkšnelio. Protokolo numeris yra eilinis kolegialaus organo posėdžių per metus skaičius. Būtina „susitikimo vieta“ nurodo miestą, kuriame įvyko susitikimas.

Protokolo pavadinime nurodoma kolegialios veiklos rūšis (susirinkimas, susirinkimas, susirinkimas) ir kolegialaus organo pavadinimas. Protokolo tekstas suskirstytas į dvi dalis: įžanginė dalis, kurioje nurodomas pirmininkaujantis pareigūnas, sekretorius, susirinkusieji ir darbotvarkė, ir pagrindinė dalis, kurioje įrašoma posėdžio eiga.

Atsižvelgiant į tai, kad posėdžiuose aptariamas klausimų išsamumas, protokolas suskirstytas į visą ir trumpą. Trumpose minutėse nurodomi pranešėjo vardai, pranešimo tema, pranešėjų pavardės. Neįmanoma įsivaizduoti komentarų pobūdžio, diskusijos eigos, diskusijų metu išsakytų nuomonių pagal tokį protokolą. Trumpas protokolas leidžiamas tik tuo atveju, jei yra nuorašai arba kai prie protokolo pridedami pranešimų ir kalbų tekstai. Taip pat trumpai įrašomi operatyviniai susitikimai.

Visais kitais atvejais protokole turėtų būti visų kalbų įrašai, parodytas sprendimo kūrimas susidūrus nuomonėms, diskusijoms. Posėdžio metu galima surašyti tik protokolo projektą. Per penkių dienų laikotarpį protokolas yra patikslintas, pridėtas, patikrintas ir surašytas. Jei prie protokolo pridedamas stenograma, po pirmosios protokolo dalies apie tai daroma pastaba. Visiškai parengtą protokolą pasirašo pirmininkas ir sekretorius.

Informacija ir informaciniai dokumentai.

Didžiojoje daugumoje organizacijoje sukurtų ir į ją patekusių dokumentų yra informacijos apie faktinę šios ar kitų organizacijų padėtį, kuri yra pagrindas nagrinėti administracinius dokumentus. Į informacinius dokumentus įeina nuorodos, ataskaitos ir paaiškinimai, santraukos, apžvalgos, aktai, laiškai, telegramos ir kt. Jie yra pagalbiniai organizacinių ir administracinių dokumentų atžvilgiu ir, skirtingai nei pastarieji, nėra privalomi. Informacijos lapuose pateikta informacija gali paskatinti imtis veiksmų arba į ją gali būti tik atsižvelgiama.

Pagalba yra dokumentas, kuriame yra tam tikrų faktų ir įvykių aprašymas ir patvirtinimas. Sertifikatai yra dviejų tipų: su informacija apie paslaugų pobūdžio faktus ir įvykius ir išduodami suinteresuotiems piliečiams ir institucijoms, siekiant patvirtinti tam tikrą juridinį faktą. Didesnę grupę sudaro antrojo tipo pažymėjimai. Jie išduodami kasdien. Tai yra studijų ir darbo vietos, užimamų pareigų patvirtinimo pažymėjimai, darbo užmokestis, gyvenamoji vieta, išlaikomų asmenų buvimas ir kt.

Memorandumas - dokumentas, skirtas šios ar aukštesnės institucijos vadovui ir informuojantis jį apie esamą situaciją, įvykusį reiškinį ar faktą, apie atliktą darbą, taip pat turintis autoriaus išvadas ir pasiūlymus. Atmintinė rengiama taip, kaip nurodo vadovybė. Iniciatyvios atmintinės tikslas yra paskatinti lyderį priimti tam tikrą sprendimą. Todėl jo tekstas aiškiai padalintas į dvi dalis. Pirmajame, nustatant, nurodomi įvykę faktai arba aprašoma situacija, antrajame pasiūlyme - prašymai. Memorandumai informuoja vadovą apie darbo eigą. Tokios pastabos pateikiamos reguliariai.

Aiškinamasis raštas yra dokumentas, paaiškinantis tam tikrų pagrindinio dokumento nuostatų (plano, ataskaitos, projekto ir pan.) Turinį arba paaiškinantis įvykio, fakto ar poelgio priežastis. Atitinkamai paaiškinimus galima suskirstyti į dvi grupes. Pirmasis apima dokumentus, kurie dažniausiai lydi pagrindinį dokumentą ir paaiškina jo atskirų nuostatų turinį. Jie surašyti ant bendrojo firminio blanko. Antrąją grupę sudaro aiškinamosios pastabos apie visus atskirų darbuotojų incidentus, situacijas, veiksmus ir elgesį. Tokių pastabų tekstas turi būti įtikinamas, jame turi būti neginčijamų įrodymų. Kaip ir vidinės atmintinės, jos sudaromos ant tuščių popieriaus lapų su tomis pačiomis detalėmis ir pasirašomos kompiliatoriaus.

Aktas - kelių asmenų surašytas dokumentas, patvirtinantis nustatytą faktą, įvykį, veiksmą. Dažniausiai aktus rengia komisijos, tiek nuolatinės, tiek paskirtos administraciniu dokumentu (dažniausiai įsakymu) aukštesnės organizacijos ar vadovo nurodymu. Kai kuriais atvejais aktą gali surašyti vienas ar keli pareigūnai.

Akto surašymo priežastys gali būti skirtingos, taigi ir daugybė aktų rūšių: likvidavimo veiksmai (įstaigos, įmonės, organizacijos); priėmimas ir perdavimas (keičiant valdymą, perduodant atvejus, materialines vertybes ir tt); degustacijos; objektų priėmimas; testavimas; dėžių, sugadintų prekių ir kt. sunaikinimas; inventorius, avarijos, avarijos ir kt.

Nepriklausomai nuo rūšies, aktai rengiami pagal vieną schemą. Visų pirma, komisijos nariai turėtų išnagrinėti klausimo esmę, kad jis atsispindėtų akte, taip pat teisės aktų ir reglamentas reglamentuojantį šį klausimą. Pavyzdžiui, institucija tikrina darbo organizavimą piliečių laiškais, skundais ir pareiškimais. Komisijos nariai turėtų susipažinti su pavyzdiniais nuostatais dėl biuro darbo, susijusio su piliečių pasiūlymais, prašymais ir skundais valdžios organai, įmonėse, įstaigose ir organizacijose. Žinios apie šį dokumentą padės komisijai nustatyti skundų nagrinėjimo savalaikiškumą, nubrėžti įvairius patikrinimo klausimus.

Akte atsispindi tik tie faktai, kuriuos tiksliai nustato dokumentus pasirašantys asmenys. Iš pradžių saugomi juodraščių įrašai, fiksuojami kiekybiniai duomenys.

Aktas surašytas pagal bendrą formą. Surašymo data ir vieta, surašyti akto pavidalu, turi atitikti suaktyvinamo įvykio datą ir vietą. Daugeliui pasikartojančių situacijų yra vienodos aktų formos dėl įstaigos, asociacijos, įmonės likvidavimo, archyvinių institucijų surašyti aktai tikrinant archyvinių bylų prieinamumą ir būseną ir kt. Akto tekstas suskirstytas į tris dalis: įvadą, nustatymo dalį ir išvadas.

2.4.2. Administraciniai dokumentai

Nepriklausomai nuo organizacinės ir teisinės formos, organizacijos veiklos pobūdžio ir turinio, jos kompetencijos, struktūros ir kitų veiksnių, organizacijos vadovybei suteikiama teisė vykdyti vykdomąją ir administracinę veiklą ir atitinkamai išduoti administracinius dokumentus.

Administraciniai dokumentai- tai dokumentai, leidžiantys organizacijos valdymo organui užtikrinti jai pavestų užduočių įgyvendinimą. Jie daro administracinė veikla organizacijos (įmonės) ir gali būti skelbiamos kaip kolegialus valdymas arba kaip vieno žmogaus valdymas.

Administraciniuose dokumentuose užfiksuoti sprendimai gali būti susiję su organizacijos organizacinės struktūros gerinimu, pagrindinės veiklos vykdymo priemonių ir metodų nustatymu ar koregavimu bei įvairių išteklių suteikimu organizacijai. Administraciniuose dokumentuose yra sprendimų, kurie eina iš viršaus į apačią per valdymo sistemą, nuo valdymo organo iki valdomo, nuo organizacijos vadovo iki struktūrinių padalinių ir darbuotojų. Būtent šie dokumentai įgyvendina vertikalų objektų valdymą.

Teisiniu požiūriu administraciniai dokumentai yra susiję su teisės aktai išreiškiančius konkrečius teisiškai imperatyvius nurodymus valdymo subjektams. Šių receptų specifiškumas pasireiškia tuo, kad:

1) administracinių dokumentų pagalba sprendžiamos problemos ir klausimai, kylantys valdymo srityje;

2) jų adresatai yra konkrečios organizacijos, struktūriniai padaliniai, pareigūnai ar darbuotojai;

3) tai yra juridiniai faktai, dėl kurių atsiranda specifiniai administraciniai-teisiniai santykiai.

Atsižvelgiant į jų veiksmų apimtį, administraciniai dokumentai skirstomi į:

1) teisės aktai federaliniai organai vykdomoji valdžia;

2) federacijos subjektų ir jų teritorinių subjektų lygiu galiojantys teisės aktai;

3) organizacijų teisės aktai.

Kategorijai priklauso federalinių vykdomųjų institucijų išduoti reguliavimo dokumentai departamento nuostatai... Jie skirstomi į:

1) veiksmai, darantys įtaką Rusijos Federacijos piliečių teisėms, laisvėms ir teisėtiems interesams;

2) tarpžinybinio pobūdžio veiksmai;

3) įstatymai, reglamentuojantys federalinių vykdomųjų organų santykius su pavaldžiomis institucijomis, organizacijomis, įmonėmis.

Federalinių vykdomųjų organų norminiai teisės aktai rengiami pagal pavyzdines federalinių vykdomųjų organų sąveikos taisykles, patvirtintas 2005 m. Sausio 19 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu Nr. Tipiška instrukcija dėl darbo biure federalinėse vykdomosiose institucijose, patvirtintas Kultūros ir masinių ryšių ministro 2005 m. lapkričio 8 d. įsakymu Nr. 536.

Administracinio dokumento išdavimo pagrindas gali būti:

1) poreikis laikytis priimtų įstatymų, norminių teisės aktų ir kitų aukštesnių institucijų ir anksčiau priimtų sprendimų priimtus sprendimusši organizacija;

2) poreikis vykdyti savo vykdomąją ir administracinę veiklą dėl organizacijos funkcijų ir užduočių.

Administracinius dokumentus sprendimų priėmimo požiūriu gali išduoti kolegialūs valdymo organai, valdymo organai, veikiantys vieno asmens valdymo pagrindu, ir bendrai kelių valdymo organų.

Kolegiškumo sąlygomis administraciniai dokumentai išduodami remiantis kolegialaus organo sprendimais, priimtais svarstant klausimus savo posėdžiuose. Kolegialumas leidžia teisingiausiai ir efektyviausiai išspręsti svarbiausius organizacijos klausimus.

Remdamiesi kolegialumu, federaliniai ir regioninės institucijos vykdomoji valdžia, komitetai ir komisijos, ministerijų kolegijos, vietos valdžios institucijos, aukštesnieji kūnai valdymas akcinės bendrovės ir kt.

Kolegialių valdymo organų sistemoje ypatingą vietą užima valdymo organai, svarstantys savo statusą. Patariamųjų valdymo organų sprendimai yra patariamojo pobūdžio. Tai reiškia, kad organizacijos vadovas, priešingai nei patariamojo valdymo organo sprendimas, turi teisę priimti savo sprendimą.

Kolegialių ir patariamųjų valdymo organų priimti administraciniai dokumentai apima dekretą ir sprendimą.

Administracinių dokumentų rengimas kolegialiam sprendimui priimti apima šiuos etapus:

1) medžiagos ruošimas kolegialaus organo posėdžiui;

2) medžiagos pateikimas kolegialiam organui;

3) klausimo aptarimas (parengta medžiaga) kolegialaus organo posėdyje;

4) priimant sprendimą dėl svarstomų medžiagų;

5) posėdžio protokolo pildymas;

6) administracinio dokumento išdavimas;

7) apie sprendimo paskelbimą vykdytojams.

Pirmajame etape renkama informacija šiuo klausimu, ji analizuojama ir sudaroma analitinė nuoroda. Šį darbą pagal kolegialaus organo darbo planą atlieka atitinkamų struktūrinių padalinių specialistai.

Analitinėje pastaboje turėtų būti išsami ir išsami informacija bei konkretūs problemos sprendimo pasiūlymai, ji turi būti suderinta su visais specialistais, besidominčiais rengiamu sprendimu, ir pasirašyta skyriaus vedėjo, pateikiančio svarstyti klausimą.

Kartu su analitine nuoroda rengiamas kolegialaus organo sprendimo projektas. Pagalba šiuo klausimu ir sprendimo projektas surašomi ant standartinių popieriaus lapų. Sprendimo projekte turi būti sprendimo motyvai ir administracinė dalis.

Antrame etape parengta analitinė ataskaita ir sprendimo projektas likus 10–15 dienų iki kolegialaus valdymo organo posėdžio perduodami kolegialaus valdymo organo sekretoriui. Sekretorius nukopijuoja pateiktą medžiagą ir siunčia kolegialaus organo nariams preliminariam tyrimui.

Trečiajame etape kolegialaus organo pirmininkas susipažįsta su pateikta medžiaga ir imasi organizacinių priemonių kolegialaus valdymo organo posėdžiui paruošti.

Ketvirtasis etapas įgyvendina pateiktos medžiagos aptarimą kolegialaus organo posėdyje ir kolegialaus organo narių priėmimą tokia forma arba su pakeitimais, įvestais išankstinio svarstymo ir diskusijų metu.

Penktasis etapas atspindi kolegialaus valdymo organo veiklos specifiką ir susideda iš posėdžio eigos nustatymo, surašant kolegialaus valdymo organo posėdžio protokolą. Protokolas praeina susitarimo su pranešėjais ir pranešėjais etapą, jį pasirašo kolegialaus valdymo organo posėdžio pirmininkas ir sekretorius.

Šeštasis etapas - administracinio dokumento išdavimas kolegialaus organo sprendimu rezoliucijos ar sprendimo forma. Tuo pačiu metu informacinio pobūdžio sprendimai, kaip taisyklė, nėra įforminami kaip administracinis dokumentas, o įrašomi tik į kolegialaus organo posėdžio protokolą. Tokie sprendimai vadinami protokoliniais sprendimais ir vykdytojams perduodami ištraukomis iš kolegialaus organo posėdžio protokolo.

Reguliavimo dokumentą pasirašo visi kolegialaus organo nariai arba kolegialaus organo pirmininkas ir jis perduodamas vykdytojams. Administracinio dokumento atnešimas atlikėjams yra dokumento dubliavimas, jo išplatinimas ar perdavimas atlikėjams.

Vienintelių sprendimų priėmimo sąlygomis valdžia visais klausimais priklauso jos lyderiui. Sprendimų priėmimas viena ranka užtikrina efektyvų valdymą ir padidina asmeninę vadovo atsakomybę už sprendimą.

Federalinės ministerijos, Rusijos Federaciją sudarančių subjektų administracijos ir savivaldybės, organizacijų vadovai.

Kolegialumo principu veikiančių valdymo organų vadovams taip pat suteikiama teisė priimti išimtinius sprendimus tam tikrais klausimais, paprastai susijusiais su vidaus veikla organizacijos.

Vienintelių sprendimų priėmimo sąlygomis administraciniai dokumentai yra įsakymai, instrukcijos, nurodymai.

Administracinio dokumento išdavimo procedūra, kai priimamas vienas sprendimas, apima šiuos etapus:

1) sprendimo inicijavimas (būtinybės išduoti administracinį dokumentą pagrindimas);

2) informacijos rinkimas ir analizė sprendimams priimti;

3) administracinio dokumento projekto rengimas;

4) dokumento projekto tvirtinimas;

5) administracinio dokumento projekto patikslinimas, remiantis susitarimo rezultatais;

6) sprendimų priėmimas (administracinio dokumento parašas);

7) administracinio dokumento pristatymas atlikėjams.

Administracinių dokumentų projektai rengiami planingai (pagal veiklos planą ar programą), organizacijos vadovybės vardu, struktūrinių padalinių vadovų, taip pat atskirų specialistų iniciatyva. Būtinumo išduoti administracinį dokumentą pagrindimas gali būti nurodytas memorandume, analitinio ar informacinio turinio pažymoje, pasiūlyme, išvadoje, akte, laiške. Šie dokumentai veikia kaip sprendimų inicijavimas.

Administracinių dokumentų projektus rengia struktūrinių padalinių specialistai (arba įvairių struktūrinių padalinių specialistų grupė, arba laikinoji komisija), remdamiesi objektyvios, pakankamos ir savalaikės informacijos, skirtos valdymo sprendimui parengti, surinkimu ir analize.

Informacijos šiuo klausimu rinkimo ir analizės rezultatas yra valdymo sprendimo parengimas.

Sprendimo, priimto administracinio dokumento projekto forma, dizainas atliekamas ne ant firminio blanko, o ant standartinio popieriaus lapo pagal administracinio dokumento sudarymo taisykles. Šiuo atveju viršutiniame dešiniajame lauke yra žodis „Projektas“.

Dokumento projekto patvirtinimas reiškia dokumento patvirtinimą arba išorinį pritarimą suinteresuotiems asmenims ar organizacijoms. Jei yra daug patvirtinančių atvejų, išorinis dokumento patvirtinimas atliekamas atskirame lape - „Patvirtinimo lape“. Dokumentų patvirtinimas (vidinis patvirtinimas) atliekamas su suinteresuotų padalinių vadovais, pagrindiniais ir pagrindiniais organizacijos specialistais, teisinė tarnyba ir su organizacijos vadovo pavaduotojais.

Patvirtinant (patvirtinant) administracinį dokumentą, dokumento projektas gali būti komentuojamas ar papildomas. Jie gali būti tiesiogiai įrašomi į pateiktą dokumento projektą arba surašomi atskirame lape kaip atskiroji nuomonė ar pastabos. Šiuo atveju, patvirtinus (patvirtinant) dokumento projektą, be patvirtinančio asmens parašo ir datos, pateikiamas ženklas: „Pridedama nesutikimo nuomonė“ arba „Pridedamos pastabos“.

Atskiroji nuomonė, sudaryta atskirame lape, pridedama prie dokumento projekto ir grąžinama dokumento projekto rengėjams dokumento peržiūrai.

Patikslintas dokumento projektas surašomas ant firminio blanko ir kartu su patvirtinimo lapu, specialiomis nuomonėmis ir pastabomis perduodamas vadovui, kad jis priimtų valdymo sprendimą (pasirašyti).

Jei dokumento projektas buvo parengtas aukštesnės organizacijos vardu, tada jis vykdomas ant standartinių popieriaus lapų, siunčiamų aukštesnei organizacijai su lydraščiu ir paaiškinimu.

Sprendimo priėmimas yra lemiamas administracinio dokumento rengimo etapas. Vadovo parašas dokumento projektą paverčia visaverčiu juridinę galią turinčiu dokumentu.

Administracinio dokumento atnešimas atlikėjams yra dokumento dubliavimas, jo išplatinimas ar perdavimas atlikėjams.

Rezoliucija Ar veiksmas, kurio ėmėsi aukštesnieji ir kai kurie centrinės valdžios institucijos federalinė vykdomoji valdžia, veikianti kolegialumo pagrindu, taip pat atstovaujamoji ir kolegiali vykdomieji organai sudaryti Rusijos Federacijos subjektus, siekiant išspręsti svarbiausias ir esmines šių įstaigų užduotis ir nustatyti stabilias normas ir taisykles.

Paskutinė kolegialaus organo posėdžio protokolo dalis taip pat vadinama rezoliucija.

Rengiant rezoliuciją naudojami šie duomenys: kolegialaus organo pavadinimas - dokumento autorius; dokumento rūšies pavadinimas, data, dokumento numeris, paskelbimo vieta, teksto pavadinimas, tekstas, parašas.

Nutarimo data yra kolegialaus organo posėdžio, kuriame jis buvo priimtas, data.

Rezoliucijos pavyzdys pateiktas 12, 13 priedėliuose.

Sprendimas Ar organizacijų ir įmonių kolegialių ir patariamųjų valdymo organų priimtas aktas svarbiausiems jų veiklos klausimams išspręsti.

Sprendimai taip pat vadinami bendrais administraciniais dokumentais, kuriuos priima du ar daugiau valdymo organų, iš kurių vienas veikia kolegialumo principu, o kitas-vieno asmens valdymo pagrindu.

Rezoliucijos ar sprendimo tekstą sudaro pareiškimas ir administracinė dalis, rezoliucijose atskirti žodžiu „NUSPRENDA“, o sprendimuose - „NUSPRENDĖ“ („NUSPRENDĖ“, „NUSPRENDĖ“), kuri spausdinama didžiosiomis raidėmis.

Įstatymo dalyje nurodomas dekreto išleidimo tikslas. Jame gali būti nuorodų į įstatymus, anksčiau išleistus potvarkius ir kitus teisės aktus. Administracinę dalį paprastai sudaro elementai, kuriuose yra reglamentas ar reikalus. Sąlygos, kuriose yra konkrečių nurodymų, apima organizacijų, kurioms nurodymas pateiktas, pavadinimus, instrukcijos turinį ir (jei reikia) jos įgyvendinimo terminą.

Tirpalo pavyzdys pateiktas 16, 17 priedėliuose.

Įsakymas Ar valdymo organo vadovo, veikiančio vieno asmens valdymo pagrindu, išleistas aktas, skirtas išspręsti pagrindines ir veiklos užduotis, su kuriomis susiduria šis valdymo organas.

Kai kuriais atvejais įsakymas gali būti taikomas įvairioms organizacijoms ir asmenims.

Pagal registracijos tikslą ir taisykles užsakymai išskiriami pagal pagrindinę veiklą, o užsakymai - pagal personalą.

Įsakymai pagrindinei veiklai išduodami reorganizuojant, likviduojant organizaciją, patvirtinant ir keičiant struktūrą ir personalą, siekiant patvirtinti ir (arba) įgyvendinti dokumentus (nuostatus, instrukcijas, taisykles, nuostatas ir kt.), reguliuojant finansavimą, materialinę ir techninę, mokslinę, techninę ir kitokią paramą, užduočių įgyvendinimo organizavimą, su kuriuo susiduria organizacijos valdymo organas.

Įsakymai personalui (personalo įsakymai) reglamentuoja darbuotojų priėmimą, judėjimą, atleidimą, atostogų suteikimą, pažymių skyrimą, nuobaudų ir paskatų skyrimą, komandiruočių registravimą ir kitus personalo valdymo klausimus.

Užsakymai surašomi užsakymo formoje ir juose pateikiama tokia informacija: pirminės organizacijos pavadinimas (jei yra), organizacijos autoriaus pavadinimas, dokumento tipo pavadinimas (UŽSAKYMAS), dokumento data ir numeris, paskelbimo vieta , teksto pavadinimas, tekstas, parašas, vizos.

Užsakymų projektai yra parengti remiantis nuodugniu ir išsamiu klausimų, kuriuos reikia išspręsti, tyrimu, kad instrukcijų projekte pateiktos instrukcijos būtų konkrečios ir tikros, atitiktų galiojančius teisės aktus buvo aprūpinti pakankamais materialiniais, techniniais ir finansiniais ištekliais ir ateityje jiems nereikėjo koreguoti priimtų sprendimų.

Teksto antraštė yra privalomas rekvizitasįsakymas. Jis turėtų būti suformuluotas aiškiai, kuo trumpiau, išreiškiant pagrindinį dokumento turinį ir atsakant į klausimą „Apie ką?“.

Užsakymo tekstas susideda iš dviejų dalių: nustatymo ir administracinės. Tikslinimo dalyje pateikiamas numatytų veiksmų pagrindimas arba dokumento paskelbimo pagrindas ir tikslas. Jei įsakymo išdavimo pagrindas buvo aukštesnės organizacijos teisės aktas ar norminis teisės aktas arba šios organizacijos anksčiau išduotas dokumentas, tai jos pavadinimas, data ir numeris nurodomi nustatančioje dalyje.

Jei įsakymo projektas yra rengiamas kartu su anksčiau išduotu pavedimu arba jo pakeitimu, tai nustatančioje dalyje nurodoma papildyto ar pakeisto užsakymo data, numeris, pavadinimas.

Jei įsakymas išduodamas iniciatyviai, tai yra, vykdant organizacijai priskirtas funkcijas ir užduotis, tada nustatančiojoje dalyje suformuluojami numatytų veiksmų tikslai ir uždaviniai, išdėstomi faktai ar įvykiai, dėl kurių buvo išduotas užsakymas.

Nustatanti dalis jis yra atskirtas nuo komandinio žodžio „I ORDER“, kuris spausdinamas ant naujos eilutės didžiosiomis raidėmis. Patikrinimo dalies gali nebūti, jei nustatytų veiksmų nereikia paaiškinti ar pagrįsti.

Administracinė dalis nurodymas nurodomas imperatyvia forma vienaskaitos pirmuoju asmeniu. Kiekvienas administracinės dalies užsakymas surašomas kaip atskiras punktas. Taškai sunumeruoti arabiškais skaitmenimis.

Į kiekvieną administracinės dalies elementą, kuriame yra įsakymas, įtraukiamas vykdytojo ar atlikėjų vardas, pavardė, nustatytas veiksmas, užsakymo įvykdymo terminas. Kai numatytas veiksmas suskirstomas į atskiras užduotis ar užduotis, jie suformuluojami pastraipų pavidalu. Kiekvienoje įsakymo administracinės dalies ar poskirsnyje yra tik viena užduotis, nurodant konkretų įvykdymo terminą. Jei nustatytas veiksmas yra nuolatinio pobūdžio, tada šio veiksmo atlikimo laikotarpis nenurodomas.

Paskutinė įsakymo pastraipa yra pastraipa, kurioje nurodomas už pavedimo vykdymo stebėjimą atsakingo asmens pareigų pavadinimas, jo inicialai ir pavardė.

Jei administracinės dalies sąlyga yra organizacinio pobūdžio, tai atlikėjai ir vykdymo terminai nenurodomi, o tik suformuluojamas veiksmas.

Įsakymo projektas turi būti parašytas aiškiai, suprantamai, laikantis vykdymo taisyklių oficialūs dokumentai. Įsakymo projekto tekste būtina:

1) susieti joje pateiktas instrukcijas su dokumentais, išleistais šiuo klausimu, kad būtų išvengta pasikartojimų ar prieštaravimų;

2) trumpai, nuosekliai, aiškiai pateikti tekstą, vengiant jo dviprasmiško aiškinimo galimybės;

3) nurodyti konkrečius atlikėjus ir realios sąlygos pavedimų vykdymas;

4) užtikrinti teisiškai teisingą (nedviprasmišką) jame nurodytų organizacijų rašybą;

5) nurodo veiksmus, kurie turi būti panaikinti arba netekti galios bet kuriai jos daliai.

Įsakymų projektus tvirtina visi suinteresuoti padaliniai ir pareigūnai. Vizos klijuojamos paskutinio užsakymo lapo apačioje arba ant nugaros.

Sutiktas ir patvirtintas įsakymo projektas surašomas ant organizacijos blanko ir pateikiamas pasirašyti organizacijos vadovui arba asmeniui, kuris oficialiai atlieka savo pareigas, jei vadovas ilgai neatvyksta.

Jei prie užsakymo yra priedų, nuorodos į jas pateikiamos atitinkamuose užsakymo punktuose.

Pačiame priede, viršutiniame dešiniajame pirmojo lapo kampe, atspausdintas žodis „Priedas“ ir nurodoma, į kurį užsakymo punktą jis nurodomas.

Užsakymo vykdymo pavyzdys pateiktas 18, 19 prieduose.

Įsakymas- Tai yra aktas, kurį išleidžia tik kolegialaus valdymo organo vadovas pagal jam suteiktą kompetenciją, taip pat organizacijų vadovai, veikiantys vieno asmens valdymo pagrindu, siekiant išspręsti veiklos klausimus. Įsakymai, kaip taisyklė, galioja ribotą laiką ir yra susiję su siauru organizacijų, pareigūnų ir piliečių ratu.

Užsakymai rengiami ir vykdomi pagal tas pačias taisykles kaip ir pavedimai. Įsakymo tekstą sudaro pareiškimas ir administracinė dalis. Nustatanti dalis nurodo nurodymą ar tikslą, o administracinė dalis - numatytus veiksmus.

Užsakymo pavyzdys pateiktas 14, 15 prieduose.

Indikacija- Tai aktas, kurį išleido tik organizacijos vadovas ar jo pavaduotojas, daugiausia informaciniais ir metodiniais klausimais, taip pat klausimais, susijusiais su pavedimų, nurodymų ir kitų šio ar aukštesnio valdymo organo vykdymo organizavimu. .

Paprastai instrukcijos sudaromos ir vykdomos panašiai kaip įsakymai, tačiau raktinius žodžius tekste, skirstant nurodymo ir administracines dalis, yra „PRIVALOMA“ arba „PASIŪLYMAS“, priklausomai nuo instrukcijos turinio.

Jei pavaldžiosioms organizacijoms siunčiamos instrukcijos, kad joms būtų pateiktos bendros normos ar kita informacija, nurodomas adresatas arba sudaromas dokumento platinimo sąrašas.

Instrukcijos žymėjimo pavyzdys pateiktas 22, 23 priedėliuose.

Oficialūs dokumentai Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas 2000-08-05 antroji dalis Nr. 117-FZI<…>171 skirsnis. Mokesčių atskaitymai<….>7. Išskaitymai apmokestinami mokesčių sumomis, sumokėtomis už kelionės išlaidas (išlaidas