suvienijimo standartizacijos dokumentai
Dokumento rekvizitas yra privalomas oficialaus dokumento įforminimo elementas.
Detalių, kurios naudojamos rengiant ir vykdant organizacinius ir administracinius dokumentus, sudėtį nustato GOST R 6.30-2003 "Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinių ir administracinių dokumentų sistema. Reikalavimai dokumentų tvarkymui". Be to, šis GOST nustato rekvizitų projektavimo reikalavimus, nustato jų buvimo vietos schemas ir pabrėžia rekvizitus, kurie turėtų būti naudojami ruošiant dokumentų ruošinius.
Nepaisant to, kad GOST aprašyta 30 detalių, reikia atsiminti, kad skirtingi dokumentai susideda iš skirtingų detalių rinkinio ir kad rengiant vieną dokumentą nereikia jų visų naudoti. Kai kurios detalės yra nesuderinamos, pavyzdžiui, „Dokumento tipo pavadinimas“ ir „Atskaitos duomenys apie organizaciją“. Būtini „Atskaitos duomenys apie organizaciją“ nurodomi tik raidėmis, o dokumento tipo pavadinimas ant firminio blanko nerašomas.
Dokumentus apibūdinančių detalių skaičių lemia dokumento kūrimo tikslai, jo paskirtis, reikalavimai šio dokumento turiniui ir formai bei dokumentacijos metodas. Kiekvieno tipo dokumentų skyriuje „Dokumentų sistemos“ paryškinta kompozicija. reikalingos detalės, kuri turėtų būti naudojama kuriant Valstybinę valdymo dokumentų valdymo sistemą. Bendrieji reikalavimai dokumentams ir dokumentavimo paslaugoms - M.: VNIIDAD, 1991 - p. 50.
Rekvizitai 1. Rusijos Federacijos valstybės emblema
Šis reikalavimas pateikiamas dokumentų formose pagal federalinį konstitucinį įstatymą „Dėl Rusijos Federacijos valstybės herbo“. (Surinkti Rusijos Federacijos teisės aktai, 2000, Nr. 52, I dalis, 5021 str.).
Rusijos Federacijos valstybės emblema yra keturkampis, suapvalintais apatiniais kampais, raudonas heraldinis skydas, nukreiptas į galą su auksiniu dvigalviu ereliu, pakėlusiu išskleistus sparnus. Erelis karūnuojamas dviem mažomis karūnomis ir - virš jų - viena didele karūna, sujungta juostele. Erelio dešinėje letenoje yra skeptras, kairėje - rutulys. Ant erelio krūtinės, raudoname skydelyje, sidabrinis raitelis su mėlynu apsiaustu ant sidabrinio žirgo, atsitrenkęs į juodą drakoną, kurį apsivertė ir sutrynė arklys sidabrine ietimi.
Nustatytos trys Valstybės herbo atvaizdo versijos dokumentų formose: daugiaspalvė versija ant heraldinio skydo, vienspalvė versija ant heraldinio skydo ir vienspalvė versija be heraldinio skydo.
Rusijos Federacijos valstybinė emblema įvairiaspalve versija yra ant formų:
federaliniai konstituciniai įstatymai ir federaliniai įstatymai;
Rusijos Federacijos prezidento dekretai ir įsakymai;
Federacijos tarybos nutarimus Federalinė asamblėja Rusijos Federacija;
reglamentas Valstybės Dūma Rusijos Federacijos federalinė asamblėja;
Rusijos Federacijos Vyriausybės nutarimai ir įsakymai;
sprendimus Konstitucinis Teismas Rusijos Federacija;
sprendimus Aukščiausiasis Teismas Rusijos Federacija;
Aukštesniojo sprendimai Arbitražo teismo Rusijos Federacija;
Rusijos Federacijos prezidentas;
Rusijos Federacijos federalinės asamblėjos federacijos taryba;
Rusijos Federacijos federalinės asamblėjos Valstybės Dūma;
Rusijos Federacijos vyriausybė;
Rusijos Federacijos Konstitucinis Teismas;
Rusijos Federacijos Aukščiausiasis Teismas;
Rusijos Federacijos Aukščiausiasis arbitražo teismas.
Rusijos Federacijos valstybės emblema viena spalva yra ant formų:
Rusijos Federacijos prezidento administracija;
įgaliotieji Rusijos Federacijos prezidento atstovai federalinėse apygardose;
federaliniai vykdomieji organai;
Rusijos Federacijos generalinė prokuratūra;
Žmogaus teisių komisaras Rusijos Federacijoje;
Rusijos Federacijos sąskaitų rūmai;
Rusijos Federacijos centrinė rinkimų komisija; - Rusijos Federacijos centrinis bankas.
Vienos spalvos Rusijos Federacijos valstybės herbo versija be heraldinio skydo dedama ant formų:
Tarpžinybinė valstybės paslapčių apsaugos komisija;
įstaigos, organizacijos ir institucijos prie Rusijos Federacijos prezidento;
įstaigos, organizacijos ir institucijos prie Rusijos Federacijos Vyriausybės;
federaliniai teismai; - Rusijos Federacijos prokuratūros organai;
diplomatinės misijos, konsulinės įstaigos ir kitos oficialios Rusijos Federacijos atstovybės už Rusijos Federacijos ribų.
Formas su Rusijos Federacijos valstybinio herbo reprodukcija gamina tik spausdinimo įmonės, turinčios licencijas atitinkamai veiklos rūšiai ir sertifikatai apie technines ir technologines galimybes gaminti tokio tipo gaminius. tinkamą kokybės lygį. Rusijos Federacijos herbas nurodo rekvizitus, naudojamus firminiams blankams „Sakov A.A.“, valdymo dokumentų suvienodinimui ir visos Sąjungos klasifikatoriams. / A.A. Sakovas - M.: Ekonomika, 1982 - P. 156.
Rekvizitai 2. Rusijos Federacijos steigiamojo subjekto herbas
Rusijos Federacijos steigiamojo subjekto herbas (emblema) nurodo detales, naudojamas blankų blankams gaminti. Reikalavimas pateikiamas dokumentų formose pagal teisės aktai Rusijos Federacijos subjektai. Rusijos Federacijos steigiamojo subjekto herbo atvaizdo naudojimo blankuose tvarką nustato valdžios institucijų priimti norminiai aktai valstybės valdžia respublikos, teritorijos, regionai, miestai federalinė reikšmė, autonominis regionas, autonominiai regionai.
Pavyzdžiui: Maskva, kaip Rusijos Federacijos subjektas, turi savo herbą, kurio naudojimą reglamentuoja 2003 m. Birželio 11 d. Maskvos įstatymas Nr. 39 „Dėl Maskvos miesto herbo “ir kiti norminiai teisės aktai, pagal kuriuos leidžiama naudoti Maskvos miesto herbo atvaizdus šių dokumentų formose:
daugiaspalvė versija:
Maskvos miesto įstatymai;
Maskvos miesto Dūmos rezoliucijos;
Maskvos mero potvarkiai ir įsakymai;
Maskvos vyriausybės nutarimai ir įsakymai;
Maskvos miesto statutinio teismo sprendimai;
Maskvos meras, Maskvos miesto Duma, Maskvos vyriausybė.
vienos spalvos versija:
kitų Maskvos miesto vykdomųjų institucijų ir jų pareigūnų teisės aktai;
Maskvos miesto rinkimų komisija;
Maskvos kontrolės ir sąskaitų rūmai;
Vaiko teisių komisaras Maskvos mieste;
Maskvos miesto taikos teisėjai;
kitas vyriausybinės agentūros Maskvos miestas ir jų pareigūnai.
Dėl savivaldybių formavimosi formų (miesto, kaimo gyvenvietė, kelios gyvenvietės, kurias jungia bendra teritorija, gyvenvietės dalis, kita apgyvendinta teritorija), kuriose įgyvendinama vietos savivalda, esant savivaldybės turtui, vietos biudžeto ir renkami organai Vietinė valdžia gali būti pavaizduotas šio darinio herbas (herbas).
Herbas (savivaldybės formacijos emblema) dedamas ant šių formavimų atstovų ir vykdomųjų institucijų dokumentų formų, vadovaujantis vietinių savivaldos organų chartijomis ir kitais norminiais teisės aktais.
Kuriant herbą (herbą), reikia atsižvelgti į šiuos dalykus:
- 1. Rusijos Federaciją sudarančių subjektų, savivaldybių herbai (heraldiniai ženklai) negali būti tapatūs Rusijos Federacijos valstybės herbui. Rusijos Federacijos valstybės emblema negali būti naudojama kaip heraldinis pagrindas sudedamųjų Rusijos Federacijos subjektų, savivaldybių, emblemoms (heraldiniams ženklams).
- 2. Oficialūs Rusijos Federacijos sudedamųjų subjektų valstybinių institucijų, vietos savivaldos organų ir kitų savivaldybių simboliai (ty vėliavos, herbai, emblemos) turi būti įrašyti į Rusijos Federacijos valstybinį heraldikos registrą. buvo sukurtas siekiant susisteminti ir supaprastinti oficialių simbolių ir lipdukų naudojimą. Norint užregistruoti oficialius simbolius, būtina pateikti jų grafinį vaizdą (piešinį), heraldinį aprašymą ir sprendimą, patvirtinantį simbolį kaip oficialų, Heraldikos tarybai prie Rusijos Federacijos prezidento, kuri oficialų simbolį įveda į registrą. Pavlyuk LV T.I. Kiseleva Darbo biure vadovas, archyvavimas ir darbo kompiuteriu pagrindai. Ed. 3, rev. / L.V. T.I. Pavlyukas Kiseleva - M.: ITD „Gerda“, 1999 - p. 132.
Rekvizitai 3. Organizacijos logotipas arba prekės ženklas(paslaugos ženklas)
Organizacijos logotipas arba prekės ženklas nurodo reklaminių blankų gamybai naudojamus rekvizitus. Reikalavimas dedamas ant organizacijų blankų pagal chartiją (organizacijos nuostatai).
Emblemos ir prekės ženklo negalima atkurti ant firminio blanko, jei ant jo yra Rusijos Federacijos valstybės emblema, Rusijos Federacijos steigiamojo subjekto emblema arba savivaldybės formacijos emblema.
Prekinis ženklas (paslaugų ženklas) ant firminio blanko pavaizduotas laikantis 1992 m. Rugsėjo 23 d. Federalinio įstatymo Nr. 3520-1 „Dėl prekių ženklų, paslaugų ženklų ir prekių kilmės pavadinimų“ reikalavimų. Pagal savininką išimtinė teisė prekės ženklas (teisių turėtojas) gali būti juridinis asmuo arba fizinis asmuo, vykdantis verslininkystės veiklą.
Teisę į prekių ženklą saugo įstatymai. Teisinė apsauga prekės ženklas Rusijos Federacijoje suteikiamas remiantis jo valstybine registracija. Žodiniai, vaizdiniai, trimačiai ir kiti pavadinimai arba jų deriniai gali būti registruojami kaip prekių ženklai. Prekės ženklas gali būti įregistruotas bet kokia spalva ar spalvų deriniu.
Prekės ženklo ir paslaugų ženklo registravimo taisyklės išdėstytos 1992 m. Rugsėjo 23 d. Federalinio įstatymo Nr. 3520-1 „Dėl prekių ženklų, paslaugų ženklų ir prekių kilmės pavadinimų“ antrajame skyriuje. Be to, pagal tarptautinė sutartis Rusijos Federacijai neleidžiama registruotis kaip prekių ženklų, kuriuos sudaro tik elementai, atstovaujantys valstybės emblemoms, vėliavoms ir kitoms valstybės emblemoms, sutrumpinti arba visi tarptautinių tarpvyriausybinių organizacijų pavadinimai, jų herbai, vėliavos ir kitos emblemos, oficiali kontrolė, garantija ir bandymų ženklai, antspaudai, apdovanojimai ir kiti ženklai arba painiai panašūs pavadinimai. Tokie elementai gali būti įtraukti į neapsaugotus prekių ženklo elementus, jei yra atitinkamos kompetentingos institucijos sutikimas.
Rekvizitai 4. Organizacijos kodas
Organizacijos kodas nurodo blankų gamybai naudojamą informaciją. Kodas surašomas pagal visos Rusijos įmonių ir organizacijų klasifikatorių (OKPO) arba visos Rusijos valstybinių valdžios ir valdymo organų klasifikatorių (OKOGU), remiantis šių klasifikatorių ir kitų su jais susijusių klasifikatorių priežiūros reikalavimais. . Dokumentų formose organizacijos kodas įtraukiamas į informacinius duomenis. Tuo pačiu metu jie rašo OKPO ir įdeda organizacijos kodą, kurį sudaro 8 simboliai.
Rekvizitai 5. Pagrindinis valstybinis registracijos numeris juridinis asmuo
OGRN reiškia formas, naudojamas formoms gaminti. Šio atributo nėra 1997 m. Standarte. Jie tvirtinami pagal mokesčių institucijų išduotus dokumentus.
Įrašo apie juridinio asmens sukūrimą valstybinis registracijos numeris arba įrašas pirmą kartą pateikiant informaciją apie juridinį asmenį, įregistruotą iki 2002 m. Liepos 1 d., Yra pagrindinis valstybinis registracijos numeris (OGRN). OGRN nurodomas visuose juridinio asmens dokumentuose kartu su jo pavadinimu. Ant firminių blankų OGRN nurodomas kaip informacinių duomenų apie organizaciją dalis.
Pastaba: dokumentuose, reglamentuojančiuose PSRN naudojimą, yra prieštaravimų. 2002 m. Birželio 19 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu Nr. 438 patvirtintų Jungtinio valstybinio juridinių asmenų registro tvarkymo ir jame esančios informacijos teikimo taisyklių 8 straipsnyje nurodyta, kad OGRN yra nurodytas visuose juridinis asmuo. Ir 4.7 punkte. GOST R 6.30-2003. "Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai popierizmui" nurodo, kad šis reikalavimas įrašytas tik firminiuose blankuose.
Rekvizitai 6. Identifikavimo numeris mokesčių mokėtojas (TIN)
Tai skaitmeninis kodas, nurodantis mokesčių mokėtojo - juridinio asmens - mokesčių registraciją, individualus verslininkas, individas. TIN / KPP nurodo firminių blankų gamybai naudojamas detales. Šio atributo nėra 1997 m. Standarte.
Mokesčių mokėtojo identifikavimo numeris / registracijos priežasties kodas (TIN / KPP) pritvirtinamas pagal mokesčių institucijų išduotus dokumentus
Dėl nuostatų apibrėžtų organizacijų apskaitos ypatumų Mokesčių kodas(83 straipsnis), be organizacijos mokesčių mokėtojo identifikavimo numerio (TIN), įvedamas registracijos priežasties kodas (KPP) GOST R 6.30 - 97 Rusijos Federacijos valstybinis standartas. Vienetai. dokumentacijos sistemas. Registracijos reikalavimai Doc. M.: IPK standartų leidykla, 1997 - 10 p.
Rekvizitai 7. Dokumento formos kodas
Jie tvirtinami pagal visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorių (OKUD).
Dokumento formos kodas padeda paspartinti dokumentuotos informacijos perdavimą elektroniniais ryšių kanalais ir sumažinti skaičių galimų klaidų ir yra dokumento identifikavimo elementas, taip pat viena iš priemonių, užtikrinančių dokumentų sistemų suderinamumą su informacija.
Dokumento formos kodas pritvirtinamas, kai naudojamas organizacijoje vieningos formos dokumentai, įtraukti į OKUD.
OKUD klasifikavimo objektai yra visos Rusijos (tarpsektoriniai, tarpžinybiniai) vieningos formos dokumentai, patvirtinti Rusijos Federacijos ministerijų (departamentų) - vieningos dokumentacijos sistemų (SDS) kūrėjų.
OKUD yra vieningos formos dokumentų, įtrauktų į vieningas dokumentacijos sistemas, pavadinimai ir kodo pavadinimai.
Vieningos dokumento formos kodą (kodą) sudaro septynios skaitmenys po kablelio ir čekio numeris (CC) Sakov A.A, valdymo dokumentų suvienodinimas ir visos Sąjungos klasifikatoriai. / A.A. Sakovas - M.: Ekonomika, 1982 - P.72.
OKUD patvirtino hierarchinę klasifikaciją su trimis etapais.
Kiekvieną klasifikatoriaus poziciją sudaro du blokai:
- 1. Identifikavimo vienetas;
- 2. Klasifikavimo objekto pavadinimų blokas.
Vieningos formos identifikavimas atliekamas klasifikuojant.
Vieningos dokumento formos kodo žymėjimo struktūra pagal OKUD:
Sujungtos dokumento formos kodo žymėjime atsispindi šie klasifikacijos požymiai: pirmasis ir antrasis simboliai (formų klasė) - vieningos dokumento formos priklausymas atitinkamai vieningai dokumentų sistemai; trečias ir ketvirtas ženklai (formų poklasis) - daugelio formų dokumentų turinio bendrumas ir jų naudojimo kryptis; penktas, šeštas ir septintas simboliai - vieningos dokumento formos registracijos numeris poklasyje; aštuntas skaitmuo yra kontrolinis skaičius.
Vieningos dokumento formos kodo žymėjimo pavyzdys pagal OKUD:
02112418 Asociacijos memorandumas
Rekvizitai 8. Organizacijos pavadinimas
Formoje turi būti nurodytas visas organizacijos pavadinimas, kaip nurodyta jos steigimo dokumentuose. Sutrumpintas organizacijos pavadinimas pateikiamas tais atvejais, kai jis yra įtvirtintas organizacijos steigimo dokumentuose. Sutrumpintas pavadinimas (skliausteliuose) yra po pilnu pavadinimu arba po jo - valstybinė valdymo dokumentų sistema. Bendrieji reikalavimai dokumentams ir dokumentavimo paslaugoms - M.: VNIIDAD, 1991 -C. 65.
Jei yra aukštesnioji organizacija, jos sutrumpintas pavadinimas nurodomas virš organizacijos pavadinimo (jei nėra sutrumpinto aukštesnės organizacijos pavadinimo, virš organizacijos pavadinimo nurodomas visas aukštesnės organizacijos pavadinimas). Filialo, teritorinio skyriaus, atstovybės pavadinimas nurodomas, jei jis yra dokumento autorius, ir yra po organizacijos pavadinimu
Organizacijų, esančių Rusijos Federacijos steigiamuosiuose subjektuose, pavadinimai, kurie kartu su valstybine Rusijos Federacijos kalba (rusų kalba) ir Rusijos Federaciją sudarančių subjektų valstybine kalba spausdinami dviem kalbomis. Organizacijos pavadinimas Rusijos Federacijos subjekto valstybine kalba arba kita kalba yra žemiau arba dešinėje nuo pavadinimo valstybine Rusijos Federacijos kalba.
Pavadinimas užsienio kalba atkuriamas tais atvejais, kai jis yra įtvirtintas organizacijos steigimo dokumentuose ir yra žemiau pavadinimo rusų kalba arba dešinėje. Jei dokumentą kartu rengia dvi ar daugiau organizacijų, organizacijų pavadinimai turėtų būti atspausdinti ant tuščio popieriaus lapo. Sistemingai rengiant bendrus dokumentus, galima jiems parengti formą. To paties lygio organizacijų pavadinimai yra tame pačiame lygyje. Skirtingų lygių organizacijų pavadinimai yra vienas virš kito.
Būtinas „Organizacijos pavadinimas“ yra bendras dokumento autoriaus nurodymas. Dokumento autorius gali būti organizacija, jos struktūrinis padalinys, pareigūnas.
Organizacijos pavadinimas nurodo formas, naudojamas formoms gaminti. Tuo pačiu metu yra trijų tipų dokumentų formos pagal autorių:
įmonės forma;
struktūrinio vieneto forma;
oficiali forma GOST 6.10. 1-88 USD. „Pagrindinės nuostatos“ - S.: Red. standartai, 1988 - C. 375.
Paskutinių dviejų tipų formų atveju po organizacijos pavadinimu turi būti nurodytas struktūrinio padalinio ar pareigūno vardas. Organizacijos pavadinimas Rusijos Federacijos subjekto valstybine kalba arba kita kalba yra žemiau arba dešinėje nuo pavadinimo valstybine Rusijos Federacijos kalba. Sutrumpintas organizacijos pavadinimas pateikiamas tais atvejais, kai jis yra įtvirtintas organizacijos steigimo dokumentuose. Sutrumpintas pavadinimas (skliausteliuose) dedamas po pilnu pavadinimu arba po jo. Filialo, teritorinio skyriaus, atstovybės pavadinimas nurodomas, jei jis yra dokumento autorius, ir yra žemiau organizacijos pavadinimo.
Rekvizitai 9. Atskaitos duomenys apie organizaciją
Apima: pašto adresą, telefono numerį ir kitą informaciją savo nuožiūra. GOST R 6.30-2003 "Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų tvarkymui" neriboja informacijos sudėties ir apimties. Registruojant šį reikalavimą, reikia nurodyti faksų, teleksų, banko sąskaitų numerius, adresą Paštu, interneto svetainės adresas (tinklalapis internete).
Kaip nuorodos duomenys apie organizaciją nurodomi šie duomenys: organizacijos kodas, pagrindinis juridinio asmens valstybinis registracijos numeris (OGRN), mokesčių mokėtojo identifikavimo numeris / registracijos priežasties kodas (TIN / KPP).
Pašto adresas nuorodos į organizaciją duomenyse turi būti surašytas pagal pašto paslaugų teikimo taisyklių, patvirtintų 2005 m. Balandžio 15 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu Nr. 221, 23 straipsnį.
Rusijos Federacijos steigiamųjų subjektų organizacijų informaciniai duomenys, kurie kartu su valstybine Rusijos Federacijos kalba ir Rusijos Federacijos steigiamojo subjekto valstybine kalba spausdinami dviem kalbomis: rusų (kairėje) ir nacionaline ( dešinėje) tame pačiame lygyje. Šiuo atveju patartina naudoti išilginį ruošinį. Reklaminių blankų gamybai naudojami būtini „Atskaitos duomenys apie organizaciją“. Bendrojoje formoje ir konkretaus dokumento formoje (išskyrus laišką) nuorodos duomenys nenurodomi.
Rekvizitai 10. Dokumento rūšies pavadinimas
Organizacijos parengto ar paskelbto dokumento tipo pavadinimas turi būti nustatytas chartijoje (organizacijos reglamentas) ir turi atitikti OKUD numatytas dokumentų rūšis (0200000 klasė). Dokumento tipo pavadinimas nurodo duomenis, naudojamus tam tikros rūšies dokumentų formoms (išskyrus raides) gaminti. Laiške nėra nurodytas rūšies pavadinimas. Dokumento tipo pavadinimas rašomas didžiosiomis raidėmis.
Rekvizitai 11. Dokumento data
Tai yra būtinas oficialus dokumentas, kuriame nurodytas jo sukūrimo ir (arba) pasirašymo, patvirtinimo, priėmimo, susitarimo, paskelbimo laikas. Visų pirma, GOST R 6.30 - 2003 pakeitimai paveikė „Data“ rekvizitų dizainą - toks rekvizitas prieštaringas naujojo amžiaus ir naujojo tūkstantmečio pradžiai. Metų tvarka su paskutiniais dviem skaitmenimis buvo patogu iki amžiaus pabaigos, kai jie buvo naudojami vietoj 1998 m. - 98, 1999 - 99. Šie du paskutiniai skaitmenys buvo suprantami ir žmogui, ir kompiuteriui. Tačiau prasidėjus 2000 m., Paskutiniai du skaitmenys - 00 tapo nepatogūs. Aplink buvo ypač daug ginčų kompiuterines sistemas, kadangi 00 automobiliui yra mažesnis nei bet kurie du praėjusio amžiaus skaitmenys - 97, 98, 99 ir kt.
GOST R 6.30 - 2003 pakeitimai siūlo ne 6 skaitmenis, nurodančius datą, kaip buvo GOST R 6.30 - 1997, bet 8: du per dieną, du per mėnesį ir keturis metus. Taigi, 2002 m. Balandžio 25 d. Data bus žymima skaičiais: 2002-04-20. Pirmiausia leidžiama finansinius dokumentus ir asmens tapatybės dokumentai, žodinis -skaitmeninis datos - 2002 m. balandžio 25 d. - registracijos metodas. Ir vis dėlto, ypač tarptautinėje korespondencijoje, naudojama atvirkštinė datų rašymo seka - 2002.04.25.
Dokumento data yra jo pasirašymo data (administraciniai dokumentai, laiškai) arba dokumente užfiksuotas įvykis (protokolas, aktas); už patvirtintą dokumentą (planą, instrukciją, pareigas, ataskaitą) - patvirtinimo datą. Dokumento data nurodo išsamią informaciją, kuriai pažymėti GOST R 6.30 - 2003 Rusijos Federacijos valstybinis standartas. Vieningos dokumentacijos sistemos. Reikalavimai dokumentų tvarkymui. M.: IPK standartų leidykla, 2003 - p. 14.
Dviejų ar daugiau organizacijų išduoti dokumentai turi turėti vieną (vieną) datą. Dokumento datą tvirtina dokumentą pasirašantis ar patvirtinantis pareigūnas. Rengiant dokumento projektą, atspausdinamas tik mėnesio ir metų žymėjimas. Visi dokumento paslaugų ženklai, susiję su jo priėmimu ir vykdymu, turi būti datuojami ir pasirašomi. Dviejų ar daugiau organizacijų išduoti dokumentai turi turėti vieną (vieną) datą.
Rekvizitai 12. Dokumento registracijos numeris
Dokumento registracijos numerį sudaro jo serijos numeris, kurį organizacijos nuožiūra galima papildyti bylos indeksu pagal bylų nomenklatūrą, informacija apie korespondentą, vykdytojus ir kt. kalendoriniai metai atskirai kiekvienai dokumento rūšiai.
Dokumento registracijos numeris (arba dokumento registracijos indeksas) yra skaitmeninis arba raidinis ir skaitmeninis žymėjimas, priskiriamas dokumentui jį registruojant. Dokumentų registravimo tvarka ir struktūra registracijos numeriai yra nustatyti organizacijos biuro darbo instrukcijose ir organizacijos administraciniuose dokumentuose.
Dviejų ar daugiau organizacijų bendrai parengto dokumento registracijos numerį sudaro kiekvienos iš šių organizacijų dokumento registracijos numeriai, pažymėti pasviruoju brūkšniu dokumento autorių tvarka. Dokumento registracijos numeris nurodo rekvizitus, kurių formoje pažymėti organizaciniai ir administraciniai dokumentai. Metodas. rekomendacijos dėl GOST R 6.30 - 2003 / Rosarkhiv įgyvendinimo; VNIIDADAS - M.: 2003 - P. 54.
Dviejų ar daugiau organizacijų bendrai parengto dokumento registracijos numerį sudaro kiekvienos iš šių organizacijų dokumento registracijos numeriai, pažymėti pasviruoju brūkšniu dokumento autorių tvarka.
Įtraukiamas dokumento, į kurį reikia atsakyti, registracijos numeris ir data. Būtina „Nuoroda į dokumento registracijos numerį ir datą“ sudaroma daugiausia atsakymo laiškais. Būtina informacija perkeliama iš gauto dokumento ir atitinka gauto dokumento registracijos numerį ir datą. Ant firminių blankų šiam reikalavimui dedami ženklai, suprojektuoti taip:
___________ data _________
Rekvizitai 14. Dokumento rengimo ar paskelbimo vieta
Dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta nurodoma, jei ją sunku nustatyti pagal duomenis „Organizacijos pavadinimas“ ir „Atskaitos duomenys apie organizaciją“. Surašymo ar paskelbimo vieta nurodoma atsižvelgiant į priimtą administracinį-teritorinį suskirstymą, joje yra tik visuotinai pripažintos santrumpos.
Paskelbimo vieta dokumente nenurodyta, jei ji įtraukta į organizacijos pavadinimą, pavyzdžiui: „Maskvos valstybinis universitetas“, tačiau nurodoma, jei dokumentas buvo surašytas kitur. Dokumente, kurio autorius yra organizacijos filialas, nurodoma pastarosios vieta. Nurodant sudarymo vietą, raidė „g“ nėra dedama prieš miestų, kurie baigiasi „burg“ ir „grad“, taip pat Maskvos pavadinimus. Dokumento rengimo ar paskelbimo vieta nurodo formas, naudojamas formoms gaminti.
Rekvizitai 15. Adresatas
Visuose ankstesniuose standartuose, adresuojant dokumentą konkrečiam asmeniui, jo inicialai buvo dedami po pavardės - Sultanovas E.P. Ir tais atvejais, kai parašas buvo iššifruotas, inicialai buvo dedami prieš pavardę. Toks nenuoseklus inicialų išdėstymas sukėlė daug klausimų ir skundų. Pakeitus standartą, buvo įvesta vieninga procedūra. 2003 m. Standartas numato: tiek kreipiantis į dokumentą, tiek jį pasirašant, inicialai dedami prieš pavardę.
124 mokyklos direktorius
V. V. Sokolova
Adresatas gali būti organizacijos, jų struktūriniai padaliniai, oficialūs arba asmenų... Organizacijos ir jos struktūrinio padalinio pavadinimas nurodomas vardinėje raidėje.
Rusijos teisingumo ministerija
Informatikos skyrius
ir mokslo bei technikos
užtikrinantis
Asmens, kuriam skirtas dokumentas, pareigos nurodomos datos atveju, tarp inicialų ir pavardės turi būti tarpas.
generaliniam direktoriui
UAB „Šiaurės regionai“
V.A. Laguninas
Jei dokumentas siunčiamas kelioms vienalytėms organizacijoms arba keliems vienos organizacijos struktūriniams padaliniams, jie turėtų būti nurodyti bendrai.
Rajono administracijos
Maskvos sritis
Leidžiama centruoti kiekvieną kintamojo „Adresatas“ eilutę, priešingai nei 1997 m. Standartas, ilgiausios eilutės atžvilgiu.
Vyriausiajam redaktoriui
Leidykla
„Žiniasklaida“
N.V. Semina
Dokumente turi būti ne daugiau kaip keturi adresatai. Žodis „Kopijuoti“ prieš antrąjį, trečiąjį, ketvirtąjį adresatus nenurodomas. Jei adresatų skaičius didesnis, sukuriamas dokumentų paskirstymo sąrašas.
Reikalavime „Adresatas“ gali būti pašto adresas, kuris turi būti surašytas pagal 2005 m. Balandžio 15 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės patvirtintų pašto paslaugų teikimo taisyklių 23 straipsnį. Dėl pašto siuntų , pridedamas siuntų ir tiesioginių konteinerių formas, taip pat pašto siuntų formas, siuntėjas rašo siuntėjo ir adresato adresus. Adrese neturėtų būti sutrumpintų pavadinimų, nesusijusių su adreso simboliais.
Ankstesniame standarte adresas buvo parašytas atvirkštine tvarka - pašto kodas, šalis, regionas, rajonas, miestas, gatvė, namas, butas. GOST R 6.30 - 2003 adreso informacija parašyta tokia tvarka:
gatvės pavadinimas, namo numeris, buto numeris;
gyvenvietės pavadinimas (miestas, kaimas ir kt.);
vietovės pavadinimas;
respublikos, teritorijos, regiono pavadinimas, autonominis regionas(sritys);
šalies pavadinimas (tarptautiniam paštui);
pašto kodas Podolskaja I.A. Dokumentų standartizavimo ir suvienodinimo metodika ir praktika. / I.A. Podolskaja - M.: 1987 - P. 137.
Pašto siuntų adresuose prieš gatvės pavadinimą būtina nurodyti juridiniam asmeniui - pilnas arba trumpas vardas, piliečiui - pavardė, vardas, pavardė. Adresato adresas parašytas apatinėje dešinėje pašto voko, pašto maišelio, atviruko ar įvyniojimo pusėje paštu, o siuntėjo adresas yra viršutiniame kairiajame kampe.
Kreipdamiesi į organizaciją laišką, nurodykite jos pavadinimą, tada pašto adresą.
Valstybės agentūra
Visos Rusijos moksliniai tyrimai
Dokumentų ir archyvo reikalų institutas
Profsoyuznaya g., 82, Maskva, 117393
1997 m. Standarto leidime, adresuojant dokumentą asmeniui, buvo nurodytas pašto adresas, tada gavėjo pavardė ir inicialai; 2003 m. Standarte ši taisyklė pasikeitė: adresuodami dokumentą asmeniui, nurodykite gavėjo pavardė ir inicialai, tada pašto adresas.
Obrazcovas O.P.
st. Sadovaja, 5, apt. 12,
Lipki, Kirejevskio rajonas,
Tulos regionas, 301264
Rekvizitai 16. Sertifikavimo antspaudas
Patvirtinimo antspaudas yra oficialaus dokumento, kuris suteikia jo turiniui norminį ar teisinį pobūdį, reikalavimas. Dokumentą tvirtina pareigūnas (pareigūnai) arba specialiai išduotas dokumentas. Patvirtinant dokumentą pareigūnas, dokumento patvirtinimo antspaudą turi sudaryti žodis PATVIRTINTAS (be kabučių), dokumentą tvirtinančio asmens pareigų pavadinimas, jo parašas, inicialai, pavardė ir patvirtinimo data.
PATVIRTINTA
UAB „Rostekstil“ prezidentas
asmeninis V. A. parašas. Stepanovas
Leidžiama centruoti elementus, atsižvelgiant į ilgiausią atributo „Dokumento patvirtinimo parašas“ eilutę.
PATVIRTINTA
UAB "Elektroninės technologijos"
asmeninis L. V. parašas. Kuznecovas
GOST R 6.30 - 1997 m., Kai dokumentas patvirtinamas rezoliucija, sprendimu, įsakymu, protokolu, patvirtinimo antspaudą sudaro žodis PATVIRTINTAS (be kabučių), patvirtinančio dokumento pavadinimas vardine kalba, jo data ir numeris . 2003 m. Standarte, jei dokumentas patvirtinamas kitu dokumentu, žodis PATVIRTINTAS atitinka patvirtinto dokumento tipą ir gali būti:
PATVIRTINTA instrukcija
PATVIRTINTAS sprendimas
PATVIRTINTOS TAISYKLĖS
PATVIRTINTAS aktas
Patvirtinančio dokumento tipas nurodomas ne vardininku, kaip GUEST - 1997, bet instrumentiniu atveju.
Instrukcijos:
PATVIRTINTA
Gamyklos direktoriaus įsakymu
2002-04-14 Nr. 24
Kai dokumentą patvirtina keli pareigūnai, jų parašai dedami į tą patį lygį. Dokumento patvirtinimo antspaudas yra viršutiniame dešiniajame dokumento kampe. Organizacijos dokumentų, kuriuos reikia patvirtinti, sąrašas nustatytas vienodų dokumentų formų lentelėje arba Instrukcijoje dėl darbo biure. Sąrašo sudarymo pagrindas yra įstatymų ir departamentų nuostatai, nustatantys privalomą tam tikrų dokumentų patvirtinimo tvarką.
Orientacinis patvirtintinų dokumentų sąrašas pateiktas „4 priedėlyje“ Valstybinė sistema valdymo dokumentus ir apima šių tipų dokumentus:
aktai (patikrinimai ir auditai; baigtų statybos objektų, įrangos priėmimas; nurašymai; ekspertizė; bylų perdavimas; organizacijų, įstaigų, įmonių ir kt. likvidavimas);
užduotys (įrenginių, techninių konstrukcijų projektavimui, kapitalinei statybai; tyrimų, projektavimo ir inžineriniams bei technologiniams darbams atlikti; techniniai ir kt.);
instrukcijos (taisyklės) (pareigybių aprašymai; dėl valdymo dokumentų; saugos priemonės; vidinės darbo grafikas ir tt);
standartai (žaliavų, medžiagų, elektros energijos suvartojimas; technologinis dizainas; darbuotojų skaičius ir kt.);
ataskaitos (apie gamybinę veiklą, komandiruotes, mokslinių tyrimų projektus ir kt.);
sąrašai (nereguliaraus darbo laiko darbuotojų pareigos; įmonės, kurioms taikomos tam tikros lengvatos; tipiškas dokumentinė medžiaga susiformavo ministerijų, departamentų ir kitų organizacijų veikloje, nurodant medžiagų saugojimo laiką ir pan.);
planai (gamyba; statyba ir montavimas, projektavimas ir apžiūra, tyrimų darbai; naujų technologijų diegimas; produktų pristatymas kooperatyvu; produktų platinimas pagal nustatytą nomenklatūrą; pajamos už būstą ir komunalines paslaugas pagal kapitalinis remontas; kolegijos, mokslo ir technikos tarybos, akademinės tarybos ir kt. darbas);
nuostatai (apie ministeriją; struktūrinis padalinys; premijos ir kt.);
programos (darbas ir renginiai; komandiruotės ir kt.);
darbų gamybos kainos;
sąmatos (valdymo aparato, pastatų, patalpų, statinių priežiūros išlaidos; įmonės fondo lėšų panaudojimas; naujų produktų gamybai parengti ir plėtoti; kapitalo statybai ir kt.);
standartai (valstybinės, pramonės, respublikinės, techninės sąlygos);
struktūra ir personalas;
tarifų tarifai;
valstybės įmonių (asociacijų), kurios yra asociacijų dalis, chartijos ir kt.);
vieningų dokumentų formos;
personalo stalai ir jų pakeitimai V. V. Galakovas Korenevas I.K. Biuro darbas: pavyzdžiai, dokumentai. Darbo organizavimas ir technologija. Daugiau nei 120 dokumentų. - 2 -asis leidimas, red. ir pridėkite. / V.V. Galakovas I.K. Korenevas - M.: TK Welby, leidykla „Prospect“, 2005 - 320 p.
Rekvizitai 17. Dokumento sprendimas
Tai rekvizitas, kurį sudaro užrašas ant dokumento, kurį padarė pareigūnas ir kuriame yra jo priimtas sprendimas. Nutarime, kurį ant dokumento parašė atitinkamas pareigūnas, nurodomi vykdytojų vardai, pavardės, inicialai, pavedimo turinys (jei reikia), terminas, parašas ir data.
N.V. Morozova
Fedoseeva N.A.
Prašome paruošti projektą
sutartis su „Consulting“
grupė "TERMIKA" iki 2003 10 05
asmeninis parašas
Rezoliuciją leidžiama išduoti atskirame lape. Jei yra keli atlikėjai, laikoma, kad rezoliucijoje pirmasis įvardijamas už atlikimą. Likusių vykdytojų nurodymai išreiškia vadovo reikalavimą įtraukti juos į dokumento vykdymą.
Rezoliuciją, kaip taisyklė, atitinkamas vadovas ranka rašo ant originalaus dokumento vietoje, kurioje nėra teksto. Galima parengti vadovo padėjėjo rezoliuciją. Rezoliucijos formuluotėje turi būti aiškiai apibrėžta užduoties esmė, vykdymo terminas ir vykdymo rezultatų pateikimo forma. Netinkama taikyti tokias rezoliucijas kaip „Prašau laikytis“, „Vykdyti“ arba preliminarias rezoliucijas „Prašau pasikalbėti“, „Prašau ateiti pas mane“ ir kt. ...
Būtina nustatyti dokumento įvykdymo terminą, kuris gali būti standartinis (apibrėžtas darbo biure instrukcijose) arba individualus (nustatomas pagal dokumento turinį ir užduoties sudėtingumą ir sudėtingumą).
Rezoliuciją leidžiama išduoti atskirame A5 formato lape, nurodant dokumento, su kuriuo susijusi rezoliucija, registracijos numerį ir datą; toks dokumentas darbo biure praktikoje vadinamas įsakymu. Rezoliucija instrukcijos pavidalu įvedama į bylą kartu su dokumentu. Dokumente turi būti ne daugiau kaip keturios rezoliucijos. Nepaisant to, kad rezoliucija, kaip taisyklė, parašyta vietoje, kurioje nėra teksto, yra šio reikalavimo išdėstymo schema.
Rekvizitai 18. Teksto pavadinimas
Oficialiojo dokumento pavadinimas yra dokumento, apibendrinančio jo turinį, rekvizitas. Pavadinimas turėtų atitikti dokumento tipo pavadinimą.
Pavadinimas gali atsakyti į klausimus:
apie ką (apie ką)?, pavyzdžiui: Įsakymas dėl atestacijos komisijos įsteigimo;
kas (kam)?, pavyzdžiui: vadovaujančio eksperto darbo aprašymas.
Antraštė yra po formos rekvizitais, spausdinama vienu intervalu ir neturėtų būti ilgesnė nei penkios eilutės. Antraštės pabaigoje nėra taško. Antraštės spausdinamos be kabučių ir nėra pabrauktos. Antraštę atlikėjas parengia bet kuriam A4 formato dokumentui, išskyrus telefono pranešimus, telegramas, pranešimus. Leidžiama nenurodyti A5 formato formų dokumentų teksto pavadinimo. Jei reikia, dokumento formoje gali būti viršutinių zonų ribų, esančių kintamojo „Antraštė į tekstą“, zonos.
Rekvizitai 19. Kontrolės ženklas
Dokumento rekvizitas, nurodantis dokumento pareiškimą kontrolei. Žyma apie dokumento vykdymo kontrolę žymima raide „K“, žodžiu arba antspaudu „Kontrolė“. Žyma apie kontrolę reiškia, kad dokumentas buvo kontroliuojamas. Visi registruoti dokumentai, kuriuos reikia vykdyti, yra kontroliuojami. Varnelė pažymėta viršutiniame dešiniajame dokumento pirmojo lapo kampe.
Rekvizitai 20. Dokumento tekstas
Oficialus dokumento tekstas yra informacija, įrašyta bet kokiu raštu ar bet kokia garso įrašymo sistema, kurioje yra visa dokumento kalbos informacija arba jos pagrindinė dalis.
Oficialus susirašinėjimas ir kitos oficialių santykių formos tarp Rusijos Federacijos valstybinių įstaigų, organizacijų, įmonių, institucijų su adresatais Rusijos Federacijoje vyksta valstybine Rusijos Federacijos kalba - rusų.
Dokumento tekstas surašytas valstybine Rusijos Federacijos kalba arba Rusijos Federaciją sudarančių subjektų valstybinėmis kalbomis pagal Rusijos Federacijos ir jos sudedamųjų dalių įstatymus. Dokumentų tekstai sudaromi anketos, lentelės, nuoseklaus teksto arba šių struktūrų derinio pavidalu. Sudarydami tekstą klausimyno pavidalu, apibūdinamo objekto charakteristikų pavadinimai turi būti išreikšti daiktavardžiu vardine įvardžiu ar fraze su antrojo asmens veiksmažodžiu dabarties ar praeities laiko daugiskaitoje ("turėti “,„ savi “arba„ buvo “,„ buvo “ir kt.). Žodžiu išreikštos savybės turi atitikti tekstų suvienijimo ženklų pavadinimus valdymo dokumentai/ Gairės- M.: 1992 - S. 92.
Lentelės stulpeliuose ir eilutėse turi būti antraštės, išreikštos daiktavardžiu vardiniu atveju. Stulpelių ir eilučių subpozicijos turėtų atitikti antraštes. Jei lentelė atspausdinta daugiau nei viename puslapyje, lentelės stulpeliai turi būti sunumeruoti, o kituose puslapiuose - tik šių stulpelių numeriai.
Nuoseklus tekstas paprastai susideda iš dviejų dalių. Pirmoje dalyje nurodykite priežastis, pagrindus, dokumento rengimo tikslus, antroje (galutinėje) - sprendimus, išvadas, prašymus, pasiūlymus, rekomendacijas. Tekste gali būti viena paskutinė dalis (pavyzdžiui, įsakymai - administracinė dalis be pareiškimo; raidės, pareiškimai - prašymas be paaiškinimo).
Dokumento tekste, parengtame remiantis kitų organizacijų dokumentais arba anksčiau paskelbtais dokumentais, nurodomi jų duomenys: dokumento pavadinimas, organizacijos pavadinimas - dokumento autorius, dokumento data, dokumento registracijos numeris, teksto pavadinimas, o data išduodama žodžiu ir skaitmeniniu būdu. Pavyzdžiui: Pagal 2005 m. Balandžio 15 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretą Nr. 221 „Dėl pašto paslaugų teikimo taisyklių patvirtinimo“.
Jei tekste yra keli sprendimai, išvados ir pan., Tada jį galima suskirstyti į skyrius, poskyrius, pastraipas, kurios sunumeruotos arabiškais skaitmenimis. Organizacijų, veikiančių vieno asmens valdymo principais, dokumentuose (tvarka, tvarka ir pan.), Taip pat dokumentuose, skirtuose organizacijos vadovybei, tekstas pateikiamas vienaskaitos pirmuoju asmeniu („užsakymas“, „pasiūlymas“) , „paklausti“).
Kolegialių organų dokumentuose tekstas pateikiamas vienaskaitos trečiuoju asmeniu („sprendžia“, „nusprendžia“). Bendruose dokumentuose tekstas pateikiamas daugiskaitos pirmuoju asmeniu („mes užsakome“, „nusprendėme“). Protokolo tekstas pateikiamas daugiskaitos trečiuoju asmeniu („klausėsi“, „kalbėjo“, „nusprendė“, „nusprendė“).
Dokumentuose, nustatančiuose organizacijų, jų struktūrinių padalinių (nuostatų, nurodymų) teises ir pareigas, taip pat aprašymą, faktų ar išvadų įvertinimą (aktą, pažymą), naudokite trečiojo asmens teksto pateikimo formą, vienaskaita ar daugiskaita („skyrius atlieka funkcijas“, „asociacija apima“, „komisija įsteigė“).
Laiškuose naudojamos šios pateikimo formos:
- - daugiskaitos pirmuoju asmeniu („prašau atsiųsti“, „atsiųsti svarstyti“);
- - vienaskaitos pirmuoju asmeniu („Aš manau, kad tai būtina“, „prašau paryškinti“);
- - nuo vienaskaitos trečiojo asmens („ministerija neprieštarauja“, „VNIIDAD mano, kad tai įmanoma“).
Rekvizitai 21. Paraiškos buvimo ženklas
Priedo buvimo ženklas yra dokumento atributas, kuriame yra informacija apie dokumentus, papildanti pagrindinį dokumentą. Pagal 2003 m. Standartą išraiška „PRIEDAS Nr.“ Gali būti spausdinama didžiosiomis raidėmis. Taigi, GOST 2003, prieš skaitmenį, žymintį programos serijos numerį, ir ženklą Nr. Standarto pakeitimai „leidžia centruoti“ kiekvieną šio kintamojo eilutę ilgiausios išraiškos „Priedas Nr.“ Eilutės atžvilgiu.
Rusijos sveikatos ministerijos įsakymu
10.12.2002 № 3
Pastaba apie laiško tekste nurodytą priedą yra sudaryta taip: Priedas: 5 puslapiuose. 2 egzemplioriais.
Jei laiške yra priedas, neįvardytas tekste, nurodykite jo pavadinimą, lapų ir kopijų skaičių; jei yra keletas programų, jos sunumeruotos.
2. Dokumentų, skirtų Regioninio skolinimo biurui, rengimo ir vykdymo taisyklės 7 puslapiuose. 2 egzemplioriais.
Jei priedai surišti, lapų skaičius nenurodomas.
Jei prie dokumento pridedamas kitas dokumentas, taip pat pridedamas, ženklas apie priedo buvimą sudaromas taip: Priedas: 2003-06-05 Rosarkhivo laiškas Nr. 02-6 / 172 ir priedas prie jo, tik 3 puslapiai.
Jei paraiška nėra išsiųsta visais dokumente nurodytais adresais, tada jos buvimas pažymimas taip: Paraiška: 3 puslapiuose. 5 egzemplioriais. tik pirmuoju adresu.
Būtina „Pažymėti, kad yra programa“ yra sudaryta iš lauko be pastraipos įtraukos.
Administracinio dokumento (dekretai, įsakymai, įsakymai, taisyklės, instrukcijos, nuostatai, sprendimai) priede, esančiame pirmame lape viršutiniame dešiniajame kampe, jie užrašo „Priedas Nr.“, Nurodant administracinio dokumento pavadinimą, jo datą ir registraciją skaičius.
2 priedas
Rozarhovo įsakymu
data: 2003-06-05 Nr. 319
Rekvizitai 22. Parašas
Parašas - dokumento rekvizitas, kuris yra ranka rašytas įgalioto pareigūno parašas.
Reikalavimas „Parašas“ apima: dokumentą pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą (pilnas, jei dokumentas nėra surašytas pagal dokumento formą, ir sutrumpintas - ant blanko surašyto dokumento); asmeninis parašas; parašo nuorašas (inicialai, pavardė).
Asociacijos viceprezidentas
regioninių įmonių asmeninis A. A. parašas Borisovas
arba ant firminio blanko
Pirmininko pavaduotojo asmeninis parašas A. A. Borisovas
2003 m. Standartas leidžia kintamajam „Parašas“ sutelkti dokumentą pasirašiusio asmens pareigas pagal ilgiausią eilutę.
Generalinis vadybininkas
UAB "Verslo mokykla"
„Intel“ sintezė
asmeninis A. L. parašas. Gončarova
Kai dokumentas surašomas ant pareigūno blanko, šio asmens pareigos paraše nenurodomos. Kai dokumentą pasirašo keli pareigūnai, jų parašai dedami vienas po kito užimamas pareigas atitinkančia seka.
Instituto direktoriaus asmeninis parašas M.V. Larinas
Vyriausiosios buhalterės asmeninis parašas Z. V. Maryash
Kai dokumentą pasirašo keli lygių pareigų asmenys, jų parašai dedami tame pačiame lygyje.
Direktoriaus pavaduotojas direktoriaus pavaduotojas
ant mokslinį darbą moksliniam darbui
asmeninis Yu.G parašas. Demidovo asmeninis parašas K.I. Ignatjevas
Pasirašant bendrą dokumentą, pirmasis lapas nėra surašomas blanke, kuris nebuvo nustatytas 1997 m.
Komisijos surašytuose dokumentuose nurodomos ne dokumentą pasirašiusių asmenų pozicijos, o jų pareigos kaip komisijos dalis pagal paskirstymą.
Komisijos pirmininko asmeninis parašas M.V. Larinas
Komisijos nariai asmeninis Z.V parašas. Maryash
asmeninis V. D. parašas. Banasyukevičius
Organizacijos pareigūnų teisę pasirašyti dokumentus gali atstovauti: organizacijos steigiamieji dokumentai (įstatai, steigimo sutartis, organizacijos nuostatai); norminiai teisės aktai, nustatantys organizacijos veiklos tvarką; administraciniai dokumentai apie organizacijos vadovo įgaliojimų perdavimą; įgaliojimus atlikti tam tikrus veiksmus organizacijos vardu. Organizacijos vardu išduotus dokumentus pasirašo vadovas arba jo pavaduotojai, dokumentus apie struktūrinių padalinių formas - struktūrinių padalinių vadovai ar jų pavaduotojai, informaciniai ir informaciniai dokumentai (memorandumas ir aiškinamieji raštai, pažymos, pareiškimai, apžvalgos, ir tt) - jų tiesioginiai kompiliatoriai ... Atributas „Parašas“ sudaromas iš lauko be pastraipos įtraukos, paliekant 2–4 eilučių tarpus nuo atributo „Tekstas“ arba „Taikymo pastaba“.
Rekvizitai 23. Patvirtinimo skiltis
Patvirtinimo antspaudas - būtinas oficialus dokumentas, išreiškiantis institucijos ar jos organo, kuris nėra dokumento autorius, sutikimą su jo turiniu. Dokumento parašo antspaudą sudaro žodis SUTINKAMAS, asmens, su kuriuo susitarta dėl dokumento, pareigos (įskaitant organizacijos pavadinimą), asmeninis parašas, parašo iššifravimas (inicialai, pavardė) ir susitarimo data.
SUSITARĖ
Finansų akademijos rektorius
prie Rusijos Federacijos vyriausybės
asmeninis A. G. parašas. Gryaznova
Jei patvirtinimas atliekamas laišku, protokolu ir pan., Patvirtinimo antspaudas sudaromas taip:
SUSITARĖ
Laiškas iš Rusijos akademijos
medicinos mokslai
2003-06-05 Nr. 430-162
Patvirtinimo antspaudas gali būti dedamas ant atskiro patvirtinimo lapo, šiuo atveju dokumente prieš parašą pažymima: Patvirtinimo lapas pridedamas. Patvirtinimo lapą galima sudaryti taip:
PATVIRTINIMO LAPAS
taisyklių projektą dėl Bendri principai bendradarbiavimą
SUSITARĖ SUSITARĖ
Generalinis direktorius Generalinis direktorius
UAB "Thermika" UAB prekybos namai "Amur"
asmeninis A. G. parašas. Tsitsino asmeninis parašas V.E. Afanasjevas
Data Data
SUSITARĖ SUSITARĖ
„Inter-Trust Ltd.“ prezidentas Valdybos pirmininkas
asmeninis N. M. parašas Titovo asmeninis A. S. parašas Lunevas
Data Data
Užpildytą patvirtinimo lapą pasirašo ir nurodo datą ikimokyklinio ugdymo įstaigos vadovas ir prideda prie dokumento projekto. Jei yra prieštaravimų dėl dokumento teksto, patvirtinimo antspaudas nepasirašomas. Išorinis patvirtinimas, atsižvelgiant į dokumento turinį, turėtų būti atliekamas tokia tvarka:
su pavaldžiomis ir nepavaldžiomis organizacijomis, kai pastarosios veikia kaip privalomoji šalis teisiniuose santykiuose, atsirandančiuose dėl teisės akto paskelbimo, arba kai dokumento turinys veikia jų tiesioginius interesus;
su mokslo organizacijomis, užsiimančiomis tos srities, su kuria susijęs dokumento turinys, tyrimais;
su valdžios institucijomis, vykdančiomis valstybinės priežiūros kontrolę (priežiūrą) tam tikroje srityje Pavlyuk L.V. T.I. Kiseleva Darbo biure vadovas, archyvavimas ir darbo kompiuteriu pagrindai. Ed. 3, rev. / L.V. T.I. Pavlyukas Kiseleva - M.: ITD „Gerda“, 1999 - 105 psl.
Išorinis patvirtinimas gali būti įformintas patvirtinimo antspaudu, patvirtinimo pažymėjimu, patvirtinimo lapu arba pristatant dokumento projekto aptarimo protokolą kolegialaus organo posėdyje.
Rekvizitai 24. Viza
Oficialiojo dokumento viza - dokumento, išreiškiančio pareigūno sutikimą ar nesutikimą su dokumento turiniu, reikalavimas.
Dokumentų patvirtinimas išduodamas su dokumentų patvirtinimo viza. Dokumento pasirašymas yra jo patvirtinimas organizacijoje (arba keliose organizacijose išduodant bendrą dokumentą).
Į 2003 m. Standarto vizą būtinai įeina dokumentą pasirašiusio asmens pareigos. Senajame leidime šio rekvizito dizainas buvo nustatytas taip: „Dokumento patvirtinimas surašomas su viza, į kurią įeina patvirtintojo parašas, parašo iššifravimas (inicialai, pavardė) ir data; jei reikia - tvirtintojo pareigas “. Todėl patvirtinimo metu ne visada reikėjo nurodyti pareigas.
2003 m. Standartas nustato tokį vizų tvarkymą:
Personalo skyriaus vadovas
asmeninis parašas T. V. Miroškina
Jei yra pastabų dėl dokumento, viza išduodama taip:
Pridedamos pastabos
Vadovas teisinis skyrius
asmeninis A. S. parašas Orlovas
Pastabos pateikiamos atskirame lape, pasirašomos ir pridedamos prie dokumento.
2003 m. Standartas papildo šiuos dalykus: dokumento, kurio originalas lieka organizacijoje, vizos tvirtinamos paskutinio originalo dokumento lapo apačioje. Dokumentui, kurio originalas siunčiamas iš organizacijos, vizos yra priklijuojamos siunčiamo dokumento kopijos priekinės pusės apačioje. Galima išduoti vizos dokumentą atskirame patvirtinimo lape. Organizacijos nuožiūra leidžiama patvirtinti dokumentą ir jo priedą iš vieno lapo.
Asmenų, patvirtinančių dokumentą, ratas ir patvirtinimo seka yra nustatyti organizacijos nuostatuose ir priklauso nuo dokumento tipo ir jo turinio. Jei patvirtinimo proceso metu dokumento projekte yra reikšmingų pokyčių, jis gali būti pakartotinai stebimas. Pakartotinis stebėjimas nereikalingas, jei peržiūrint dokumento projektą pateikiami paaiškinimai, nekeičiantys jo esmės. Patvirtinimo antspaudo uždėjimo vieta nenurodyta nei standarte, nei jo pakeitimuose.
Rekvizitai 25. Antspaudo atspaudas
Antspaudo atspaudas patvirtina pareigūno parašo autentiškumą dokumentuose, patvirtinančiuose asmenų, nustatančių su finansiniais ištekliais susijusius faktus, teises, taip pat kituose dokumentuose, numatančiuose parašo originalą.
Dokumentai patvirtinti organizacijos antspaudu.
Spausdinimas - prietaisas, kuriame yra spausdinimo klišių, skirtų atspaudams popieriuje pritaikyti. Atspaudas yra spausdinimo ant popieriaus klišės vaizdas. Antspaudo atspaudas turi būti pritvirtintas taip, kad uždėto antspaudo atspaudas ir asmens parašas būtų aiškiai įskaitomi.
Antspaudas su Rusijos Federacijos valstybės herbo reprodukcija yra antspaudas su veidrodiniu Rusijos Federacijos valstybės herbo atvaizdu spausdintos klišės centre.
Rusijos Federacijos valstybės emblema dedama ant federalinių valstybės valdžios organų, kitų valstybinių įstaigų, organizacijų ir institucijų antspaudų, ant įstaigų, organizacijų ir institucijų antspaudų, nepriklausomai nuo nuosavybės formos, turinčių atskirą valstybę ir valdžią. įgaliojimus, taip pat vykdančias institucijas valstybinė registracija civilinės būklės aktai.
Valstybės herbo antspaudų atgaminimo tvarką reglamentuoja 1995 m. Gruodžio 27 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretas Nr. 1268 „Dėl antspaudų ir formų gamybos, naudojimo, laikymo ir sunaikinimo reguliavimo. Rusijos Federacijos valstybės herbas “. Techniniai reikalavimai antspaudams su Rusijos Federacijos valstybinio herbo reprodukcija, jų formą ir matmenis nustato GOST R 51511-2001 "Antspaudai su Rusijos Federacijos valstybės herbo reprodukcija. Forma, matmenys ir techniniai reikalavimai".
Dokumentų, prie kurių pritvirtintas pagrindinis organizacijos antspaudas, sąrašas (apytikslis sąrašas) gali atrodyti taip:
Veiksmai (atlikti darbai, įrangos priėmimas, nurašymas, ekspertizė ir kt.).
Įgaliojimai (vykdyti verslą arbitraže, sudaryti sutartis, gauti atsargų ir pan.).
Sutartys ir susitarimai (dėl bendradarbiavimo, ekonomikos, darbo).
Dokumentai apie grynųjų pinigų ir kredito operacijas, atsiskaitymų čekius, kredito nurodymus, pavedimus (bankas, pensija, mokėjimas, įskaitant valiutos gavimą banke, valiutos pervedimą ir kt.), Atlyginimo pažymėjimas.
Dokumentų projektų, disertacijų, santraukų ir kitų mokslinių darbų išvados ir apžvalgos.
Kelionės pažymėjimai.
Medžiagų vartojimo normos.
Kopijos, kurioms reikia specialiai patikrinti jų autentiškumą.
Antspaudų ir darbuotojų, turinčių teisę atlikti finansines ir verslo operacijas, parašų pavyzdžiai.
Garantiniai laiškai.
Atstovavimai ir peticijos (dėl ordinų ir medalių įteikimo, prizų ir kt.).
Derybų dėl kainų, pristatymo terminų ir kt. Protokolai.
Registrai (čekiai, biudžeto užsakymai ir kt.).
Sąmatos (administracinio aparato priežiūrai, gamybai, kapitalo statybai ir kt.).
Užklausos (dėl draudimo sumų mokėjimo, limito ir pan.).
Specifikacijos (produktai, produktai ir kt.).
Įstatai visuomeninės organizacijos, religinės asociacijos.
Finansų, mokesčių ir statistikos institucijoms, fondams pateikti finansiniai dokumentai ir ataskaitos.
Darbuotojų charakteristikos, pristatymai ir apdovanojimo pažymėjimai, garbės vardai, diplomai, pažymėjimai, įvairūs pažymėjimai (apie išlaikymą) valstybės tarnyba, archyvas, naudos pateikimui ir kt.).
Darbuotojų tvarkaraščiai ir jų pakeitimai.
Siekiant supaprastinti plombų naudojimą organizacijoje, kuriama plombų naudojimo instrukcija. Instrukciją tvirtina organizacijos vadovas, atsižvelgdamas į ypatingą dokumento autentiškumo patvirtinimo svarbą.
Instrukciją gali sudaryti šie skyriai:
organizacijoje naudojamų antspaudų sąrašas;
sandėliavimo vietas ir asmenų, turinčių teisę naudoti plombas, pozicijas;
plombų naudojimo tvarka.
Rekvizitai 26. Pažymėkite kopijos patvirtinimą
Dokumento pateikimo rekvizitai teisinė jėga dokumento kopijas. Patvirtinant dokumento kopijos atitikimą originalui, po „Parašo“ rekvizitu, pritvirtinamas patvirtinimo užrašas: „Tiesa“; kopiją patvirtinusio asmens pareigos; asmeninis parašas; parašo nuorašas (inicialai, pavardė); patikinimo data.
Personalo tarnybos inspektorius asmeninis T. S. parašas Levčenko
Leidžiama patvirtinti dokumento kopiją antspaudu, nustatytu organizacijos nuožiūra. Siunčiant norminio teisinio pobūdžio dokumentus (nutarimus, įsakymus, įsakymus ir pan.), Atsiųstų dokumentų kopijos turi būti patvirtintos organizacijos antspaudu arba struktūrinio padalinio antspaudu, pavyzdžiui: antspaudu su paslaugos pavadinimas Ikimokyklinio ugdymo organizacijos(biuras, bendrasis skyrius ir kt.). Dokumentų kopijas patvirtina organizacijos vadovas arba jo įgalioti pareigūnai (vadovų pavaduotojai, personalo tarnybų vadovai, darbas biure ir kt.). Kopijų sertifikavimo ženklas taip pat naudojamas patvirtinti dokumentų išrašų (nutarimų, įsakymų, įsakymų, protokolų ir kt.) Tikslumą. Reikalingas „Kopijavimo sertifikato ženklas“ sudaromas iš paraštės be įtraukos.
Rekvizitai 27. Atlikėjo ženklas
Pastaba apie vykdytoją yra dokumentas, kuriame būtina informacija apie tiesioginį dokumento sudarytoją. Reikalavimas apima dokumento vykdytojo inicialus ir pavardę bei jo telefono numerį. Menininko ženklas dedamas paskutinio dokumento lapo priekinėje arba galinėje pusėje apatiniame kairiajame kampe. Reikalingas „Žymėti apie atlikėją“ yra paimtas iš lauko be pastraipos įtraukos.
V.A. Žukovas
Rekvizitai 28. Pastaba apie dokumento vykdymą ir jo nurodymą byloje
Tai yra dokumento reikalavimas, kuriame yra informacijos apie dokumento vykdymo pobūdį ir jo saugojimo vietą institucijos archyve. Pastaboje apie dokumento vykdymą ir jo kryptį byloje yra šie duomenys: nuoroda į dokumento, patvirtinančio jo vykdymą, datą ir numerį, arba, jei tokio dokumento nėra, trumpa informacija apie vykdymą; žodžiai „versle“; bylos numeris, kuriame dokumentas bus saugomas.
Faksas nuo 2004-09-09 Nr. 12 buvo išsiųstas
Į bylą Nr 05-10
Asmeninis parašas
Pastabą apie dokumento vykdymą ir jo kryptį byloje pasirašo ir nurodo datą dokumento vykdytojas arba struktūrinio padalinio, kuriame dokumentas buvo įvykdytas, vadovas. Reikalavimas „Žyma apie dokumento vykdymą ir jo kryptis byloje“ sudaromas iš lauko be pastraipos įtraukos.
Rekvizitai 29. Žyma apie dokumento gavimą organizacijoje
Reikalavime nurodomas kitas serijos numeris ir dokumento gavimo data (jei reikia, valandos ir minutės). Leidžiama pažymėti dokumento gavimą organizacijoje antspaudo pavidalu. Ženklas ant organizacijos gauto dokumento yra pritvirtintas apatiniame dešiniajame pirmojo dokumento lapo kampe.
Rekvizitai 30. Elektroninės dokumento kopijos identifikatorius
Elektroninės dokumento kopijos identifikatorius yra ženklas (poraštė), pritvirtintas apatiniame kairiajame kiekvieno dokumento puslapio kampe ir kuriame yra mašinos laikmenoje esančio failo pavadinimas, data ir kiti paieškos duomenų rinkiniai organizacijoje. 1997 m. Standarte šis atributas buvo vadinamas „Žymėti automatinei dokumentų paieškai“. 2003 m. Standarte jis vadinamas „dokumento elektroninės kopijos identifikatoriumi“.
RUSIJOS FEDERACIJOS ŠVIETIMO IR MOKSLO MINISTERIJA
UFA VALSTYBĖS PASLAUGŲ INSTITUTAS
Finansų departamentas ir DB
Bandymas
Pagal discipliną: „Dokumentų valdymo pagrindai“
„Dokumento detalės, jų reikšmė ir dizainas“
Atlikta:
FZ-11 grupės mokinys
Salnikova A.V.
Darbas biure šiandien standarte apibrėžiamas kaip veiklos šaka, teikianti dokumentus ir organizuojanti darbą su dokumentais “, ty visas procesas nuo dokumento sukūrimo iki jo sunaikinimo ar perkėlimo į saugojimą archyve.
Šis terminas iš pradžių pasirodo žodinėje kalboje (greičiausiai XVII a.) Ir reiškia patį bylos sprendimo (gamybos) procesą - „verslui gaminti“ (problemai išspręsti). Kadangi sprendžiant bet kokius klausimus atsirado dokumentai, kuriais siekiama įtvirtinti pasiektą susitarimą, sprendimą(kadangi pasakytas žodis yra trumpalaikis, jį galima pamiršti, iškreipti perduodant arba ne taip suprasti), jau XVI a. žodis aktas naudojamas kaip „dokumentų rinkinys, susijęs su bet kokiu atveju, problema“. Pirmą kartą šioje koncepcijoje žodis „byla“ dokumentuose užfiksuotas 1584 m.
Dokumentas pirmiausia buvo sukurtas siekiant įrašyti informaciją ir suteikti jai teisinę galią. Lotynų dokumentas - įrodymas, liudijimas.
Kiekvienas dokumentas susideda iš elementų, vadinamų detalėmis. Skirtingi dokumentai turi skirtingą informaciją. Išsami informacija, esanti tam tikru būdu dokumente, yra šio dokumento forma. Tam tikros rūšies dokumentams būdingos formos vadinamos standartinėmis. Grafiniai modeliai ar schemos dokumentams kurti vadinami „pavyzdine forma“.
Organizacinės ir administracinės dokumentacijos rekvizitų struktūra pagal GOST R6.30-97 apima:
01- Rusijos Federacijos valstybės emblema;
02- Rusijos Federacijos steigiamojo subjekto herbas;
03- organizacijos logotipas arba prekės ženklas;
04- organizacijos kodas;
05- dokumento formos kodas;
06- organizacijos pavadinimas;
07- nuorodiniai duomenys apie organizaciją;
08- dokumento rūšies pavadinimas;
09- dokumento data;
10- bendras dokumento numeris;
12 -oji dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta;
13 baras, ribojantis prieigą prie dokumento;
14- adresatas;
15- dokumento parašo antspaudas;
16- rezoliucija;
17- antraštė į tekstą;
18- kontrolinis ženklas;
19- dokumento tekstas;
20 - paraiškos buvimo ženklas;
21- parašas;
22- dokumento pasirašymo antspaudas;
23- dokumentų patvirtinimo tipai;
24- antspaudas;
25- kopijos patvirtinimo ženklas;
26- ženklas apie atlikėjus;
27- ženklas apie dokumento vykdymą ir jo kryptis byloje;
28- pažymėjimas apie dokumento gavimą organizacijoje;
29- automatinės dokumentų paieškos žymės langelis.
Dokumentų ruošinių gamybai naudojami šie rekvizitai: 01.02.03.04.05.06.07.08, taip pat rekvizitų buvimo vietos ženklai 09.10,11,12,14,17,18,19.
Registruodami dokumentus turėtumėte naudoti šią informaciją: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29 .
Ašgrupė
"Išsami informacija apie dokumentų pavadinimą"
Jame yra rekvizitai: Nr. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.
Rekvizitai Nr. 1 „Valstybės emblema“
Rašymas- oficialiai užantspauduojamas valstybės valdžios institucijų, kitų valstybės institucijų, ministerijų, pareiškimų, taip pat įmonių, organizacijų dokumentų formose numato įstatymas atvejų. Pavaldžių institucijų, galinčių ant savo dokumentų formų dėvėti valstybės herbą, ratą nustato kiekviena ministerija (departamentas).
Vieta dokumente- viršutiniame kairiajame kampe. Jis naudojamas tam tikrų asmenų teisėms ginti, nustatant pinigų panaudojimo faktus ir materialines vertybes. Draudžiama šį reikalavimą įrašyti į nevalstybinių verslo subjektų dokumentus.
Rekvizitai Nr. 2 „Organizacijos ar įmonės emblema“
Rašymas- simbolinis, grafinis vaizdas, atskleidžiantis įmonės, įmonės kryptį. Ženklas leidžia lengviau rasti dokumentą, tačiau nepakeičia organizacijos pavadinimo.
Vieta- viršutiniame dokumento lauke, dešinėje nuo pirmojo atributo.
Rekvizitai Nr. 3 „Apdovanojimų vaizdas“
Rašymas- naudojamas vietoj to, kad į įstaigos pavadinimą būtų įrašyti užsakymų pavadinimai. Pagerina dokumento išvaizdą. Sumažina pavadinimo ilgį.
Vieta- viršutinėje kairėje dokumento paraštėje, dešinėje nuo antrojo atributo.
Rekvizitai Nr. 4 „Įmonės, įstaigos, organizacijos kodas pagal UKPO“
Vieta- viršutiniame dešiniajame kampe.
Reikalingas numeris 5 „Dokumento formos kodas pagal UKUD“
Vieta- antroje eilutėje po ketvirtu rekvizitu.
Rašymas- ketvirta ir penkta detalės, jei reikia, nurodomos pagal atitinkamus klasifikatorius.
Rekvizitai Nr. 6 „Ministerijos ar departamento pavadinimas“
Rašymas- nurodomas ministerijos ar departamento (aukščiausios organizacijos arba steigėjo) pavadinimas.
Vieta- dokumento viršuje, pagal trečiąjį reikalavimą.
Rekvizitai Nr. 7 „Įstaigos pavadinimas“
Rašymas- visas institucijos, organizacijos ar įmonės pavadinimas - dokumento autorius.
Vieta- dokumento viršuje pagal šeštąjį reikalavimą.
Rekvizitai Nr. 8 „Struktūrinio padalinio pavadinimas“
Rašymas- šis rekvizitas yra parašytas, jei reikia. Visas struktūrinio padalinio pavadinimas (šeštoji, septintoji, aštuntoji detalės rašomos vardine raide).
Vieta- parašyta po septintuoju rekvizitu.
Rekvizitai Nr. 9 „Siuntėjo adresas“
Rašymas- parašytas pašto ir telegrafo adresas, teletaipas (abonento telegrafo) numeris, telefono numeris, fakso numeris, banko sąskaitos numeris. Pareiškimų apie organizacijų pašto ir telegrafinius adresus įrašų tvarka ir forma turi atitikti pašto taisykles. Šis reikalavimas dedamas tik ant firminių blankų.
Vieta- po aštuntaisiais rekvizitais.
Rekvizitai Nr. 10 „Dokumento rūšies pavadinimas“
Rašymas- apibrėžiamas kaip dokumentų rinkinio, atliekančio vienalytes funkcijas (tvarka, protokolas, aktas, sertifikatas), pavadinimas - tai viena iš privalomų detalių, atitinkančių pagreitintą dokumento tyrimą. Verslo popieriaus rūšies pavadinimas (jo nėra tik tarnybiniuose laiškuose) leidžia suprasti jo paskirtį, nes tam tikri valdymo sprendimai turi būti parengti atitinkamos rūšies dokumentais.
Vieta- dokumento formos viršuje, devintame rekvizite, šeštoje eilutėje.
Rekvizitai Nr. 15 „Klasifikuotas“
Rašymas- pridedamas dokumentams klasifikuoti. Dokumentas įslaptintas kaip ribotas priėjimas, skirtas tam tikriems asmenims.
Vieta- viršutinėje dešinėje dokumento dalyje, trečioje eilutėje po penktuoju rekvizitu.
IIgrupė
„Reikalavimai susipažinti ir indeksuoti dokumentus“
Tai apima rekvizitus: 11, 12, 13, 14.
Rekvizitai Nr. 11 „Data“
Rašymas- data yra privaloma dokumento sąlyga; be datos dokumentas praranda teisinę galią. Pasirašymo ar patvirtinimo data gali tapti dokumento data. Laiško ar įsakymo data yra jų pasirašymo diena, plano ar nurodymo data - patvirtinimo diena. Atskirą grupę sudaro tokie dokumentai kaip protokolas, aktas, kurio data yra laikas, kai juose užfiksuojami faktai, reiškiniai, veiksmai.
Dokumentas, kurį priima kolegialus organas, yra jo priėmimo data. Administracinio dokumento įsigaliojimo data yra diena, kai jį gauna adresatas, nebent dokumentas yra nurodytas kitu terminu. Datos elementai rašomi trimis arabiškų skaičių poromis, vienoje eilutėje, tokia seka: diena, mėnuo, metai. Visi tarnybinio dokumento ženklai, susiję su jų kilme (rezoliucijos, patvirtinimai, vizos, ženklai apie dokumento vykdymą ir jo nurodymą byloje), privalomi datoms ir pasirašymui.
Vieta- dokumento pasirašymo data nurodoma viršutinėje kairėje pusėje kartu su išeinančiu numeriu (kairėje) septintoje eilutėje. Jei dokumentas nėra surašytas formoje, jo data nurodoma apačioje kairėje.
Rašymas- dažnai apima tris poras arabiškų skaičių, kur pirmoji pora yra dokumento autoriaus struktūrinio vieneto rodyklė, antroji - bylos numeris, kai dokumento kopija yra (išsaugoma), trečioji - serijos numeris pagal apskaitos žurnalą.
Vieta- viršutinėje kairėje dokumento dalyje, septintoje eilutėje dešinėje nuo vienuoliktojo kintamojo.
Rašymas- apima datą ir pašto kodą, kurį nurodė institucija, išdavusi atsakomą dokumentą. Nurodytas rekvizitas perrašomas specialiu, kuris sudaro dokumentą iš iniciatyvinio dokumento.
Vieta- parašyta aštuntoje eilutėje po vienuoliktuoju rekvizitu.
Rekvizitai Nr. 14 „Dokumento rengimo ar paskelbimo vieta“
Rašymas- nurodomas gyvenvietės, kurioje išduodamas dokumentas, pavadinimas.
Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Mokymo elementai: Išsami dokumento informacija.
Pasidalykite savo darbais socialiniuose tinkluose
Jei šis darbas jums netiko, puslapio apačioje yra panašių darbų sąrašas. Taip pat galite naudoti paieškos mygtuką
OYABR ALIEJUS IR DUJŲ INSTITUTAS (ŠAKA) TyumGNGU
Paskaitos apie discipliną „Valdymo dokumentai“
Lektorė L. A. Tykva
Paskaitos 3, 4. Dokumentų rekvizitai.
Literatūra
- GOST R 6.30-2003. Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų tvarkymui. - M.: Standartų leidykla, 2003. - Š, 19 psl. - T.54 grupė.
- GOST R 51141-98 „Biuro darbas ir archyvinis verslas. Sąvokos ir apibrėžimai “.
- Biuro darbas: pavyzdžiai, dokumentai. Darbo organizavimas ir technologija. Daugiau nei 120 dokumentų. - 2 -asis leidimas, red. ir pridėkite. / V. V. Galakovas, I. K. Kornejevas ir kiti; Ed. I.K.Korneeva, V.A.Kudryavtseva. - M.: TK Welby, leidykla „Prospect“, 2004 m.
Mokymosi elementai:
Išsami dokumento informacija.
Pavyzdinė forma.
Kiekvienas dokumentas susideda iš elementų, vadinamų detalėmis.Skirtingi dokumentai turi skirtingą informaciją. Detalių rinkinys, esantis tam tikru būdu dokumente, yra forma šio dokumento. Vadinamos tam tikros rūšies dokumentams būdingos formos tipiškas ... Grafiniai modeliai arba schemos, skirtos dokumentams kurti, vadinamiIšdėstymo raktas.
Išsami informacija apie valdymo dokumentus:
01 - Rusijos Federacijos valstybės herbas;
02 - Rusijos Federacijos subjekto herbas;
03 - organizacijos emblema arba prekės ženklas (paslaugos ženklas);
04 - organizacijos kodas;
05 - pagrindinis juridinio asmens valstybinis registracijos numeris (OGRN);
06 - mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris / registracijos priežasties kodas (TIN / KPP);
07 - dokumento formos kodas;
08 - organizacijos pavadinimas;
09 - informaciniai duomenys apie organizaciją;
10 - dokumento rūšies pavadinimas;
11 - dokumento data;
12 - dokumento registracijos numeris;
14 - dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta;
15 - adresatas;
16 - dokumento patvirtinimo antspaudas;
17 - rezoliucija;
18 - antraštė į tekstą;
19 - ženklas apie valdymą;
20 - dokumento tekstas;
21 - paraiškos buvimo ženklas;
22 - parašas;
23 - dokumento patvirtinimo antspaudas;
24 - dokumentų patvirtinimo viza;
25 - atspaudas;
26 - kopijos patvirtinimo ženklas;
27 - ženklas apie atlikėją;
28 - ženklas apie dokumento vykdymą ir jo kryptis byloje;
29 - pažymėjimas apie dokumento gavimą organizacijoje;
30 - elektroninės dokumento kopijos identifikatorius.
Standartas suteikia maksimalų informacijos rinkinį, kurį galima naudoti tvarkant dokumentus. Konkrečiame dokumente bus tik dalis detalių, kurių vieta grafiškai nubrėžta.
Rekvizitai 01 Rusijos Federacijos valstybės herbaspateikiamas dokumentų formose pagal federalinį konstitucinį įstatymą 1 .
Rekvizitai 02 Rusijos Federacijos steigiamojo subjekto herbasparengti dokumentų formas pagal Rusijos Federacijos steigiamųjų subjektų teisės aktus.
Rekvizitai 03 Organizacijos logotipas arba prekės ženklas naudojami visų nuosavybės formų organizacijų firminiuose blankuose pagal chartiją (organizacijos nuostatai).
Rekvizitai 04 Organizacijos kodassudaryti pagal visos Rusijos įmonių ir organizacijų klasifikatorių (OKPO) arba pagal visos Rusijos įstaigų klasifikatorių valdžia kontroliuojama(OKOGU) 2 ... Šis kodas naudojamas elektroniniu būdu identifikuoti dokumento autorių.
Reikalavimas 05 Pagrindinis juridinio asmens valstybinis registracijos numeris (OGRN)
Rekvizitai 06 Mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris / registracijos priežasties kodas (TIN / KPP)tvirtinama pagal mokesčių institucijų išduotus dokumentus.
Rekvizitai 07 Dokumento formos kodasužpildykite formą pagal visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorių (OKUD) 3 .
Rekvizitai 08 Įmonės pavadinimasturi atitikti pavadinimą, įtvirtintą jos steigimo dokumentuose. Po visu organizacijos pavadinimu skliausteliuose nurodykite santrumpą.
Rekvizitai 09 Pagrindinė informacija apie organizaciją: pašto adresas; telefono numerius ir kitą informaciją savo nuožiūra.
Rekvizitai 10 Dokumento tipo pavadinimasturi atitikti OKUD numatytas dokumentų rūšis. Laiške dokumento tipo pavadinimas nenurodytas.
Rekvizitai 11 Dokumento data -rekvizitai, kuriuose nurodytas sukūrimo laikas, nurodytas dokumente ir (arba) parašas ir sankcijos, patvirtinimas, priėmimas, susitarimas, paskelbimas 4 ... Dokumento data išduodama skaitmeniniu būdu, n ir pavyzdys: 2000-05-01 ir žodinis-skaitmeninis: 1 ma 2000 m
Rekvizitai 12 Registracijos numeris- tai skaitmeninis arba raidinis ir skaitmeninis žymėjimas, priskiriamas dokumentui jo registravimo metu.
Rekvizitai 14 Paruošimo vieta arba dokumento leidimas nenurodyta, jei teritorijos, kurioje yra organizacija, pavadinimas nėra įtrauktas į jos oficialų pavadinimą.
Rekvizitai 15 Adresatas ... Adresatas gali būti organizacijos, jų struktūriniai padaliniai, pareigūnai ar asmenys. Organizacijos ir jos struktūrinio padalinio pavadinimas nurodomas vardine kalba, pavyzdžiui:
Rusijos teisingumo ministerija
Teisės aktų sisteminimo katedra
Asmens, kuriam skirtas dokumentas, pareigos nurodomos datos atveju, pavyzdžiui:
UAB "Rusijos tekstilė"
Apskaitos skyrius
Vyresnysis ekonomistas
A.S. Nikolajevas
arba
generaliniam direktoriui
UAB "Tyumenvodoochistka"
V. I. Petrovas
Jei reikia, kintamasis „Adresatas“ gali apimti pašto adresą (sudarytą pagal pašto paslaugų teikimo taisykles) 5 .
Rekvizitai 16 Dokumento patvirtinimo skiltisjo turiniui suteikia normatyvinį ar teisinį pobūdį 6 . Dokumentą tvirtina pareigūnas, kolegialus organas arba specialiai išduotas dokumentas.
PATVIRTINTA
Generalinis vadybininkas
UAB "Rusijos tekstilė"
Asmeninis I. V. parašas Anenkovas
12.02.2005
Kai dokumentą patvirtina keli pareigūnai, jų parašai dedami į tą patį lygį.
Kai dokumentą tvirtina kolegialūs organai, rezoliucija, sprendimu, įsakymu, protokolu, patvirtinimo antspaudą sudaro žodis PATVIRTINTAS be kabučių (PATVIRTINTAS, PATVIRTINTAS, PATVIRTINTAS),
pavyzdžiui:
PATVIRTINTA
Visuotinio akcininkų susirinkimo susirinkimas
Protokolas
2005 08 15 Nr. 14
arba
PATVIRTINTA
Pirmininko įsakymu
Banko valdyba
2005-09-30 Nr. 54
Rekvizitai 17 Rezoliucija dokumentas į dokumentą įrašo pareigūnas ir jame yra vykdytojų pavardės, nurodymai, terminai, vadovo parašas ir data, pavyzdžiui:
I. A. Medvedeva
V. N. Egorovas
Prašome paruošti projektą
bendras susitarimas
su įmone „Zarechye“
iki 2005 02 13
Smirnovas
21.01.2005
Rekvizitai 18 Oficialiojo dokumento teksto pavadinimas: apibendrina dokumento turinį, atsako į klausimus:
apie ką (apie ką)?, pavyzdžiui:
Įsakymas dėl atestacijos komisijos įsteigimo;
kas (kam), pavyzdžiui:
Audito pažymėjimas;
Pavadinimas turi būti ne ilgesnis kaip 28 simboliai ir atspausdintas vienoje vietoje, jei jį sudaro dvi eilutės.
Rekvizitai 19 Kontrolinis ženklas- Tai yra dokumento vykdymo kontrolės ženklas. Pažymėta raide „K“ arba antspaudu „Kontrolė“, kairėje dokumento paraštėje teksto antraštės lygyje.
Rekvizitai 20 Oficialus dokumento tekstas... Susideda iš dviejų dalių. Pirmoje dalyje nurodykite priežastis, pagrindus, dokumento rengimo tikslus, antroje (galutinėje) - sprendimus, išvadas, prašymus, pasiūlymus, rekomendacijas.
Rekvizitai 21 Programos prieinamumo ženklas, pavadintos tekste, sudaromos taip:
Naudojimas: 5 litrai. 2 egzemplioriais.
Jei dokumente yra priedas, neįvardytas tekste:
Taikymas:
- Regioninio skolinimo biuro nuostatai, 5 psl. 2 egzemplioriais.
- Dokumentų regioniniam skolinimo skyriui rengimo ir įforminimo taisyklės 7 psl. 2 egzemplioriais.
Sudaromas administracinio dokumento priedas:
2 PRIEDAS
instituto direktoriaus įsakymu
2005 01 15 Nr. 319
Rekvizitai 22 Parašas- yra ranka rašytas įgalioto pareigūno parašas 7 .
Struktūra apima: asmens pareigų pavadinimą, asmeninį parašą; parašo nuorašas (inicialai, pavardė), pavyzdžiui:
Vykdomasis direktorius
UAB „Partneris“ Nikitenko N.A. Nikitenko
Rekvizitai 23 patvirtinimo antspaudasišreiškia institucijos ar pareigūno, kuris nėra dokumento autorius, sutikimą su jo turiniu, pavyzdžiui:
SUSITARĖ
Tiumenės valstijos rektorius
universitetas
Asmeninis G.F.Kutsevo parašas
23.04.2005
Rekvizitai 24 Vizos patvirtinimo dokumentasišreiškia pareigūno sutikimą ar nesutikimą su dokumento turiniu, pavyzdžiui:
Teisės skyriaus vedėjas
Petročenko V.A. Petročenko
25.11.2005
Rekvizitai 25 Antspaudas. Jie patvirtina pareigūno parašo tikrumą.
Rekvizitai 26 Kopijos patvirtinimo ženklas.
Pavyzdžiui:
Teisingai
Žmogiškųjų išteklių skyriaus inspektorius
Chlebnikovas S.A. Chlebnikovas
07.03.2001
Rekvizitai 27 Menininko ženklas
Pavyzdžiui:
A.K. Petrovas
925 45 67
Rekvizitai 28 Dokumento vykdymo ženklas ir nukreipdamas ją į veiksmus.
Pavyzdžiui
Parengė 2000-01-28 raštą Nr.12 / 06-13
Byloje Nr. 07-06,
Pozicija
Parašas B.L. Osipovas
data
Rekvizitai 29 Dokumento gavimo organizacijoje ženklasyra serijos numeris ir dokumento gavimo data ir yra pritvirtintas pirmojo lapo apatinės paraštės dešiniajame kampe.
Rekvizitai 30 Elektroninės kopijos ID
Formos pavyzdys
Kampinės formos detalių vieta (platinti)
Išilginės formos detalių vieta (paskirstyti)
1 2000 m. Gruodžio 25 d. Federalinis konstitucinis įstatymas Nr. 2-FKZ „Dėl Rusijos Federacijos valstybės herbo“ (su pakeitimais, padarytais 2002 m. Liepos 9 d., 2003 m. Birželio 30 d.) // SZ RF. 200. Nr.52 (I dalis). Art. 5021 m.
2 Visos Rusijos vyriausybės įstaigų klasifikatorius OK 006-93. - M., 1997 m.
3 Visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorius OK 011-93. - M., 1999 m.
5 2005 m. Balandžio 15 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės nutarimas N 221 „Dėl pašto paslaugų teikimo taisyklių patvirtinimo“ // SZ RF. 2005. Nr. 17 str. 1556 m.
6 GOST R 51141-98. Darbas biure ir archyvavimas. Sąvokos ir apibrėžimai. - M.: Standartų leidykla, 1998 m.
7 GOST R 51141-98. Darbas biure ir archyvavimas. Sąvokos ir apibrėžimai. - M.: Standartų leidykla, 1998 m.
Kiti panašūs darbai, kurie gali jus sudominti |
|||
| 1083. | Reguliavimo dokumentų, nustatančių dokumentų saugojimo laikotarpį, sudėtis ir turinys | 35,3 KB | |
| Dokumentų saugojimo organizacijoje tvarka. Dokumentų saugojimo organizacijoje sąlygos. Reguliavimo dokumentų, nustatančių dokumentų saugojimo laikotarpį, sudėtis ir turinys. Vykdant visų įmonių veiklą, sukuriama daugybė įvairios vertės ir reikšmės dokumentų. | |||
| 4453. | Dokumentų rūšys valdyme. Kai kurių valdymo dokumentų pavyzdžių modeliai | 12,75 KB | |
| Visus konkrečius valdymo dokumentus, suformuotus vykdant valdymo veiklą, galima suskirstyti į pogrupius, į kuriuos kiekviena apima dokumentus, turinčius tą patį ar panašų modelio modelį. Kiekvienas iš šių pogrupių sudaro tam tikrą dokumentą, kuris turi savo pavadinimą. | |||
| 8331. | Integruoti programinės įrangos paketai. „Office“ programos „Microsoft Office 2003“, 2007 ir 2010. Dokumentų kūrimo automatizavimo įrankiai programoje MSWord. Įrankiai sudėtingiems dokumentams kurti. Kompiuterio saugumo problemos: virusai ir antivirusinė | 26,36 KB | |
| „Microsoft Office 2003 2010“ rinkiniuose yra programų Pagrindinis tikslas: tekstų procesorius MS Word; skaičiuoklių procesorius MS Excel skaičiuoklės; duomenų bazės valdymo sistema MS ccess; įrankis MS PowerPoint pristatymams rengti; įrankis grupiniam darbui organizuoti MS Outlook. Palyginti su ankstesnėmis versijomis, jame, kaip ir kitose bendrosios paskirties programose „MS Office“, buvo pridėtos šios naujos funkcijos: nauja patrauklesnė sąsaja; naudoti programų languose ... | |||
| 6201. | Dokumentų formos | 38,09 KB | |
| Tuščias dokumentas yra standartinis popieriaus lapas su išsamia informacija, kuri nurodo oficialaus dokumento autorių. Tuščių dokumentų gamybai naudojami A4 ir A5 popieriaus formatai (GOST 9327-60 „Popierius ir popieriaus gaminiai“). | |||
| 4461. | Dokumentų formatavimas | 29,4 KB | |
| Darbas su teksto fragmentais: pasirinkimas, kopijavimas, perkėlimas, trynimas. Simbolių formatavimas. Pradinis laiškas. Pastraipų formatavimas. Puslapių formatavimas. Antraštės ir poraštės. Dokumento skyriai. Formatavimo stiliai. | |||
| 6960. | Organizacijos dokumentų saugojimas | 16,81 KB | |
| Bylų nomenklatūra - tai įmonėje pradėtų bylų antraščių (pavadinimų) sąrašas, nurodant jų saugojimo laiką. Bylų nomenklatūra - susistemintas organizacijoje iškeltų bylų pavadinimų sąrašas, nurodant jų saugojimo sąlygas, sudarytas nustatyta tvarka. | |||
| 4447. | Dokumentų šablonų kūrimas | 9,26 KB | |
| Šablonas apibrėžia parametrų rinkinį, pagal kurį bus formuojamas dokumentas. Šie parametrai apima šrifto stilių, paraštes, tarpą tarp eilučių ir kt. Be to, šablonuose gali būti šie elementai ... | |||
| 3945. | Dokumentų žymėjimo kalbos | 9,99 KB | |
| Popieriaus dokumento turinys gali būti tik tekstinis ir jame gali būti vaizdų. Paprastai dokumento turinys pateikiamas ne savavališkai, bet turi tam tikrą struktūrą. Struktūra yra dokumento blokų dalių sudėtis ir tvarka. Dokumento stilius nustato jo turinio išvesties į tam tikrą įrenginį formą, pvz., Spausdintuvą ar ekraną. | |||
| 4459. | Valdymo dokumentų tikslai | 9,5 KB | |
| Iš tolesnio teksto bus aišku, kad tai sudėtinga problema, išsami plėtra, kuriai reikalingi tyrimai, susiję su valdymo dokumentų tvarkymu ir valdymu. Tačiau nepaisant to, esame įsitikinę, kad teorinio šios problemos tyrimo pakanka | |||
| 4460. | Valdymo dokumentų pavyzdžių modeliai | 28 KB | |
| Dokumento teksto parengimas dažnai yra sunki kūrybinė užduotis, kurios sprendimas reikalauja didelių žinių ir praktinių įgūdžių. Kurdami dokumento tekstą, tekstui suteikiame tam tikras savybes. Apskritai dokumento teksto ypatybes galima suskirstyti į kelias grupes. | |||
Antspaudo atspaudas patvirtina pareigūno parašo autentiškumą dokumentuose, patvirtinančiuose asmenų, nustatančių su finansiniais ištekliais susijusius faktus, teises, taip pat kituose dokumentuose, numatančiuose parašo originalą.
Dokumentas patvirtintas organizacijos antspaudu.
Kopijos patvirtinimo ženklas (26 reikalavimas).
Dokumentų kopijos dažnai naudojamos valdymo veikloje. Paprastai pirmasis dokumento egzempliorius yra pasirašytas, o likusieji atribute „Parašas“ neturi asmeninio parašo. Kopijos, reikalingos susipažinti su dokumentu kituose organizacijos pavaldžios organizacijos struktūriniuose padaliniuose, siunčiamų dokumentų (pavyzdžiui, tarnybinių laiškų) kopijos turi likti organizacijos byloje; kopijos gali būti įteikiamos piliečiams, kad būtų apgintos jų teisės ir interesai (pavyzdžiui, įsakymo dėl atleidimo kopija). Net jei kopija buvo padaryta kopijuojant faksu, turi būti užtikrinta, kad ji atitinka originalą. Tam tikros rūšies dokumentus gali patvirtinti tik notaras. Tačiau tos organizacijų sukurtų organizacinių ir administracinių dokumentų kopijos turi būti patvirtintos, parašius būtiną parašą:
Galutinis užrašas „Tiesa“ (be kabučių) iš nulinės tabuliatoriaus padėties;
Kopiją patvirtinusio asmens pareigybės pavadinimas, asmeninis parašas, parašo nuorašas (inicialai, pavardė). Ši informacija nurodoma kitoje eilutėje po žodžiu „Tiesa“, taip pat iš nulinės tabuliatoriaus padėties;
Užtikrinimo data antspauduojama po pareigos pavadinimu.
Pavyzdžiui:
Teisingai
Žmogiškųjų išteklių inspektorius Asmeninis parašas T.S.Levčenko
data
Leidžiama patvirtinti dokumento kopiją antspaudu, nustatytu organizacijos nuožiūra. Taigi, pavyzdžiui, jei kopija siunčiama pavaldžioms organizacijoms, ji patvirtinama paprastu (raštvedybos antspaudu); jei jis perduodamas piliečiui ginti jo interesus teisme, tai patvirtinama oficialiu antspaudu.
Kopijų išdavimo tvarka ir jų registravimo organizacijoje taisyklės turi būti nustatytos organizacijos biuro darbo instrukcijose.
Menininko ženklas (rekvizitai 27).
Ant dokumentų, gautų iš didelių institucijų, uždedamas ženklas, nurodantis dokumentą parengusio darbuotojo pavardę ir jo telefono numerį. Toks ženklas leidžia prireikus greitai susisiekti su rangovu, kuris gerai žino visus problemos niuansus ir gali pateikti visą jus dominančią informaciją. Kadangi ženklas susijęs su kreipimusi į atlikėją, patartina nurodyti ne tik pavardę, bet ir visą vardą bei pavardę. Tai palengvins bendravimą ir padės užmegzti ryšį su atlikėju mandagiai.
Šis ženklas yra kairėje apatinės paraštės pusėje, tiek paskutinio dokumento lapo priekyje, tiek gale. Pavyzdžiui:
Turovskaja
Olga Nikolaevnr
422 00 00
Tačiau GOST R 6.30-2003 leidžia pažymėti šį ženklą nenurodant vardo ir pavardės, pavyzdžiui:
Michalevas
157 98 06
Pateikiant šį reikalavimą, laikomasi šių taisyklių: jei dokumentas turi būti dauginamas, ženklas nurodomas tik paskutinio dokumento lapo priekinėje pusėje (priešingu atveju turėsite padaryti abiejų lapo pusių kopijas) ).
Dokumentuose, kuriems reikalinga speciali apskaita, po atlikėjo pavarde nurodomas padarytų kopijų skaičius.
Dokumentuose su prieigos apribojimo antspaudu nurodomas ne tik kopijų skaičius, bet ir kiekvieno adresas. Pavyzdžiui:
Babuškina
Elena Michailovna
933 00 00
kopijų Nr. 1 - adresu
kopijų Nr. 2 - į skyrių Nr. 3
kopijų Nr. 3 - versle 13
Žyma apie dokumento vykdymą ir jo kryptį byloje (28 reikalavimas).
Galutinis dokumento ženklas yra vykdymo ženklas. Jis pritvirtinamas iš karto po to, kai dokumente iškeliamas klausimas arba nurodoma atsakymo kryptis.
Užbaigimo ženklas rodo, kad darbas su dokumentu yra baigtas. Įdėjus šį ženklą, dokumentas įtraukiamas į bylą. Ženkle gali būti nuoroda į dokumento, patvirtinančio jo įvykdymą, datą ir numerį arba, jei tokio dokumento nėra, trumpa informacija apie vykdymą, žodis „versle“, šios bylos numeris, parašas ir data. Pasirašo ir datuoja atlikėją, dirbusį su dokumentu, arba struktūrinio padalinio vadovą. Šis atributas visada dedamas pirmame apatinės paraštės lape kairėje jo pusėje. Pagal GOST R 6.30-2003 pateiktą schemą, atramos turi būti dedamos virš apatinio lauko 16x94 mm lygyje. Tačiau praktikoje dažnai atsitinka taip, kad šią sritį užima spausdintas tekstas, todėl vykdymo ženklas dedamas ant apatinės dokumento paraštės. Pavyzdžiui:
Problema buvo išspręsta telefonu O.A. Pavlova 15.07.03.
Versle 02-15.
S. Ivanovas. 07.16.03
Atsakymas nukreiptas
13.05.03 № 03-12/113
Versle 12-04
S. Ivanovas 14.05.03
Nuspręsta valdybos posėdyje.
2003 m. Lapkričio 14 d. Valdybos protokolas Nr. 15
Į verslą 01-10
S. Ivanovas 03.11.03
Žyma apie organizacijos gautą dokumentą (29 reikalavimas).
Gavus dokumentą, ant jo uždedamas pirmasis ženklas, kuris nustato faktą ir jo gavimo šioje organizacijoje laiką. Pagal GOST R 6.30-2003 jį sudaro gavimo data ir gaunamas serijos numeris. Jei ženklas padarytas specialiu antspaudo įtaisu arba rankiniu būdu su guminiu antspaudu, jame taip pat gali būti sutrumpintas organizacijos, kurioje dokumentas buvo gautas, pavadinimas.
Gavimo data yra svarbi paieškos funkcija ir gauto dokumento įvykdymo termino pradžios taškas. Nuo šios datos dokumentas laikomas įstaigos darbe ir institucija yra atsakinga už gautą dokumentą. Įeinančios sąskaitos numeris gali būti naudojamas ieškant dokumento biuro darbe, be to, jis naudojamas registruoti gautų dokumentų skaičių per mėnesį, ketvirtį, metus. Dokumento gavimą rekomenduojama pažymėti apatinėje dokumento paraštėje.
Faksu arba kompiuteriniu paštu gautų dokumentų atveju jų gavimo data ir laikas įrašomi automatiškai.
Šis atributas dedamas pirmojo dokumento lapo apačioje, 28 atributo dešinėje, 16x30 mm dydžio srityje.
Dokumento elektroninės kopijos identifikatorius (būtinas 30).
Jei dokumentas sukurtas kompiuteryje arba įvestas į organizacijos duomenų bazę (kompiuterio atmintyje), dažnai tampa būtina greitai jį rasti, kad būtų galima naudoti tolesniam darbui. Šis atributas nustatytas palengvinti dokumento paiešką ir apima šią informaciją:
Failo pavadinimas;
Operatoriaus kodas;
Kiti paieškos duomenys.
Pavyzdžiui:
DEPARTAMENTAS / PRIKAZ / IVANOV.DOC
158 20 12 2000
DEPARTAMENTAS - katalogas;
PRIKAZ- pakatalogis;
IVANOVAS.
DOC
- Failo pavadinimas.
GOST R 6.30-2003 apibrėžia reikiamo dokumento vietą apatiniame dešiniajame dokumento kampe 16x51 mm dydžio srityje, tačiau nenurodo, kuriame dokumento lape. Šis ženklas paprastai naudojamas kiekviename dokumento lape, kad būtų galima naudoti darbe ir kontroliuoti informacijos įvedimą į kompiuterio atmintį.
GOST R 6.30-2003 nustatyti detalių registravimo reikalavimai yra skirti ne tik naudoti šiuolaikines technologijas organizaciniams ir administraciniams dokumentams kurti ir tvarkyti, bet ir užtikrinti šių dokumentų teisinę galią. Tačiau, kaip jau buvo pažymėta, visos 30 detalių viename dokumente nenaudojamos vienu metu. Oficialus dokumentas atskiras tipas turi nustatytą detalių rinkinį, išdėstytą tam tikra seka, vadinamąją dokumento formą. Be to, organizacija, priklausomai nuo jų lygio ir kompetencijos, turi teisę išduoti tam tikros rūšies organizacinius ir administracinius dokumentus. Taigi, norėdami užtikrinti dokumentų teisinę galią, turite žinoti ne tik Bendrieji reikalavimai detalių dizainą, bet ir tikslą sukurti tam tikros rūšies dokumentą, jam būdingą detalių rinkinį, teksto konstrukcijos ypatybes, susitarimo ypatumus, dokumento pasirašymą ir patvirtinimą, įsigaliojimo tvarka, galiojimo trukmė, jos pakeitimo, papildymo ar panaikinimo tvarka.
3 ... Išvada
Dabartinis Tipiška instrukcija yra skirtas federalinėms vykdomosioms institucijoms ir neatspindi akcinių bendrovių ir ribotos atsakomybės bendrovių specifikos. Instrukcijoje turėtų būti įtvirtintos pagrindinės įrašų tvarkymo nuostatos, padedama praktikams teisingai išspręsti tokias svarbias užduotis kaip:
išankstinis gaunamų dokumentų svarstymas, jų registravimas ir tolesnė paieška naudojant šiuolaikines informacines technologijas;
dokumentų vykdymo organizavimas ir metodinė pagalba vykdytojams rengiant atsakymus;
operatyvus dokumentų saugojimas popieriuje ir elektroninėse laikmenose.
Ypač opus yra organizacinių ir administracinių dokumentų rengimo ir teisinės galios suteikimo klausimas.
Šiais metais priimtas valstybinis OSA standartas (GOST R 6.30-2003) dabar yra rekomendacinio pobūdžio ir tai kelia daug klausimų: kaip taikyti šį dokumentą; kiek laikytis jo nurodymų; kaip gali būti rimta teisines pasekmes nukrypimai nuo GOST reikalavimų, ypač sudėtingose, prieštaringose ir konfliktinėse situacijose; ar galima surašyti dokumentus nesilaikant standarto nuostatų ir pan.
Šiuos klausimus nuolat užduoda sekretoriai, atvykstantys į seminarus ir konsultacijas apie darbo biure praktiką organizacijose ir įmonėse.
Dokumentų detalių rengimo taisyklės reikalauja nuodugniau išnagrinėti šiuos klausimus:
jų teisinės prasmės paaiškinimas;
dokumentų tvirtinimo ir derinimo tvarka;
įvairių tipų antspaudų naudojimas ir teisingas jų įspaudų išdėstymas dokumentuose;
faksimilinių parašų taikymas, nesančių parašų pakeitimas
galva su kito pareigūno parašu;
reikalavimai dokumentų tekstams;
kitos informacijos naudojimas nustatant išsamią informaciją.
Bibliografija
1. "Darbo su dokumentais praktika organizacijoje" T.V. Pechnikova, A.V. Pechnikova
2. „Oficialių dokumentų rengimas ir vykdymas“ red. prof. T.V. Kuznecova
3. „Rusijos Federacijos valstybinis standartas“
4. „Biuro darbas“ L.A. Romaninas
5. „Biuro darbas“ V.M.Mandritsa, M.V.Semenovas
1 priedas
MASKVOS VALSTYBĖ
UNIVERSITETAS
2004 11 08 Nr. 215о / k
Personalas
LEBEDEVA Galina Vasilievna užėmė vadovo postą. dėl auklėjamojo darbo nuo 2004 11 09 su atlyginimu pagal etatų lentelę.
Priežastis: G. V. Lebedeva pareiškimas, 2004 11 08 darbo sutartis Nr.
PASIŪLYTI:
DOTSENKO Marina Aleksandrovna, anglų kalbos mokytoja, kitos atostogos nuo 2004 11 15 24 darbo dienas.
Priežastis: M. Dotsenko pareiškimas, 2004 metų atostogų grafikas.
IŠLEIDIMAS:
MALAKHOVA Svetlana Vladimirovna, filosofijos mokytoja, iš pareigų nuo 2004 11 15 iki 2004 m. patys pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso 31 straipsnį.
Priežastis: S. V. Malakhovos pareiškimas.
Pavaduotojas Režisierius K. V. Ryabovas
universitetas
2 priedėlis
Rusijos Federacijos švietimo ministerija
RUSIJOS VALSTYBĖ
ŽMONIŲ UNIVERSITETAS
23.12.2001 № 124
Apie studentų aprūpinimą
mokomąją literatūrą
Vadovaujantis 2001 m. Gruodžio 18 d. Ministro įsakymu Nr. 214 „Dėl mokinių mokomosios literatūros suteikimo“
AŠ UŽSISAKAU:
1. Bibliotekos vadovas Stalyarova G.N. pasirūpinti lėšų surinkimo patikrinimu mokomąją literatūrą ir parengti pažymą apie turimus vadovėlius, mokymo priemonės, metodinių pokyčių visose universitete skaitytose disciplinose, iki 2001 12 28.
2. Skyrių vadovai iki 2002 m. Liepos 5 d. Pateikia bibliotekos vadovui mokomosios literatūros sąrašus (nurodydami egzempliorių skaičių), kurie turi būti įsigyti, kad studentams būtų suteiktos katedros gerbiamos disciplinos.
3. Universiteto buhalterinės apskaitos skyriuje skirti lėšų, reikalingų bibliotekai mokomajai literatūrai įsigyti (atsakingas vyriausiasis buhalteris Pavlovas VG).
4. Įsakymo vykdymo kontrolė patikėta švietimo skyriaus vedėjui IP Goryunovui.
Universiteto rektorius Jurijus A. Afanasjevas
Susipažino su užsakymu:
3 priedėlis
Mokslo Ministerija
Rusijos Federacija
RUSIJOS VALSTYBĖ
ŽMONIŲ UNIVERSITETAS
IŠRAŠAS IŠ UŽSAKYMO
23.12.2001 № 124
Apie studentų aprūpinimą
mokomąją literatūrą
Vadovaujantis 2001 m. Gruodžio 18 d. Ministerijos įsakymu Nr. 214 „Dėl mokinių mokomosios literatūros suteikimo“.
AŠ UŽSISAKAU:
1. Skyrių vadovai bibliotekos vadovui pateikia mokomosios literatūros sąrašus (nurodydami egzempliorių skaičių), kurie turi būti įsigyti, kad studentams būtų pateiktos katedros perskaitytos disciplinos iki 2002 m.
2. Universiteto apskaitos skyriuje skirkite lėšų bibliotekai mokomajai literatūrai įsigyti (atsakingas vyriausiasis buhalteris Pavlovas VG).
Kiekvienas dokumentas susideda iš atskirų elementų, vadinamų detalėmis. Rekvizitai yra privalomas oficialaus dokumento įforminimo elementas.
Įvairių tipų dokumentai turi skirtingą informaciją.
Detalių paruošimo ir registravimo taisyklės, taip pat jų vieta turi atitikti GOST 6.30-2003.
Iš viso yra 30 detalių.
Rengiant ir vykdant dokumentus, naudojama ši informacija:
01 - Rusijos Federacijos valstybės herbas; Rusijos Federacijos valstybinis herbas ant dokumentų formų dedamas pagal federalinį konstitucinį įstatymą „Dėl Rusijos Federacijos valstybinio herbo“ (Surinkti Rusijos Federacijos įstatymai, 2000, N 52, I dalis, 5021 str.). ).
02 - Rusijos Federacijos subjekto herbas; Rusijos Federacijos steigiamojo subjekto herbas pateikiamas dokumentų formose pagal Rusijos Federaciją sudarančių subjektų teisės aktus.
03 - organizacijos emblema arba prekės ženklas (paslaugos ženklas); Organizacijos emblema arba prekės ženklas (paslaugų ženklas) dedamas ant organizacijų firminio blanko pagal chartiją (organizacijos reglamentas).
04 - organizacijos kodas; Organizacijos kodas pritvirtintas pagal visos Rusijos įmonių ir organizacijų klasifikatorių (OKPO).
05 - pagrindinis juridinio asmens valstybinis registracijos numeris (OGRN); Pagrindinis juridinio asmens valstybinis registracijos numeris (OGRN) pritvirtinamas pagal mokesčių institucijų išduotus dokumentus.
06 - mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris / registracijos priežasties kodas (TIN / KPP); Mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris / registracijos priežasties kodas (TIN / KPP) pritvirtinamas pagal mokesčių institucijų išduotus dokumentus.
07 - dokumento formos kodas; Dokumento formos kodas priklijuotas pagal visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorių (OKUD).
08 - organizacijos pavadinimas; Organizacijos, kuri yra dokumento autorė, pavadinimas turi atitikti jos steigiamuosiuose dokumentuose nurodytą pavadinimą.
Virš organizacijos pavadinimo nurodykite sutrumpintą pavadinimą, o jei jo nėra - visą pagrindinės organizacijos pavadinimą (jei yra).
Rusijos Federacijos steigiamųjų subjektų organizacijų pavadinimai, kurie kartu su valstybine Rusijos Federacijos kalba (rusų kalba) ir Rusijos Federaciją sudarančių subjektų valstybine kalba spausdinami dviem kalbomis. Organizacijos pavadinimas Rusijos Federacijos subjekto valstybine kalba arba kita kalba yra žemiau arba dešinėje nuo pavadinimo valstybine Rusijos Federacijos kalba. Sutrumpintas organizacijos pavadinimas pateikiamas tais atvejais, kai jis yra įtvirtintas organizacijos steigimo dokumentuose. Sutrumpintas pavadinimas (skliausteliuose) dedamas po pilnu pavadinimu arba po jo. Filialo, teritorinio skyriaus, atstovybės pavadinimas nurodomas, jei jis yra dokumento autorius, ir yra žemiau organizacijos pavadinimo.
09 - informaciniai duomenys apie organizaciją; Pagrindiniai duomenys apie organizaciją apima: pašto adresą; telefono numerį ir kitą informaciją savo nuožiūra (fakso numeriai, telekso numeriai, banko sąskaitos, el. pašto adresas ir kt.).
10 - dokumento rūšies pavadinimas; Organizacijos parengto ar paskelbto dokumento tipo pavadinimas turi būti nustatytas chartijoje (organizacijos reglamentas) ir turi atitikti OKUD numatytas dokumentų rūšis (0200000 klasė).
11 - dokumento data; Dokumento data yra jo pasirašymo ar patvirtinimo data, protokolui - posėdžio (sprendimo priėmimo) data, aktui - įvykio data. Dviejų ar daugiau organizacijų išduoti dokumentai turi turėti vieną (vieną) datą. Dokumento data surašoma arabiškais skaitmenimis tokia tvarka: mėnesio diena, mėnuo, metai. Mėnesio diena ir mėnuo sudaromi dviem poromis arabiškų skaičių, atskirtų tašku; metai - keturiais arabiškais skaitmenimis. Pavyzdžiui, 2003 m. Birželio 5 d. Data turėtų būti suformatuota 2003-05-05. Leidžiamas žodinis ir skaitmeninis datos formavimo būdas, pavyzdžiui, 2003 m. Birželio 5 d., Taip pat datos formatavimas tokia seka: metai, mėnuo, mėnesio diena, pavyzdžiui: 2003.06.05.
12 - dokumento registracijos numeris; Dokumento registracijos numerį sudaro jo serijos numeris, kurį organizacijos nuožiūra galima papildyti bylos indeksu pagal bylų nomenklatūrą, informacija apie korespondentą, vykdytojus ir kt. dokumentą, sudarytą bendrai dviejų ar daugiau organizacijų, sudaro kiekvienos iš šių organizacijų dokumento registracijos numeriai, pažymėti pasviruoju brūkšniu dokumento autorių eilės tvarka.
14 - dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta; Dokumento rengimo ar paskelbimo vieta nurodoma tuo atveju, jei sunku jį nustatyti pagal rekvizitus „Organizacijos pavadinimas“ ir „Atskaitos duomenys apie organizaciją“. Surašymo ar paskelbimo vieta nurodoma atsižvelgiant į priimtą administracinį-teritorinį suskirstymą, joje yra tik visuotinai pripažintos santrumpos.
15 - adresatas; Adresatas gali būti organizacijos, jų struktūriniai padaliniai, pareigūnai ar asmenys. Adresuojant dokumentą pareigūnui, inicialai nurodomi prieš pavardę. Organizacijos ir jos struktūrinio padalinio pavadinimas nurodomas vardinėje raidėje. Pavyzdžiui (toliau nurodomi organizacijų pavadinimų pavyzdžiai, jų nuorodiniai duomenys ir kt.):
16 - dokumento patvirtinimo antspaudas; Dokumentą tvirtina pareigūnas (pareigūnai) arba specialiai išduotas dokumentas. Patvirtinant dokumentą pareigūnas, dokumento patvirtinimo antspaudą turi sudaryti žodis PATVIRTINTAS (be kabučių), dokumentą tvirtinančio asmens pareigų pavadinimas, jo parašas, inicialai, pavardė ir patvirtinimo data.
17 - rezoliucija; Nutarime, kurį ant dokumento parašė atitinkamas pareigūnas, nurodomi vykdytojų vardai, pavardės, inicialai, pavedimo turinys (jei reikia), terminas, parašas ir data.
18 - antraštė į tekstą; Teksto antraštėje yra dokumento santrauka. Pavadinimas turėtų atitikti dokumento tipo pavadinimą.
Leidžiama nenurodyti A5 formato formų dokumentų teksto pavadinimo.
19 - kontrolinis ženklas; Dokumento vykdymo kontrolės ženklas žymimas raide „K“, žodžiu arba antspaudu „Kontrolė“.
20 - dokumento tekstas; Dokumento tekstas surašytas valstybine Rusijos Federacijos kalba arba Rusijos Federaciją sudarančių subjektų valstybinėmis kalbomis pagal Rusijos Federacijos ir jos sudedamųjų dalių įstatymus.
Dokumentų tekstai sudaromi anketos, lentelės, nuoseklaus teksto arba šių struktūrų derinio pavidalu.
Sudarydami tekstą klausimyno pavidalu, apibūdinamo objekto charakteristikų pavadinimai turėtų būti išreikšti daiktavardžiu vardine išraiška arba fraze su antrojo asmens veiksmažodžiu dabarties ar praeities laiko daugiskaitoje („turėti “,„ Savi “arba„ buvę “,„ buvę “ir pan.). Žodžiu išreikštos savybės turi atitikti ženklų pavadinimus.
Lentelės stulpeliuose ir eilutėse turi būti antraštės, išreikštos daiktavardžiu vardiniu atveju. Stulpelių ir eilučių subpozicijos turėtų atitikti antraštes. Jei lentelė atspausdinta daugiau nei viename puslapyje, lentelės stulpeliai turi būti sunumeruoti, o kituose puslapiuose - tik šių stulpelių numeriai.
21 - paraiškos buvimo ženklas; Pastaba apie laiško tekste nurodytą priedą yra sudaryta taip: Priedas: 5 puslapiuose. 2 egzemplioriais.
Jei laiške yra priedas, neįvardytas tekste, nurodykite jo pavadinimą, lapų ir kopijų skaičių; jei yra keli priedai, jie sunumeruoti, pvz .: Priedas: 1. Regioninio skolinimo departamento nuostatai, 5 psl. 1 egzemplioriuje.
22 - parašas; Reikalavimas „Parašas“ apima: dokumentą pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą (pilnas, jei dokumentas nėra surašytas pagal dokumento formą, ir sutrumpintas - ant blanko surašyto dokumento); asmeninis parašas; parašo nuorašas (inicialai, pavardė).
23 - dokumento patvirtinimo antspaudas; Dokumento parašo antspaudą sudaro žodis SUTINKAMAS, asmens, su kuriuo buvo susitarta dėl dokumento, pareigos (įskaitant organizacijos pavadinimą), asmeninis parašas, parašo dekodavimas (inicialai, pavardė) ir susitarimo data,
24 - dokumentų patvirtinimo viza; Dokumentui patvirtinti išduodama dokumentų patvirtinimo viza (toliau - viza), kurioje nurodomas dokumentą tvirtinančio asmens parašas ir pareigos, parašo iššifravimas (inicialai, pavardė) ir pasirašymo data.
25 - atspaudas; Antspaudo atspaudas patvirtina pareigūno parašo autentiškumą dokumentuose, patvirtinančiuose asmenų, nustatančių su finansiniais ištekliais susijusius faktus, teises, taip pat kituose dokumentuose, numatančiuose parašo originalą. Dokumentai patvirtinti organizacijos antspaudu.
26 - kopijos patvirtinimo ženklas; Patvirtinant dokumento kopijos atitiktį originalui, po „Parašo“ reikalavimu pritvirtinamas sertifikavimo užrašas: „Tiesa“; kopiją patvirtinusio asmens pareigos; asmeninis parašas; parašo nuorašas (inicialai, pavardė); sertifikavimo data,
27 - ženklas apie atlikėją; Žyma apie atlikėją apima dokumento atlikėjo inicialus ir pavardę bei jo telefono numerį. Menininko ženklas dedamas paskutinio dokumento lapo priekinėje arba galinėje pusėje apatiniame kairiajame kampe.
28 - ženklas apie dokumento vykdymą ir jo kryptis byloje; Pastaboje apie dokumento vykdymą ir jo kryptį byloje yra šie duomenys: nuoroda į dokumento, patvirtinančio jo vykdymą, datą ir numerį, arba, jei tokio dokumento nėra, trumpa informacija apie vykdymą; žodžiai „versle“; bylos numeris, kuriame dokumentas bus saugomas.
29 - pažymėjimas apie dokumento gavimą organizacijoje; Žyme, gautame dokumentą organizacijoje, yra kitas serijos numeris ir dokumento gavimo data (jei reikia, valandos ir minutės). Leidžiama pažymėti dokumento gavimą organizacijoje antspaudo pavidalu.
30 - elektroninės dokumento kopijos identifikatorius. Elektroninės dokumento kopijos identifikatorius yra ženklas (poraštė), pritvirtintas apatiniame kairiajame kiekvieno dokumento puslapio kampe ir kuriame yra mašinos laikmenoje esančio failo pavadinimas, data ir kiti paieškos duomenų rinkiniai organizacijoje.
2. PIRMINIŲ DOKUMENTŲ PILDYMO TVARKA
Įpareigojimą dokumentuoti operacijas nustato teisės aktų norma, pagal kurią visos organizacijos atliekamos verslo operacijos turi būti įformintos patvirtinamaisiais dokumentais. Šie dokumentai yra pirminiai apskaitos dokumentai, kuriais remiantis vedama apskaita.
yra rašytinis tobulumo pažymėjimas verslo sandoris, yra jo įgyvendinimo priemonė ir registracijos pagrindas.
Savaip paskyrimas apskaitos dokumentai yra suskirstyti į administracinius ir patvirtinamuosius dokumentus.
Administraciniai dokumentai yra dokumentai, išduodantys užsakymą, nurodymą atlikti operaciją (pavyzdžiui, vadovo nurodymas darbuotojui išduoti avansą, tiekimo skyriaus vadovo nurodymas išleisti medžiagas iš sandėlio į gamybą, įgaliojimas priimti prekes ir pan.).
Verslo sandoris vykdomas tik gavus atitinkamą organizacijos įgaliotų pareigūnų nurodymą ar leidimą.
Tobulas verslo sandoris turi būti patvirtintas patvirtinamaisiais dokumentais.
Pateisinama
yra dokumentai, patvirtinantys verslo sandorio užbaigimą.
Į čekius įeina grynųjų pinigų kvitai, sąskaitos faktūros, atsiskaitymo dokumentai ir kt.
Galima derinti administracinius ir patvirtinamuosius dokumentus. vienas kombinuotas apskaitos dokumentas (pavyzdžiui, grynųjų pinigų sąskaita faktūra, kurioje yra nurodymas išduoti tam tikrą pinigų sumą konkrečiam asmeniui, taip pat šio asmens kvitas jų kvite iš organizacijos kasos).
Kuponas, kuris yra pirmasis rašytinis verslo sandorio įrodymas, vadinamas pirminiu apskaitos dokumentu.
Pirminis užbaigtos verslo operacijos apskaitos dokumentas gali būti priimtas apskaitai, laikantis tam tikrų įstatymų reikalavimų:
1. Pirminiuose apskaitos dokumentuose turi būti šie privalomi duomenys;
ant turinys (tikrinamas dokumentuose atspindėtų operacijų teisėtumas, atskirų rodiklių loginio susiejimo laikymasis).
Patikrinti ir apdoroti pirminiai apskaitos dokumentai turi turėti tam tikrą ženklą (įrašo į apskaitos registrą datą, inspektoriaus ar asmens, atsakingo už dokumentų tvarkymą, parašą ar antspaudą), išskyrus galimybę juos pakartotinai naudoti.
Siekiant kontroliuoti ir supaprastinti verslo sandorių duomenų tvarkymą remiantis pirminiais apskaitos dokumentais, galima sudaryti konsoliduotus apskaitos dokumentus.
Remiantis Rusijos Federacijos įstatymais, pirminius apskaitos dokumentus gali paimti tik tyrimo įstaigos, išankstinis tyrimas ir prokuratūra, teismai, mokesčių inspekcijos, remdamiesi savo sprendimais. Tokiais atvejais Vyriausiasis buhalteris arba kitas organizacijos pareigūnas turi teisę, gavęs leidimą ir dalyvaujant dokumentų paėmimą vykdančių organų atstovams, padaryti jų kopijas, nurodant arešto priežastis ir datą.
Pametus ar sunaikinus pirminius dokumentus, organizacijos vadovas įsakymu skiria komisiją, kuri ištirtų jų praradimo ar mirties priežastis. Prireikus komisijos darbe kviečiami dalyvauti tyrimo įstaigų, saugumo ir valstybinės priešgaisrinės priežiūros atstovai. Komisijos darbo rezultatai įforminami aktu, kurį tvirtina organizacijos vadovas.
3. PAGRINDINIŲ DOKUMENTŲ SUDARYMO REIKALAVIMAI PAGAL FEDERALINĮ DĖL APSKAITOS ĮSTATYMO
Pagrindiniai reikalavimai dokumentams yra išdėstyti 1996 11 21 federaliniame įstatyme Nr. 129-FZ „Dėl apskaitos“ ir Buhalterinės apskaitos ir buhalterinės ataskaitos Rusijos Federacijoje (patvirtinta Rusijos finansų ministerijos 1998-07-29 įsakymu Nr. 34n).
1 str. Įstatymo „Dėl buhalterinės apskaitos“ 9 straipsnis ir Buhalterinės apskaitos taisyklių 12 punktas numato, kad apskaitos registrų įrašų pagrindas yra pirminiai apskaitos dokumentai, kuriuos galima sukurti tiek popieriuje, tiek mašininio skaitymo laikmenose. Pastaruoju atveju, vadovaujantis Apskaitos taisyklių 18 punktu, organizacija privalo savo sąskaita pasidaryti tokių dokumentų kopijas popieriuje kitiems verslo sandorių dalyviams, taip pat įstaigų, vykdančių kontrolę, prašymu. pagal Rusijos Federacijos įstatymus, teismą ir prokuratūrą.Įrašai į pirminius dokumentus turi būti padaryti rašalu, cheminiu pieštuku, tušinukai, padedant rašomosiomis mašinėlėmis, mechanizuojant ir kitomis priemonėmis, užtikrinant šių įrašų išsaugojimą nustatytą jų saugojimo archyve laiką. Rašyti draudžiama naudoti paprastą pieštuką, nes toks įrašas gali būti labai lengvai sunaikintas arba pakeistas kitu be matomų tokių veiksmų pėdsakų.
Nėra įprasta dokumentus pildyti žaliu arba raudonu rašalu ar pasta. Viena iš priežasčių yra, pavyzdžiui, buhalterinėje praktikoje dažnai vartojamas posakis „rašyti raudonai“. Tai reiškia, kad buvo padarytas atvirkštinis įrašas (tai yra, taip parašyti skaičiai skaičiuojami su minuso ženklu). Taigi, jei kai kurie dokumento skaičiai yra užrašyti raudonu rašalu, profesionalus buhalteris iš to gali daryti išvadą, kad ši suma turėtų būti atimta iš bendros sumos („raudonojo storno“ metodas).
Apskaitos dokumentų sutrumpinimai arba neišsami informacija apie visas detales turėtų būti arba visuotinai pripažinta, arba suprantama, neleidžiant jų aiškinti nevienareikšmiškai.Vienos ar kitos santrumpos leistinumas priklauso nuo konkrečių sąlygų, tačiau bet kuriuo atveju reikia pasirūpinti, kad jūsų padarytos santrumpos būtų suprantamos ne tik jums. Turėtumėte griebtis bet kokių sutrumpinimų, išskyrus visuotinai priimtus, tik tuo atveju, jei neįmanoma nurodyti viso vardo dėl ribotos vietos tam skirtoje dokumento eilutėje ar stulpelyje.
Buhalterinės apskaitos reglamentas (15 punktas) numato, kad pirminiai apskaitos dokumentai turi būti surašyti sandorio metu, o jei tai neįmanoma - iškart po sandorio pabaigos. Šis reikalavimas yra dėl to, kad pagrindinis pirminių apskaitos dokumentų tikslas yra užregistruoti verslo sandorio faktą.
Pagal Buhalterinės apskaitos taisyklių 13 punktą pirminiai apskaitos dokumentai priimami apskaitai, jei jie surašyti tokia forma, kokia yra vieningos (standartinės) pirminės apskaitos dokumentacijos formų albumuose, ir dokumentai, kurių forma nenumatyta. šiuose organizacijos patvirtintuose albumuose turi būti šioje nuostatoje nustatyti privalomi duomenys.
Pagal 2 str. Buhalterinės apskaitos įstatymo 9 straipsnyje, pirminiuose apskaitos dokumentuose turi būti šie privalomi duomenys:
dokumento (formos) pavadinimas;
formos kodas;
sudarymo data;
verslo sandorių skaitikliai (natūra
ir piniginės sąlygos);už verslo sandorio vykdymą atsakingų asmenų pareigų pavadinimus ir jų registravimo teisingumą;
minėtų pareigūnų asmeniniai parašai.
Buhalterinės apskaitos reglamento 13 punkte privalomi pirminių apskaitos dokumentų rekvizitai kartu su išvardytais taip pat apima:
organizacijos, kurios vardu buvo surašytas dokumentas, pavadinimas;
pasirašiusių pareigūnų parašų nuorašai šį dokumentą.
Kadangi apskaitos reglamentas yra subordinuotas norminis aktas ir negali nustatyti naujų normų, formaliai reikalavimas iššifruoti parašus dokumentuose ir nurodyti organizacijos, kurios vardu dokumentas buvo surašytas, pavadinimą gali būti ginčijamas, o dokumentas, kuris nėra ši informacija negali būti pripažinta negaliojančia. Nepaisant to, patartina nurodyti parašų iššifravimą, nes vėliau, prireikus, bus lengviau nustatyti, kas pasirašė dokumentą ir yra atsakingas už dokumente užfiksuotos verslo operacijos teisingumą ir pagrįstumą. Taip pat pageidautina nurodyti organizacijos, kurios vardu dokumentas buvo surašytas, pavadinimą.
Jei pagrindiniame apskaitos dokumente nėra jokios privalomos informacijos, tai yra apskaitos taisyklių pažeidimas, todėl įmonei gali būti taikomos finansinės sankcijos, nes netinkamai įforminti dokumentai nepatvirtina verslo sandorio fakto, todėl galima teigti, kad ar bet kuri kita verslo operacija faktiškai nebuvo įvykdyta. Taigi, pavyzdžiui, nesant dokumentų, patvirtinančių tam tikrų išteklių panaudojimą gamybos procese, dokumentų tikrinimo metu darbuotojai mokesčių institucijos gali pripažinti neteisėtu išlaidų nurašymą į savikainą.
Buhalterinės apskaitos reglamentas (13 punktas) suteikia įmonėms teisę, be pirmiau minėtų privalomų detalių, į pirminius apskaitos dokumentus įtraukti papildomų detalių, kuriose atsižvelgiama į veiklos pobūdį, galiojančių teisės aktų reikalavimus, taip pat gamybos proceso specifika ir apskaitos informacijos apdorojimo technologija konkrečioje įmonėje.
Paprastai įmonės naudoja šią papildomą informaciją:
Dokumento numeris;
įmonės adresas;
verslo sandorio vykdymo pagrindas, nustatytas dokumente (sutartis, užsakymas, užsakymas ir kt.);
kita papildoma informacija, kurią lemia dokumentuotų verslo sandorių pobūdis.
2013-12-19
ELEKTRONINIO DOKUMENTO SĄVOKA. DOKUMENTŲ OPTINIO PRIPAŽINIMO SISTEMOS Juridinio asmens reorganizavimo samprata ir rūšys. Operacijų, susijusių su reorganizavimu juridinio asmens padalijimu, apskaita Reprezentacijos sąvoka, jos reikšmė, tipai ir dalykai
dokumento (formos) pavadinimas ir formos kodas;
sudarymo data;
verslo sandorio matavimo priemonės (natūra ir pinigais);
šių asmenų asmeniniai parašai ir jų iššifravimas (įskaitant dokumentų kūrimo atvejus
: kompiuterinių technologijų naudojimas).
Pirminio apskaitos dokumento teisingumas yra nurodyti visas privalomas dokumento detales ir jame atspindėti informaciją, kuri visiškai atskleidžia įvykdytos verslo operacijos turinį ir ypatybes.
Bent vienos iš privalomų detalių nebuvimas pirminiame apskaitos dokumente laikomas apskaitos taisyklių pažeidimu, kai kuriais atvejais organizacijai taikomos finansinės sankcijos.
Reikėtų atsižvelgti į pirminius apskaitos dokumentus, jei jie yra surašyti tokia forma, kokia yra vieningos (standartinės) pirminės apskaitos dokumentacijos formų albumuose.
Vieningų pirminių apskaitos dokumentų formų albumai yra sukurti ir patvirtinti Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto (toliau - Rusijos Federacijos valstybinis statistikos komitetas), juose yra pačios formos ir jų pildymo instrukcijos.
Šiuo metu dauguma organizacijų privalo taikyti šias pagrindines vieningas pirminės apskaitos dokumentų formas:
grynųjų pinigų operacijų apskaitai;
medžiagų apskaita;
Prekybos operacijų apskaita;
ilgalaikio turto apskaitai;
nematerialiojo turto apskaita;
dėl darbo ir jos apmokėjimo apskaitos;
išankstinė ataskaita;
produktų, inventoriaus daiktų apskaita sandėliavimo vietose;
dėl inventorizacijos rezultatų apskaitos.
Atskiros organizacijos (priklausomai nuo jų veiklos specifikos), be pirmiau minėtų formų, privalo naudoti kai kurias iš šių vieningų pirminių apskaitos dokumentų formų:
kapitalinės statybos darbų apskaitai;
žemės ūkio produktų ir žaliavų apskaita;
statybos mechanizmų ir mašinų darbo apskaita;
kelių transporto darbų apskaitai.
Standartinės banko operacijų atsiskaitymo dokumentų formos yra patvirtintos Rusijos Federacijos centrinio banko (toliau - Rusijos Federacijos centrinis bankas) reglamentu dėl atsiskaitymų negrynaisiais pinigais ir yra privalomos naudoti visoms organizacijoms, nepriklausomai nuo jų organizacinės struktūros. ir teisine forma.
Dokumentams / bankinių operacijų, atliekamų mokant negrynaisiais pinigais, registravimui Rusijos Federacijos centrinio banko reglamente dėl atsiskaitymų negrynaisiais pinigais numatyta naudoti šiuos atsiskaitymo dokumentus:
- pinigų pervedimai;
Akredityvai;
Čekiai;
mokėjimo prašymai;
surinkimo užsakymai.
Atsižvelgiant į sandorių pobūdį, norminių aktų reikalavimus, Gairės dėl apskaitos ir apskaitos informacijos apdorojimo technologijos, į pirminius dokumentus leidžiama įtraukti papildomos informacijos (išskyrus grynųjų pinigų operacijų ir atsiskaitymo dokumentų registravimo formas).
Atliekami pakeitimai turi būti atitinkamai įforminti. administracinis dokumentas organizacijos. Kai įgalinate papildomą informaciją, neleidžiama pašalinti tam tikrų nuolatinių detalių iš vieningų formų.
Naudojant įvairias apskaitos programas, pagrįstas kompiuterinių technologijų naudojimu, taip pat leidžiama savarankiškai pasirinkti vieną ar kitą formos formatą, keisti vienodų pirminės apskaitos dokumentų formų stulpelių ar eilučių dydį.
Atsiskaitymo dokumentuose neleidžiama keisti atsiskaitymo dokumentų laukų ir stulpelių dydžio, nustatyto Rusijos Federacijos centrinio banko reglamente dėl mokėjimų be grynųjų pinigų.
Organizacijos gali savarankiškai parengti pirminius apskaitos dokumentus, kurių formos nenumatytos vieningų pirminių apskaitos dokumentų formų albumuose.
Pirminiuose apskaitos dokumentuose, kurių formos nėra numatytos albumuose ir yra tiesiogiai patvirtintos organizacijos, turi būti normatyviai nustatyti privalomi duomenys.
Organizacijos parengtas pirminių apskaitos dokumentų formas su trumpomis jų pildymo instrukcijomis turi patvirtinti organizacijos vadovas ir jos turi būti pridėtos prie įsakymo dėl organizacijos apskaitos politikos.
Apskaitos procese dažniausiai naudojamos vieningos pirminių apskaitos ir atsiskaitymo dokumentų formos bus pateiktos su pavyzdžiais, kaip jas užpildyti, nes svarstomos atitinkamos temos.
Turto, įsipareigojimų ir kitų faktų dokumentavimas ekonominė veikla turėtų būti atliekama rusų kalba.
Pirminiai apskaitos dokumentai, parengti kitomis kalbomis, turi būti iš eilės išversti į rusų kalbą.
Organizacijos vadovas, susitaręs su vyriausiuoju buhalteriu, turi patvirtinti asmenų, turinčių teisę pasirašyti pirminius apskaitos dokumentus, sąrašą. Patartina šį sąrašą sudaryti atsižvelgiant į asmenų pareigas, o ne į jų pavardes.
Dokumentus, įforminančius verslo sandorius piniginėmis lėšomis, pasirašo organizacijos vadovas ir vyriausiasis buhalteris arba jų įgalioti asmenys.
Be organizacijos vyriausiojo buhalterio ar jo įgalioto asmens parašo piniginiai ir atsiskaitymo dokumentai, finansiniai ir kredito įsipareigojimai laikomi negaliojančiais ir neturėtų būti priimami vykdyti.
Finansiniai ir kredito įsipareigojimai suprantami kaip dokumentai, įforminantys organizacijos finansines investicijas, paskolos sutartys, kredito sutartis ir sutartys, sudarytos dėl prekių ir komercinės paskolos.
Kai kurie pirminiai dokumentai, be parašų, turi būti patvirtinti organizacijos antspaudu (pavyzdžiui, gaunamo grynųjų pinigų pavedimo kvitas, mokėjimo nurodymai ir kt.).
Pirminis apskaitos dokumentas turi būti surašytas verslo sandorio metu, o jei tai neįmanoma - iškart po sandorio pabaigos,
Parduodant prekes, gaminius, darbus ir paslaugas naudojant kasos aparatus (CPP), leidžiama bent kartą per dieną (dienos pabaigoje) surašyti pirminį apskaitos dokumentą, remiantis kasos pajamų kvitais.
Pirminiuose apskaitos dokumentuose turi būti užpildytos visos eilutės. Jei kai kurios eilutės nėra užpildytos ir lieka laisvos, į jas reikia įrašyti brūkšnelius.
Pirminius apskaitos dokumentus galima surašyti popieriuje ir kompiuterinėje laikmenoje. Pildant dokumentus popieriuje, juose įrašoma rašalu, tušinuku arba rašomąja mašinėle. Rašymui naudoti pieštukus draudžiama. Naudodama mašininę laikmeną, organizacija privalo savo lėšomis kopijuoti tokius dokumentus popieriuje.
vežėjai kitiems verslo sandorių dalyviams. Tokių dokumentų kopijos taip pat turi būti pateiktos teismo, prokuratūros ir įstaigų, vykdančių kontrolę pagal Rusijos Federacijos teisės aktus, prašymu.
Neleidžiama taisyti pirminių grynųjų pinigų dokumentų (gaunamų ir siunčiamų grynųjų pinigų pavedimų) ir pirminių banko dokumentų (pinigų čekiai, mokėjimo nurodymai).
Jei tokiuose dokumentuose padaryta klaida (išskyrus pinigų pervedimą), jie sunaikinami ir surašomi nauji dokumentai.
Jei surašant pinigų pervedimą padaryta klaida, tada čekis perbraukiamas ir ant jo užrašas „Atšaukta“. Atšauktas čekis turi likti čekių knygoje. Tada užpildomas naujas (pagal skaičių) čekis.
Leidžiama taisyti likusius pirminius apskaitos dokumentus, tačiau šie pataisymai būtinai turi būti nurodyti.
Pirminių apskaitos dokumentų taisymai atliekami tokia tvarka:
neteisingai parašytas tekstas arba neteisingai nurodyta suma turėtų būti kruopščiai perbraukta viena plona linija, kad būtų galima perskaityti perbrauktą tekstą (kiekį);
ant perbraukto teksto turėtų būti parašytas teisingas tekstas arba suma (suma);
klaidos taisymas turi būti suderintas su užrašu „pataisytas“ ir sutiktas
su asmenimis, kurie anksčiau parengė ir pasirašė šiuos dokumentus;
nurodyta sutartis turi būti patvirtinta tų pačių asmenų parašais;
pataisytame dokumente turi būti nurodyta pakeitimo atlikimo data.
Savalaikis ir kokybiškas pirminių apskaitos dokumentų įforminimas, jų perdavimas terminai apsvarstymui apskaitoje, taip pat joje esančių duomenų patikimumą užtikrina šiuos dokumentus surašę ir pasirašę asmenys.
Pagrindiniai apskaitos dokumentai, patenkantys į apskaitos skyrių, yra taikomi privalomas patikrinimas. ,
Tikrinimas atliekamas:
formoje
(dokumentų išsamumo ir teisingumo, duomenų užpildymo išsamumo tikrinimas, būtinų parašų ir, jei reikia, antspaudų buvimas);
aritmetiškai
(patikrinamas dokumentų sumų ir skaičiavimų teisingumas);
